關(guān)于加強(qiáng)基層檔案利用工作的幾個(gè)問題

摘 要：檔案利用工作是檔案部門通過各種傳輸媒介和途徑，提供檔案資料，直接為社會(huì)和人民群眾服務(wù)的工作，是檔案工作的最終目的，也是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，更是廣大檔案工作者的神圣使命。在當(dāng)前形勢(shì)下，如何做好檔案利用工作，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供文明優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對(duì)于促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，全面建成小康社會(huì)無疑具有重要意義。

關(guān)鍵詞：基層檔案；工作；問題；措施

一、檔案利用工作的地位與作用

（一）檔案利用工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案利用工作與廣大利用者之間有著密切的聯(lián)系，是檔案工作貼近社會(huì)、服務(wù)群眾的紐帶。一方面通過提供利用把收藏的大量檔案資料提供給利用者，滿足多方面的需要，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值；另一方面是對(duì)檔案工作最實(shí)際有效的宣傳，能擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，爭(zhēng)取社會(huì)各方面的支持。實(shí)踐反復(fù)證明，哪個(gè)檔案館（室）提供利用工作搞的好，哪里的檔案工作就能受到領(lǐng)導(dǎo)重視和群眾支持，檔案事業(yè)就會(huì)順利發(fā)展。

（二）檔案利用工作對(duì)檔案基礎(chǔ)工作有著助推作用。檔案提供利用能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)和了解檔案工作其它環(huán)節(jié)的問題與不足，如收集檔案是否齊全、整理是否科學(xué)，鑒定是否準(zhǔn)確，保管是否安全等，促使檔案工作人員及時(shí)采取措施，切實(shí)改進(jìn)檔案管理工作，是衡量檔案館（室）業(yè)務(wù)基礎(chǔ)水平高低的重要尺度。利用服務(wù)工作的展開，必然向檔案工作其它業(yè)務(wù)提出相應(yīng)的要求，如豐富館（室）藏，加強(qiáng)收集整理，提高檢索速度，完善檢索工具，采用先進(jìn)技術(shù)等，促進(jìn)這些工作環(huán)節(jié)加強(qiáng)科學(xué)管理，健全規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的互補(bǔ)，不斷提升檔案業(yè)務(wù)水平，從而推動(dòng)檔案館（室）基礎(chǔ)工作的自我完善和提高。

（三）檔案利用工作是檔案館功能展示的基本體現(xiàn)。檔案利用服務(wù)是檔案館（室）對(duì)外的“窗口”，為推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)步、滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案的需求和維護(hù)檔案部門的良好形象，必須建設(shè)好這個(gè)“窗口”。這就需要檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育，努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，及時(shí)掌握社會(huì)發(fā)展變化的新情況、新矛盾、新問題，不斷探索適應(yīng)時(shí)代改革與發(fā)展需要的服務(wù)方式、手段和途徑，千方百計(jì)地為改革、發(fā)展、穩(wěn)定服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和人民群眾利益服務(wù)。

（四）檔案利用工作是檔案工作為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的直接手段。檔案利用服務(wù)對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)穩(wěn)定和人民幸福，均具有無可替代的作用。檔案利用工作是運(yùn)用各種渠道、方式把檔案資料提供給社會(huì)和人民利用，代表整個(gè)檔案工作成果為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)服務(wù)，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)，體現(xiàn)了檔案工作的服務(wù)性和政治性。它植根于社會(huì)各行各業(yè)，服務(wù)于社會(huì)各行各業(yè)。只有通過檔案利用為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供信息服務(wù)，才能使檔案工作在全面建成小康社會(huì)過程中發(fā)揮應(yīng)有作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的最終目標(biāo)，否則檔案工作就會(huì)失去方向，乃至存在意義。

二、當(dāng)前檔案利用工作存在的問題

（一）檔案門類、種類收集不齊全、不及時(shí)。主要表現(xiàn)為：一是內(nèi)容不全。一些單位只重視紅頭文件的收集，忽視其他文件材料、實(shí)物的收集。二是載體單一。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的廣泛應(yīng)用，檔案不再僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體的文件資料應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案。而一些單位這些檔案表現(xiàn)往往忽視上述檔案的收集。三是被動(dòng)收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在著。

（二）檔案管理手段落后，工作效率低。長(zhǎng)期以來，由于受經(jīng)濟(jì)因素的制約，再加上一些領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)不到位，在檔案工作上仍有資金來源、裝備保障、人員配備等方面不足問題，也在較大程度上影響了檔案利用開發(fā)的發(fā)展。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏主動(dòng)超前服務(wù)意識(shí)。目前，一些單位和檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，檔案信息仍存在重管輕用的問題，檔案利用仍處于被動(dòng)狀態(tài)。

三、加強(qiáng)基層檔案利用工作的措施與對(duì)策

為了有效提高檔案利用的效率，筆者認(rèn)為應(yīng)努力抓好以下幾點(diǎn)：

（一）牢固樹立服務(wù)意識(shí)。解放思想，轉(zhuǎn)變觀念是檔案工作面臨的首要問題，也是加強(qiáng)檔案利用工作的前提。目前，基層檔案工作者要進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，努力做到“轉(zhuǎn)變四個(gè)觀念，改變兩方面角色”，不斷提高檔案服務(wù)水平。轉(zhuǎn)變四個(gè)觀念：一是從注重檔案實(shí)體管理到同時(shí)注重檔案信息管理的轉(zhuǎn)變；二是從注重文書檔案管理到同時(shí)注重其他門類檔案管理的轉(zhuǎn)變；三是從重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物到重視所有涉及人檔案價(jià)值的轉(zhuǎn)變；四是從重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)輕為群眾服務(wù)到建立方便人民群眾的檔案利用體系的轉(zhuǎn)變。兩方面改變角色：從思想上轉(zhuǎn)變角色，樹立以民為本的“民本位”思想，從“特權(quán)的保護(hù)人”角色向公民民主權(quán)利的捍衛(wèi)者、社會(huì)生活的服務(wù)者和科學(xué)文化的傳播者角色轉(zhuǎn)變；從技術(shù)上轉(zhuǎn)變角色，以新技術(shù)為依托，開發(fā)檔案信息技術(shù)，向“一索即得”的智能型角色轉(zhuǎn)變。基層檔案部門必須改變衙門作風(fēng)，摒棄檔案私有的觀念，樹立服務(wù)至上的思想，全心全意地為人民群眾服務(wù)。明確服務(wù)方向，經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展到哪里，檔案服務(wù)就延伸到哪里；人民群眾對(duì)檔案工作有什么需要，檔案服務(wù)就滿足人民群眾什么需要。端正服務(wù)態(tài)度，以市場(chǎng)中“把顧客當(dāng)作上帝”的口號(hào)當(dāng)作服務(wù)理念，用優(yōu)質(zhì)服務(wù)來“滿足”人民群眾。

（二）推進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)。要全面提高基層檔案工作者綜合素質(zhì)，努力做到“三個(gè)提高”。一是提高政治素質(zhì)。堅(jiān)持黨的十八大以來的路線、方針和政策，用科學(xué)理論武裝頭腦，指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐。樹立檔案利用服務(wù)新觀念，發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，保證檔案利用工作的正確政治方向。堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律法規(guī)，堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新，熱愛檔案工作，奉獻(xiàn)檔案事業(yè)。樹立良好職業(yè)道德和理想信念，甘當(dāng)人民的公仆和勤務(wù)員，摒棄名利觀念，不計(jì)較個(gè)人得失，熱心為人民服務(wù)。尊重檔案的真實(shí)性，維護(hù)檔案的歷史原貌。二是提高文化素質(zhì)。要加強(qiáng)時(shí)事政治、歷史、文學(xué)、經(jīng)濟(jì)、信息等基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，熟練掌握比較全面、系統(tǒng)的文化、理論和科學(xué)技術(shù)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓展知識(shí)層面。三是提高專業(yè)素質(zhì)。檔案利用工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和履行專業(yè)職責(zé)的能力。基層檔案工作人員必須系統(tǒng)掌握檔案事業(yè)史、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等專業(yè)知識(shí)，熟知檔案業(yè)務(wù)工作各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟和各門類檔案、各種載體檔案管理方法，還應(yīng)嫻熟應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新技術(shù)，在理論學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐中不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)功底和管理能力，確保檔案利用服務(wù)工作跟上時(shí)代發(fā)展節(jié)拍。同時(shí)，要建立健全用人機(jī)制，加快檔案人才培養(yǎng)步伐，改善工作環(huán)境，為檔案人才施展才干創(chuàng)造條件。

（三）提高檔案服務(wù)水平。檔案編研水平的高低一定程度上反映出基層檔案館（室）工作人員水平的高低。工作中，編研人員要有正確的政治觀點(diǎn)，堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度。編研前認(rèn)真研讀史料，掌握確鑿事實(shí)，正確反映歷史，不溢美，不隱惡。注意內(nèi)容的充實(shí)和完整，寫明事物發(fā)生、發(fā)展、變化、終結(jié)的全過程。注意體例，分清章節(jié)，有條有理，合乎邏輯，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，自成體系，為利用者提供較為完整的檔案資料。編研人員要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，打破單一“閉門造車”式的獨(dú)立編研方式，走獨(dú)立編研和聯(lián)合編研相結(jié)合之路，與社會(huì)各有關(guān)部門合作，聯(lián)合開發(fā)檔案信息和其它社會(huì)信息，多出有地方特色的編研成果。要不斷地吸收和借鑒相關(guān)行業(yè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和方法，在編研內(nèi)容、形式和方法上大力創(chuàng)新，編寫出選題好、材料豐富、價(jià)值大、有市場(chǎng)的編研“精品”，促進(jìn)檔案信息的社會(huì)共享，取得豐碩的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

（四）健全微機(jī)管理機(jī)制。充分利用現(xiàn)代高新技術(shù)，如復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等復(fù)制檔案，提高檔案數(shù)字化程度。加快計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的建立，使現(xiàn)有檔案資源盡快轉(zhuǎn)化為可以支持計(jì)算機(jī)檢索的電子數(shù)據(jù)，方便查詢利用。最終將檔案信息的開發(fā)利用向電子化、網(wǎng)絡(luò)化逐步發(fā)展。通過加強(qiáng)電子檔案館、虛擬檔案館、數(shù)字檔案館的建設(shè)，逐步?jīng)_破檔案利用在時(shí)間上、地域上的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享，以此使檔案利用的便利性、時(shí)效性需求都能夠得到滿足。

（五）重視檔案利用信息反饋。通過檔案信息資源開發(fā)利用反饋結(jié)果，進(jìn)行分析研究，提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、針對(duì)性，了解和掌握檔案利用信息的趨勢(shì)，擴(kuò)大檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。進(jìn)一步了解社會(huì)和人民對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，即需要哪類信息，需要什么形式的信息等，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（六）處理好利用與保密的關(guān)系。利用與保密，從根本上說是一致的，都是為了合理發(fā)揮檔案在社會(huì)主義事業(yè)中的作用。保密的目的，是為了更好的利用，對(duì)哪些檔案誰能用和誰又不能用，哪些檔案目前尚不能用的問題，需要進(jìn)行深入分析，區(qū)別不同情況給以不同對(duì)待，不能一概而論。保密是動(dòng)態(tài)的，因人、因時(shí)、因地而異，不斷發(fā)送變化。無論是利用或是保密，都是為了黨和國(guó)家的利益，凡是對(duì)黨和國(guó)家、對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)有利的就做，沒有利就不做。在這個(gè)前提下，既要解放思想，積極提供利用，又要實(shí)事求是，制訂出一必要的制度，把保密與利用的關(guān)系處理好，才能更好地開發(fā)檔案信息資源，滿足以現(xiàn)代化建設(shè)為中的各項(xiàng)工作利用檔案的需要。