辦公室文秘和檔案管理工作的有效結合性研究

摘 要：文秘工作存在的現實意義，便是及時為領導決策提供輔助性服務，包攬文件上下級傳遞、會議籌備等事務，可以說和領導、業務單位工作內容有著本質性差異，其時刻保留著自身的規范性，日后要做的，便是不斷針對個人專業技能和職業道德素質加以修繕，借此不斷迎合社會時代多元化發展訴求。在此基礎上，筆者決定透過公文處理程序規范層面入手，針對檔案管理細致化工序流程加以詳細驗證解析，希望借此對辦公室文秘更為靈活地兼職檔案管理職務，提供著實豐富的指導性建議。

關鍵詞：辦公室文秘；檔案管理；有效性；融合措施

所謂檔案，是對特定產業機構內部不同工序流程的客觀性記錄結果，其作為一類科學性指導依據，作為現代辦公室文秘，其有必要在提升個人專業技能水準和職業道德素質基礎上，不斷學習創新性檔案管理知識，能夠在實際操作中針對個人問題加以有機疏導消除，真正將檔案管理水準提升至較高等級層次。

一、辦公室文秘和檔案管理職務融合的必要性論述

處于新時代背景之下，辦公室文秘和檔案管理工作的有效結合顯得尤為重要，畢竟該類結果對于產業機構資源革新開發產生決定性效用。需要額外加以強調的是，文秘兼職檔案管理事務，往往會將注意力集中投射在歷史客觀記錄模式之上，因此保留適當程度的法律效用。再就是文秘記錄檔案的形式要盡量多元化，有效地將親筆手稿、當事人聲音形象文件等內容灌輸進去，切實凸顯特定檔案材料的客觀真實性。長此以往，產業內一切實踐操作項目廣度都會得到清晰化映射，進一步為文秘人員思維和專業技能體系改造，奠定基礎。

二、文秘兼職檔案管理職務過程中遺留的沖突隱患研究

（一）文秘和檔案管理職務內容無法流暢化銜接舒展。透過實際層面觀察，文書和檔案管理職務聯系密度極為深刻，同時兩者又同步彰顯出各自的特色，因此分工結果上不盡相同。機構主管為了維持兩者無間配合狀態，開始集中一切技術、經濟力量構筑起一類分體式控制體系架構，此間管理制度同步彰顯出應有的實效、科學性，但也正是在該類體制牽制作用下，使得文秘和檔案管理工作之間斷層現象愈加顯著。再就是實際操作中，辦公室文秘工作人員檔案處理技能有限，而檔案人員對文秘職務也極為陌生，這就令兩者無法作出充分地融合交接。

（二）文秘、檔案管理中專業化人才供給嚴重不足。結合現階段我國諸多產業機構觀察，檔案管理職務通常選擇交由辦公室文秘兼任，就是說未曾設置專業化檔案控制人員，在此基礎上，因為文秘自身精力限制，往往會將精力完全投射在辦公室內部文件收發和修改宣傳事務上，無法在合理時間范圍內收集關鍵性檔案資料，并且無法細致性堅定既有材料的真偽。在此類背景影響下，包括產業機構內部檔案資料收集的漏洞現象百般滋生，加上檔案管理人員專業技能和職業道德素質不能達標，不能明確個人核心職責，使得文秘在檔案收集和處理環節中遺留許多不可小覷的弊端。

（三）上級領導對于文秘、檔案管理職務融合細節關注度不高。實際上在我國不同機構辦公室之中，文秘、檔案管理融合改革項目，一直未能引起上級干部重視，嚴重情況下會直接將其設定為次要工作，盲目地認定文秘檔案管理無非便是透過各類渠道收集整理所需信息，之后建立目錄加以重整劃分就可以了。再就是文秘檔案管理中著實難以衍生出直接性經濟效益，就算是事先投入一定數量的成本資金，但是想要在較短時間內看到改革實效又顯得不夠現實，所以一直以來，許多機構內部文秘檔案管理過程中，只是單純地強調檔案材料的妥善保管結果。

三、日后我國，辦公室文秘和檔案管理工作有效性結合的策略內容解析

（一）針對文秘和檔案管理工作銜接細節加以系統化規范調試。檔案的前身實際上就是文件，所以判定一類檔案管理成果是否達標，主要建立在文秘機構文件規范處理層面之上加以評估認證。作為現代專業化辦公室文秘工作人員，必須不斷進行自我進修，掌握合理數量的檔案管理知識和技能，能夠針對不同類型檔案材料加以科學化立卷劃分，竭盡全力地令文秘、檔案工作融為一體。歸結來講，以上一切結果都要求文秘工作人員積極把好文件材料質量關口。

（二）不斷強化對文秘檔案管理全新職務的關注態度。主要便是督促上級領導及時轉變個人觀念，及時將機構內部文秘、檔案管理工作提升至較高等級層次，同時針對既有文秘人員加以系統化培訓，令其在較短時間內掌握愈加健全完善的檔案管理技能。再就是快速將檔案管理成功地轉接到機構總體規劃和全年工作重點項目中去，從中給予適當數量的經濟投入，保證檔案控制設施先進、信息、規范化特征同步彰顯，真正將以往文秘檔案管理被動局勢全面扭轉，能夠在領導決策前期做好參謀，切實地將文秘檔案融合的主觀能動性和前瞻性釋放完全。作為現代專業化辦公室文秘工作人員，要不斷學習檔案管理最新業務知識，為今后全新職務方向鎖定和學習任務設置做好準備工作，保證在第一時間內為上級領導、員工等，提供更為高效、便捷、快速的信息指導服務。

（三）處理好文秘檔案管理中的基礎性工作。文秘檔案管理職務融合的基礎，在于關鍵性機構文件的全面收集、科學化鑒定、妥善保管與統計結果，所以，作為專業化文秘人員，在和檔案管理職務對接師，不單單要靈活地收集整理和本機構上下級相關的各類材料，同時要利用文字修飾技巧將特定公務活動描述得極為生動鮮活，必要時直接從中加以精確化篩選和綜合化整理。長此以往，將檔案信息一切潛在功能釋放完全，同步推動綜合檔案資源的建設步伐。另一方面，要努力把握不同時期機關工作的重點任務，明確主題，找準位置，自覺以服務大局來安排和考慮檔案工作，形成服務大局的強大合力。

四、結語

綜上所述，文秘和檔案管理工作在特定機構中都是必不可少的支持輔助單元，作為專業化領導，不但要加大對文秘、檔案管理人員綜合素質的改造培養力度，同時要利用革新現代技術設施和控制手法，將文秘、檔案管理職務融合的科學性彰顯完全，最終為日后文秘、檔案管理工作實效同步提升，提供保障。

參考文獻：

[1]智通海.高校辦公室文秘與檔案管理工作關系探究[J].產業與科技論壇，2012，25（23）：123-156.

[2]張艷玲.試論文秘工作與檔案管理的相互促進[J].山東檔案，2012，11（06）：77-84.

[3]劉美娟.基于當前文秘工作的檔案管理關鍵問題研究[J].科技創新與應用，2013，33（31）：94-106.