“985”高校檔案館網站“學生類”檔案服務現狀調查分析

趙宇

摘 要：以部分“985”高校檔案館網站為調查對象，重點調查網站的“學生類”檔案服務內容。從服務功能、服務方式、服務對象三個方面論述“985”高校檔案館網站“學生類”檔案服務的現狀。并針對存在的問題，提出增加服務功能、服務功能精細化、引進電子商務、挖掘潛在用戶的建議。

關鍵詞：985高校;檔案網站;“學生類”檔案

Abstract：This paper carries on the network to investigate archives website of “985” Universities ， focusing on research the content of “Students” archives services .This paper based on the function of services， the approach of services and the object of services analyzes the current situations， and proposes increasing service function， refining service function， bring in “electronic commerce”，mining potential users treatment in view of the existing problems.

Keyword： “985” Universities; Archive website; “Student” archives

教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令）于2008年9月1日起施行。它是以原國家教育委員會于1989 年 10 月 10 日發(fā)布施行的《普通高等學校檔案管理辦法》（簡稱 6 號令）為基礎，結合我國高校及其檔案工作近 20 年的變化與發(fā)展情況，根據實際需要對6號令進行修訂而形成的。^[1] 在文件歸檔范圍一級類目中，相較于6號令，27號令在第十五條中增設了“學生類”。“學生類”主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。^[2]在27號令發(fā)布施行7周年之際，高校檔案館網站“學生類”檔案在線服務做得如何？筆者以部分“985”高校檔案館網站為調查對象，進行了調查。

1 調查對象及方法

筆者以我國“985”高校檔案館網站為調查對象，其理由：一是“985”高校檔案館網站建設水平較其他普通高校高，具有一定的前沿性和代表性;二是各“985”高校在發(fā)展上較為均衡，綜合實力相差無幾，具有可比性。因天津大學、北京理工大學、西北工業(yè)大學、中央民族大學、國防科技大學無獨立檔案館網站，哈爾濱工業(yè)大學、南開大學檔案館網站無法訪問，所以實際調查對象只有32所“985”高校檔案館網站（以下簡稱“32所高校檔案館網站”）。

采用網絡調查法，并對調查結果采取內容分析法和內容比較法進行研究分析，從而得出研究結果。調查時間為2015年6月。

2 調查結果與分析

2.1? 服務功能

2.1.1? “學生類”檔案服務欄目及內容。32所高校檔案館網站中，只有25所設置了“學生類”檔案服務欄目，北京大學、廈門大學、復旦大學、浙江大學、武漢大學、中山大學、四川大學等7所高校只在網站服務指南中，介紹了部分學生利用檔案的方法。表1展示了25所高校檔案館網站“學生類”檔案服務欄目及內容設置情況（表中高校先后順序依據2015中國大學排行榜100強名單^[3]）。其中，17所高校檔案館網站設置了成績及證書翻譯，方便學生在線辦理;9所設置了學籍查詢和畢業(yè)生檔案去向查詢，輸入學號和姓名便可查詢學籍檔案內容和自身檔案去向，有利于學生了解檔案狀況解決問題;8所設置了檔案證明，為學生獲取學歷等認證提供指南;7所設置了科研專利查詢，提供科研專利目錄查詢，便于學生了解學校科研成果和進行科技創(chuàng)新;6所設置了畢業(yè)生合影，可在線瀏覽下載;5所設置了論文上傳檢索系統，便于論文的收錄和查詢;4所設置了畢業(yè)生成績查詢、學位檔案、學生檔案查詢、高考錄取證明、新生檔案，為學位補辦認證、中文成績辦理等提供便利。

2.1.2? 信息服務。信息發(fā)布是檔案館提供在線服務的單向行為，多以通知公告欄實現。32個調查對象中，有12個網站信息發(fā)布的內容與學生相關性較高，所占比重為37.5%，分別是南京大學、北京師范大學、同濟大學、中南大學、廈門大學、重慶大學、東北大學、大連理工大學、華南理工大學、湖南大學、中國農業(yè)大學、蘭州大學。值得一提的是，同濟大學的公告欄做得較好，在首頁右側發(fā)布的全是與學生密切相關的信息，重要的信息還以紅色字體標出。

互動交流是檔案館站在用戶角度的雙向行為，方式多樣化。28所高校檔案館網站提供了聯系電話，便于直接咨詢;25所提供了電子郵箱，以便用戶郵件咨詢;16所提供了常見問題，幫助用戶快速解決相關問題;12所提供了留言咨詢，用戶在指定區(qū)域內填寫問題內容，系統通過用戶預留的聯系方式進行回復;10所提供了傳真號碼，以便用戶遠程傳遞材料;4所提供了微博微信，以便提供移動信息服務，分別是中山大學、同濟大學、中南大學、華東師范大學;2所提供了實時交流，以QQ的形式實時與用戶交流，分別是同濟大學、中南大學。

2.1.3? 資源下載服務。為保證檢全率，同時調查了下載專欄和檔案服務欄目，其中吉林大學、同濟大學、山東大學、華東師范大學、東北大學的下載資源在檔案服務欄目中。具體內容見表2。