大中型企業(yè)檔案管理存在問題及對(duì)策

岳英麗

長期以來，企業(yè)檔案管理工作很少為企業(yè)所重視，但其重要性不可忽視。本文結(jié)合工作實(shí)踐，主要對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問題以及對(duì)策進(jìn)行分析。

1? 深入細(xì)化特征

我國的檔案學(xué)科發(fā)展在幾十年幾代人的共同努力下，初步構(gòu)建了檔案學(xué)的框架體系和分支學(xué)科，這無疑是令人驕傲的豐碩成果。但總的來講，它仍是一門年輕的學(xué)科，還有許多空白和不足。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化大環(huán)境的發(fā)展變化與挑戰(zhàn)，檔案工作的實(shí)際需要，檔案學(xué)科建設(shè)與理論研究將呈現(xiàn)不斷深化、不斷細(xì)化的特征。如在原“檔案管理學(xué)”的基礎(chǔ)上，將分化出檔案分類學(xué)、檔案鑒定學(xué)、檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案利用學(xué)等許多分支學(xué)科。同時(shí)，在檔案管理學(xué)、 科技檔案管理學(xué)之外，又分化出企業(yè)檔案管理、人事檔案管理、司法檔案管理、 會(huì)計(jì)檔案管理、 金融檔案管理等分支學(xué)科。在許多檔案理論與實(shí)踐的結(jié)合點(diǎn)上，將會(huì)有許多更加深入的研究和理論的突破，如檔案館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化研究、檔案工作的宏觀調(diào)控管理研究、檔案工作社會(huì)化服務(wù)的研究和檔案利用與公布的法學(xué)研究，等等。當(dāng)然，分支學(xué)科的細(xì)化、創(chuàng)建不應(yīng)是“人為制造”，而應(yīng)該遵循客觀事物的自然發(fā)展規(guī)律，應(yīng)運(yùn)而生。反對(duì)“為學(xué)科而學(xué)科”，甚至動(dòng)輒冠之以“×××學(xué)”，而沒有該學(xué)科獨(dú)立學(xué)科內(nèi)容和體系，相反，一些理論經(jīng)過不斷實(shí)踐、不斷深化，越來越成熟，越來越豐富和系統(tǒng)，即便不稱為“×××學(xué)”，也應(yīng)該是檔案學(xué)的一個(gè)分支。

2? 吸收創(chuàng)新特征

檔案部門目前正面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)，特別是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透，我國建立在過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)上的和長期經(jīng)驗(yàn)式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實(shí)踐方面就有許多不相適應(yīng)之處。檔案學(xué)研究作為科技知識(shí)的體現(xiàn)，作為活躍的生產(chǎn)力因素，自然應(yīng)勇于承擔(dān)知識(shí)先行的職責(zé)。應(yīng)采取吸收、引進(jìn)、消化、滲透、移植等手段，充實(shí)與強(qiáng)化檔案學(xué)科自身的內(nèi)涵，如合理運(yùn)用科學(xué)學(xué)、創(chuàng)造學(xué)、成功學(xué)、協(xié)同學(xué)、運(yùn)籌學(xué)以及控制論、系統(tǒng)論等學(xué)科成果，解決檔案學(xué)科的自身建設(shè)，解決檔案學(xué)理論的熱點(diǎn)、難點(diǎn)與焦點(diǎn)等新課題。又如，引進(jìn)先進(jìn)的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題;解決辦公室自動(dòng)化條件下文書、檔案一體化問題;解決電子文件的收集、管理與利用問題;解決檔案信息的計(jì)算機(jī)管理、聯(lián)網(wǎng)、進(jìn)入信息高速公路等問題;同時(shí)也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質(zhì)等基本理論問題。

3? 大中型企業(yè)檔案管理存在的問題

3.1? 企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)變化阻礙了企業(yè)檔案管理的發(fā)展。近些年，隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，國企內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)和管理方式發(fā)生了根本性的變化，絕大多數(shù)的檔案部門已經(jīng)不再獨(dú)立存在。另外，企業(yè)內(nèi)部各成員自身情況不同，檔案管理環(huán)境不同，導(dǎo)致各成員企業(yè)的檔案管理各自為政。此外，產(chǎn)權(quán)變動(dòng)使企業(yè)檔案管理陷入真空狀態(tài)。但是我國國有企業(yè)間的重組其實(shí)都沒有發(fā)生產(chǎn)權(quán)變動(dòng)。隨著企業(yè)的改制，很多企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)被撤銷或者被降格，導(dǎo)致檔案工作無人管理的局面形成。

3.2? 企業(yè)沒有健全的檔案管理體系。目前有很多國有企業(yè)將檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合并，導(dǎo)致檔案管理職能被削弱和淡化，給檔案管理工作增加了難度。檔案管理人員也沒有采取特殊的安全保護(hù)，致使檔案管理工作極不規(guī)范，具有很強(qiáng)的隨意性和變動(dòng)性。

3.3? 檔案管理規(guī)章制度執(zhí)行力差。造成這些現(xiàn)象的主要原因有：沒有將檔案工作納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍內(nèi);在日常活動(dòng)中形成的大量檔案都是分散保存，從而使管理成本大大增加;檔案管理的手段不夠先進(jìn);檔案管理手段的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于新形勢(shì)的發(fā)展需要，造成一些企業(yè)利用檔案管理薄弱，進(jìn)行一些違規(guī)經(jīng)營，例如，披露假信息，存在抽單、埋單、原始資料不全、非正常交易、涂改等現(xiàn)象。

3.4? 企業(yè)檔案信息化程度低。信息化是檔案管理上水平、增效益的重要途徑，也是檔案發(fā)揮作用的最快捷的方式方法。但是，大部分大中型企業(yè)不重視檔案管理信息化建設(shè)，表現(xiàn)在資金投入少、信息化人才缺乏等，直接影響著檔案信息為企業(yè)服務(wù)的能力和水平。

3.5? 企業(yè)檔案管理部門工作效率不高，人員責(zé)任心不強(qiáng)，整體素質(zhì)不高等，也是影響企業(yè)檔案管理水平的因素之一。一些大中型企業(yè)檔案管理部門，不重視檔案管理者素質(zhì)的提高，不重視檔案干部的教育培訓(xùn)工作，思想陳舊，工作方法不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，工作效率低下，責(zé)任心和履職能力不強(qiáng)，甚至碌碌無為，不求上進(jìn)，收集、整理、編研等工作流于形式，停留在口頭和紙面上，等等。

由此可見，對(duì)于企業(yè)檔案管理來講，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段就是維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性。從根本上防范化解企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的前提就是提高企業(yè)內(nèi)部控制水平。企業(yè)內(nèi)控水平好壞直接體現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的好壞中。加強(qiáng)檔案管理，可以促進(jìn)企業(yè)建立風(fēng)險(xiǎn)事前防范、事中控制、事后監(jiān)督的機(jī)制，也就是說，企業(yè)的內(nèi)控管理水平可以從一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平中反映出來。

4? 企業(yè)檔案管理的對(duì)策研究

4.1? 提高檔案管理意識(shí)。檔案部門必須重宣傳、重造勢(shì)，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時(shí)，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強(qiáng)勢(shì)宣傳推介檔案規(guī)范管理工作，引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，贏得社會(huì)各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進(jìn)創(chuàng)造良好的氛圍。

4.2? 開發(fā)和完善企業(yè)檔案信息資源。檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴(kuò)充，并積極為咨詢、論證工作提供可靠依據(jù)。國企的檔案人員要確定檔案工作為企業(yè)發(fā)展服務(wù)的內(nèi)容與方法，提高對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)，同時(shí)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要從戰(zhàn)略高度重視信息資源之開發(fā)與運(yùn)用，加強(qiáng)信息資源管理，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭力。國企的檔案部門要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理編研工作，開拓“以檔養(yǎng)檔，有償服務(wù)”的新路子，要注重培養(yǎng)、任用具有經(jīng)營頭腦和創(chuàng)新思維，有超強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力、良好信息素養(yǎng)和應(yīng)變能力的復(fù)合型高級(jí)檔案管理人才。

4.3? 控制檔案流失。組建檔案資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估中的原始憑證，更要包括對(duì)檔案資產(chǎn)自身價(jià)值的評(píng)估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。行政主管部門應(yīng)加大監(jiān)控力度，對(duì)檔案管理的監(jiān)控主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：要明確監(jiān)管范圍，擺正檔案監(jiān)管工作的位置;建立完善的監(jiān)控制度，提高檔案管理效率;對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)控要隨著社會(huì)的發(fā)展而進(jìn)行調(diào)整。

4.4? 加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)力度。企業(yè)檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，促進(jìn)檔案信息化技術(shù)推廣與應(yīng)用離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，讓領(lǐng)導(dǎo)共同參與其中具有推動(dòng)和決定性作用。建立檔案管理工作制度，明確檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)，并嚴(yán)格按照要求進(jìn)行工作。加強(qiáng)電子檔案管理，對(duì)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)手段進(jìn)行研究，制定行之有效的管理辦法，達(dá)到電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的目的。完善信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，建立企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各部門間的信息互通和共享;建立對(duì)外檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，現(xiàn)代信息日新月異，企業(yè)要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)信息，及時(shí)更新檔案信息和掌握市場(chǎng)行情，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭力。此外，還要加大加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善保管條件和建設(shè)一支復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員作為檔案管理的參與者和執(zhí)行者，其素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平高低，因此，打造一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)是十分必要的。具體措施是：一要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，比如檔案管理理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、現(xiàn)代檔案管理手段等，讓管理人員擁有豐富的檔案管理知識(shí)，且實(shí)際操作能力強(qiáng);二要加強(qiáng)管理人員的溝通交流能力，實(shí)現(xiàn)信息資源的互通共享，提高企業(yè)整體檔案管理水平;三要實(shí)行考核及激勵(lì)機(jī)制，提高管理人員工作責(zé)任感和積極性，鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行創(chuàng)新，切實(shí)提高管理水平。

現(xiàn)代企業(yè)管理的核心就是明晰產(chǎn)權(quán)。加強(qiáng)檔案管理工作是所有企業(yè)必須重視的問題，企業(yè)檔案管理水平在一定程度上反映了企業(yè)的內(nèi)控水平。本人在實(shí)際工作當(dāng)中，在職責(zé)范圍內(nèi)嚴(yán)格按以上工作要求去做，使得本單位檔案管理工作取得了一定的成績，并在為企業(yè)服務(wù)方面也取得了一定的成效。

（作者單位：中鹽皓龍鹽化有限責(zé)任公司? 來稿日期：2015-08-17）