文書檔案管理工作的創(chuàng)新對策探究

摘 要：文書檔案是企事業(yè)單位中最重要的一個組成部分，雖然不會直接帶來經(jīng)濟效益，但它的社會效益不可忽視。目前我國的檔案管理的工作還存在著許多的不足，需要不斷的發(fā)展與創(chuàng)新來完善檔案管理工作。本文論述的重要論點就是文書檔案管理工作存在的問題以及創(chuàng)新的對策。

關鍵詞：文書檔案；管理；創(chuàng)新；對策

在當前這個信息化飛速的時代，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已經(jīng)不能再適應時代的需要，必須要對其創(chuàng)新，對文書檔案管理工作進行規(guī)范化，來提高工作效率，提高單位的整體發(fā)展質(zhì)量，為企事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）是社會發(fā)展的需要

創(chuàng)新一詞起源于拉丁語，有三層的含義，更新和創(chuàng)造新的東西以及改變。21世紀的發(fā)展離不開創(chuàng)新，不需要一成不變的東西和觀念。創(chuàng)新是一個單位生存發(fā)展中最核心的東西，文書檔案管理是一個單位最重要的組成部分，二者應該相結(jié)合起來發(fā)展，檔案管理工作應該在創(chuàng)新中求發(fā)展，在發(fā)展中不斷的創(chuàng)新。文書檔案工作不斷地發(fā)展與創(chuàng)新才能跟上時代發(fā)展的潮流，跟上單位發(fā)展的步伐。

（二）對檔案管理工作的發(fā)展起著積極的作用

文書檔案對一個企業(yè)的發(fā)展起著重要的影響作用，文書檔案的工作必須要根據(jù)單位的實際情況來進行相應的管理，結(jié)合實際進行相應的改革和創(chuàng)新，確保文書工作緊跟時代的潮流，為文書管理工作帶來新的發(fā)展思想，為創(chuàng)新提供契機。

（三）解決文書檔案管理中存在的問題

創(chuàng)新就是對舊的東西或者觀念提出異議，文書檔案管理工作的創(chuàng)新就是針對文書管理工作存在的問題提出解決的辦法。當前，在各單位中文書檔案工作還存在著許多的問題，這些亟需解決，創(chuàng)新的工作迫在眉睫，為各單位更好的發(fā)展打下堅實的基礎。

二、目前文書檔案管理存在的問題

（一）管理人員專業(yè)性不高

由于檔案管理部門不能直接帶來經(jīng)濟效益，在單位中很少被重視，一般只安排少數(shù)人來進行檔案管理的工作，這些人員沒有經(jīng)過專門的培訓，專業(yè)性不強，導致文案管理工作整體的專業(yè)性欠缺，是當前檔案管理存在的最大問題。

（二）缺乏統(tǒng)一的規(guī)范

文書檔案管理中最普遍存在的一個現(xiàn)象就是，文書管理混亂，比如編號的不對應案卷的不完整等，這些都體現(xiàn)了檔案管理沒有規(guī)范性。在很多的單位中很少有規(guī)范的統(tǒng)一的文書管理標準，導致文書檔案管理沒有相關的參照物來進行工作[2]。

（三）檔案信息化在執(zhí)行中并不順利

21世紀是信息化的時代，許多單位在對文案管理時也應用現(xiàn)代化的技術水平，對文書管理工作起到了積極的作用，使檔案管理工作在效率上有一定的提高。但是由于企事業(yè)單位的不重視，管理人員專業(yè)性素質(zhì)不高這些都是阻礙信息化檔案管理的重要原因，是信息化在推廣的過程中受阻，檔案管理工作并沒有明顯的改善。

三、文書管理工作中創(chuàng)新的方法

（一）在對管理人員上加強創(chuàng)新

1、思想上進行創(chuàng)新

創(chuàng)新的最關鍵因素是思想上的改變，在文書管理工作中要想創(chuàng)新，首先要對思想觀念上進行改變，舍棄傳統(tǒng)文書管理工作的思想，接受新的管理工作的思想。傳統(tǒng)的文書管理工作主要針對的是政治上的一些相關的信息資料的管理，現(xiàn)代化的文書管理工作面向的是各個行業(yè)而進行的相關信息資料的管理，這在一定程度上加大了管理的難度，傳統(tǒng)的管理工作的思想已經(jīng)不再適應。

2、知識上進行創(chuàng)新

知識隨著時代的發(fā)展也在不斷的改進與發(fā)展，傳統(tǒng)的文書管理工作的理論知識已經(jīng)不再適應現(xiàn)在的文案管理工作。這就要求文書檔案管理人員必須舍棄舊有的管理模式，接受新的理論知識模式，使文書檔案工作能夠跟上時代發(fā)展的步伐。

3、技術上進行創(chuàng)新

對文書檔案工作人員管理技術上進行創(chuàng)新，就要對管理人員進行相關的培訓，教授他們最新的管理技術和管理方式，推動文書檔案管理工作的創(chuàng)新。讓管理工作人員把相關的理論知識運用到實際的工作當中，在實際的工作中靈活的運用理論知識、不斷的積累工作經(jīng)驗，促進文書檔案管理工作的發(fā)展。

（二）改進文書檔案管理的方式方法

1、改建文書檔案的管理系統(tǒng)

由于檔案管理工作長期處于不被重視的狀態(tài)，相應的管理系統(tǒng)也跟不上信息化發(fā)展的水平，達不到目前檔案管理系統(tǒng)的需要。目前很多單位的管理系統(tǒng)還停留在對目級的管理上，只能進行比較簡單的文案搜索，不能對全文進行檢索，跟不上信息化發(fā)展的速度，并且在管理上還存在著一定的安全風險，致使檔案管理的水平不高。

單位要想長遠的發(fā)展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統(tǒng)的信息化，采取相應的措施，對單位檔案管理的模式進行調(diào)整。在管理上加強力度，根據(jù)單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變原有的檔案管理工作的模式。

2、實現(xiàn)文書檔案的信息化管理

信息化時代最明顯的一個特征是辦公自動化，隨著電腦的普及，電子文檔、現(xiàn)代化辦公技術也隨之普及。檔案的管理由于信息的龐大，更加需要信息化和現(xiàn)代化，以此來保證文書檔案整理的正確性、規(guī)范性，提高文書檔案管理的水平。

加強對文書檔案信息化的管理是時代的需要，順應了時代發(fā)展的潮流，在完善的文書檔案管理系統(tǒng)的基礎上，還應該加大對信息化管理的推廣，實現(xiàn)文案管理辦公的自動化。在實現(xiàn)辦公自動化的同時還應注意文字的規(guī)范性，在進行信息錄入時，要注意文字的規(guī)范和專業(yè)用語，制定統(tǒng)一的文字標準，進行專業(yè)科學的管理。還需要注意對文案信息的保密，對文字錄入的相關人員進行文案工作保密的培訓，建立相關的監(jiān)控軟件，確保文案信息的安全性。建立規(guī)范安全的文案信息管理系統(tǒng)，對文案工作的創(chuàng)新起著非常重要的推動作用。

四、結(jié)語

文書檔案管理是企事業(yè)單位工作中重要的組成部分，必須引起相關部門的重視，傳統(tǒng)的文書檔案管理的模式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的腳步，在制度和觀念上必須要發(fā)展和創(chuàng)新用合理的科學的方法制定出一套符合我國國情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時代發(fā)展的步伐，為我國檔案管理工作做出貢獻。