行政機關(guān)文書檔案運行模式的不足與對策

孔紅霞

我國行政機關(guān)的文書檔案基本處于半封閉狀態(tài)，對機關(guān)和系統(tǒng)內(nèi)部提供利用。檔案法規(guī)定經(jīng)過上級機關(guān)的同意，機關(guān)檔案室可以對外提供利用，但由于手續(xù)的繁瑣和受保密觀念的影響，極少對外提供利用。

1? 機關(guān)文書檔案運行模式的轉(zhuǎn)變

通過電子政府這個信息平臺，機關(guān)的部分現(xiàn)行文件及半現(xiàn)行文件通過文檔管理人員信息存儲和輸送，文件利用在電子政府網(wǎng)站上得到實現(xiàn)。但部分內(nèi)部文件，如會議記錄、工作筆記、任免、獎懲等文件;專業(yè)性文件，如訴訟檔案、商標檔案、專利檔案、科研檔案等這些文件具有機密性，或涉及知識產(chǎn)權(quán)專利等問題，需要有所控制，不適宜在政府網(wǎng)站公布，只能直接歸檔，根據(jù)特別的申請?zhí)峁┯嗅槍π缘睦谩?/p>

2? 機關(guān)文書檔案運行的新模式

首先，文件接收者被提到重要地位上來，文件接收者可以隨時上網(wǎng)或到機關(guān)檔案室查閱需要執(zhí)行的現(xiàn)行政策法規(guī)，與個人相關(guān)的如行政裁決文件等針對性較強的文件，可以依公民申請由機關(guān)檔案室提供。

其次，“檔案館在收集、集中政府機構(gòu)現(xiàn)行文件的基礎(chǔ)上，以政務信息公開為基礎(chǔ)任務，方便社會各界，特別是普通公民查詢、了解政府在社會事務管理方面現(xiàn)行政策法規(guī)的內(nèi)部機構(gòu)”。

最后，設(shè)立政府網(wǎng)站，主動公布要求得到普遍遵守和執(zhí)行的規(guī)范性、政策性文件。機關(guān)檔案室承擔對外開放服務，不再單獨設(shè)立網(wǎng)站，可以在政府網(wǎng)站上設(shè)立欄目，協(xié)助維護政府網(wǎng)站的運行，及時對政務網(wǎng)站上的文件信息進行鑒別，刪除過期或已經(jīng)存檔的信息，對利用者有關(guān)問題提供憑證和具體細節(jié)。

機關(guān)單位形成文件后，文件有三個走向：一是文件直接從形成者到接收者，解決文件所針對的問題。二是有約束力的規(guī)范性、政策性文件登錄到政府網(wǎng)站

公布實施;三是直接歸檔的涉密或涉及知識產(chǎn)權(quán)、專利問題文件，不適宜公示。

政府網(wǎng)站、機關(guān)檔案室、檔案館，為政府和公眾之間提供了交流互動平臺，這樣有利于收集公眾意見、建議，接受公眾監(jiān)督，加大政府決策的透明度，使文件運行周期性得以擴展和深化，實現(xiàn)文書檔案的利用價值。新模式是對舊模式的改造和擴展。

3? 機關(guān)文書檔案運行新模式的實現(xiàn)機制

一是認識上到位。這就要求機關(guān)文檔工作人員轉(zhuǎn)變觀念，主動掌握新知識、新技能，提升服務意識。

二是尊重公民知情權(quán)。保障民眾知情權(quán)是“公民行使一切民主自由權(quán)利的基本前提”，政府承認人民自主權(quán)的一個基礎(chǔ)是對信息的掌握，信息是決策基礎(chǔ)和權(quán)衡標準，我們要尊重和重視文件接收者的知情權(quán)。

三是實現(xiàn)文檔一體化管理。文檔一體化管理是指借助計算機網(wǎng)絡技術(shù)，從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮最大效能，確保機關(guān)文書檔案高效利用，一體化將打破文件、檔案的界限劃分，實現(xiàn)文檔運行環(huán)節(jié)的優(yōu)化重組。

四是機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站。政府網(wǎng)站要經(jīng)常更新，保證其發(fā)布最新的政務信息，機關(guān)檔案室要協(xié)助維護政府網(wǎng)站，對網(wǎng)站信息進行及時補充和價值鑒別。

五是相關(guān)法律法規(guī)的修訂。我國在文檔信息公開方面，還沒有相關(guān)法律文件可以參照執(zhí)行。《檔案法》應尊重民眾信息知情權(quán)，就機關(guān)文書檔案的利用價值作出修訂。

總之，機關(guān)文書檔案利用的新模式是機關(guān)檔案工作發(fā)展趨勢，它不僅適應電子政府和政務公開的發(fā)展和運行，符合文件生命周期規(guī)律，機關(guān)檔案室作為半現(xiàn)行文件的集中地，要為檔案館積累史料，為機關(guān)內(nèi)外提供利用服務，還要為政府網(wǎng)站提供現(xiàn)行文件信息，充分實現(xiàn)文書檔案的利用價值。

（作者單位：駐馬店市中心醫(yī)院? 來稿日期：2015-08-15）