文秘工作與檔案管理分析

摘 要：透過客觀層面觀察驗證，盡管說文秘工作和檔案管理在業務形式上有著本質性差異，但是實際規劃布置期間，二者關聯極為縝密，彼此工作成就都會借助相同媒介加以舒展。基于此，筆者開始針對現代我國各類中小型企業工作實況加以細致化調查研究，發現因為內部機構數量和人員專業技能素質等細節影響，有關文秘兼職檔案管理工作的現象廣泛分布，這是時代作用的必然結果。如今要做的便是針對該類人群檔案管理技能和人文素質等進行全方位改造，希望至此過后，能夠為我國各項產業協調化發展以及經濟效益合理謀取，提供更為可靠的指導性建議。

關鍵詞：文秘工作；檔案管理；專業技能；改造模式

為了盡快地令我國特定機構檔案管理事務提升至制度、規范、科學化等級層面之上，相關企業領導必須結合一切實際狀況，針對下層文秘人員構筑起健全完善的檔案控制機制，令該類人員能夠在較短時間范圍內明確檔案崗位核心職責，如信息保密要求、查閱管理要訣等，為今后檔案工作科學化規范應用，創造更多的服務條件。

一、現階段我國文秘工作和檔案管理有機融合的現實意義論述

（一）文秘文字功底較好，可以靈活地適應現代檔案管理諸多基礎性規范要求。秘書的職責便是為上級領導決策做好參謀，因此包括會議內容記錄或是講讀文稿上都要處理妥當，包括領導口授、來訪者接待、關鍵性會議主題、電話等記錄等事務，力求在文字反復推敲、修繕過后，交由后續工作人員直接打印。除了以上必備素養之外，文秘人員仍舊要保留特殊的專業知識、技能和作風，能夠時刻堅守個人崗位，為企業檔案規劃梳理提供核心指導線索，可以說是文秘檔案管理的基礎性事宜。

（二）文秘安全保密意識較強，是一切關鍵文書安全歸檔的先決條件。文檔保密工作本身保留深刻的面廣量大且強烈獨立性等特征，可以說和前期秘書保密事務緊密關聯，就是說，將前期文秘保密特性消除，檔案保密就根本無從談起。秘書職務身份上保留特殊性，存在知密深、多等特征，因此必須付出更多的責任心在黨國家機密保護事宜之上，全程保證足夠嚴謹的工作風氣，避免不同文書經手后的頭尾紊亂跡象且提供健全完善的鑒定手續，整體上彰顯出安全、完整、有序等管理效果。

（三）文秘對最新社會訊息保留較強的敏感性，是文書檔案控制協調性的維持要素。其強調的是一切正在辦理的文書檔案，如若不能在第一時間范圍內予以搜集整編，后期滋生出的結構紊亂、隨意丟棄等現象比例就會暴增，而文秘能夠針對這方面工作提供便利的指引線索，其可以利用各類信息搜集羅列方式，避免對時下局勢的違背隱患。另外，并不是一切文書材料都存在保留價值，因此從中予以靈活精確化篩選是不可避免的，主要就是將當中關鍵性信息加以提取，并且利用文秘獨特的視角進行已有精準性把握，保證一切原始材料都能夠去糙取精，避免虛假內容的隨意介入，至此大幅度提升文書檔案的應用質量。

二、文秘工作人員全面介入檔案管理事務的措施內容解析

（一）不斷加大企業領導、文秘人員檔案管理知識的宣傳講解力度。長期以來，我國許多企業領導和文秘，主觀上對于檔案管理事務不能給予充分的重視，加上自身檔案控制技能和職業道德素質的欠缺，使得檔案管理幾乎在機構中可有可無。所以，針對企業領導、文秘職員進行檔案管理知識講解顯得尤為必要，細致化措施內容表現為：時常沿用相關性文件材料，交由文秘工作人員審視，保證令其思維得到適當的啟發，愿意在今后諸多檔案管理實踐中予以靈活改造沿用。同時定期向上級領導進行檔案管理實況報告，真正闡明檔案管理工作妥善處理對機構可持續發展的決定效用，保證兩者今后都能針對檔案控制事務給予適當程度的關注。

（二）革新既有檔案資源的綜合開發應用措施，不斷拓寬文秘視野。自從我國成功地實施改革開放政策過后，各類產業機構內部檔案管理工作也同步面臨諸多挑戰困境，包括檔案數量的無限度增長等現象，使得檔案保管和應用靈活性受到全面限制。需要加以強調的是，管理技術設施和行為模式的落后狀況，將直接對檔案控制水準造成致命性沖擊，唯獨快速貫徹落實檔案管理現代化革新進程，才能更加快速合理地將企業新形勢下的諸多瓶頸限制危機消除。

第一，樹立起嚴格的責任歸咎體制，大幅度改善文秘職員檔案管理專業化技能和職業道德素質。作為現代化專業文秘人員，其在承接檔案管理職務過程中，有必要及時養成嚴格的責任意識，能夠更加細致地處理手頭一切檔案信息搜集篩選事務，同時虛心地研習掌握更為豐富的檔案管理基礎性控制技能。由此看來，新時代背景下的檔案管理工作人員，不單單要吸納更為豐富的專業性知識，同時要積極進行思維、視野范疇拓展，保證自身專業知識結構和綜合素質的優化進程，進一步為后期檔案管理工作實效性提升奠定基礎。

第二，科學改造沿用既有資源，做好更加完善的檔案規劃整理方案。檔案內部記載著相關機構長期革新發展歷程的重要信息，針對其加以整理規劃，需要耗費較大規模的勞動資源。而自從我國計算機信息技術成功崛起過后，檔案管理工作便開始產生事半功百的控制成效，但是畢竟文秘工作人員個體思維理解潛能有所差異，針對相同文件分類結果不可能完全一致，為了不對案卷質量造成限制危機，影響后期利用工作交接效率，作為現代專業化文秘工作人員，其必須不斷進行計算機操作訓練，試圖將計算機檔案信息管理的優勢發揮完全，避免以往紛繁的手工操作。

需要額外加以強調的是，我國在進行檔案管理人員繼續教育期間遺留許多瓶頸限制危機，包括文秘工作人員兼職中的思想偏差隱患，想要予以系統化遏制，唯一路徑便是透過專業技能和職業道德素質培訓途徑，令文秘工作人員盡快掌握檔案知識持續灌輸的戰略效用，清晰化界定當前檔案事業發展局勢，集合一切技術手段將檔案管理服務水準提升至更高等級層次。

三、結語

綜上所述，我國秘書、檔案管理工作機制目前仍舊存在許多沖突隱患，目前要做的便是針對諸多在崗人員進行定期系統化培訓，令文秘、檔案管理人員不管是在品德、業務技能等方面都變得愈加理想，盡量在所屬業務機構指導作用下，針對機關秘書、檔案管理工作人員。尤其是文秘、檔案管理兼職的人員，應該定期加以考核評估，必要時制定實施一系列獎懲激勵機制，確保相關性職員都能夠在特定崗位上灌輸應有的責任意識，為上級領導決策提供可靠的指引性建議。

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