辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

張愛曾

在醫院的日常工作過程中，檔案管理是一項極為重要的工作。通過檔案管理，能夠較好對醫院在日常工作過程中的相關問題以及信息進行匯總，能夠更好地幫助醫院實施工作效率以及工作質量的提升，這對于醫院而言顯得極為重要。但目前有研究顯示，我國有較多醫院在實際實施檔案管理過程中，在臨床上無法起到較好的管理效果。尤其是在使用常規的紙質檔案過程中，效率極低?；谶@種情況，我院在實施檔案管理過程中，通過自動化辦公，能夠取得較好效果。

1? 辦公自動化的基本概念及其特點

1.1? 辦公自動化的基本概念。辦公自動化主要指使用計算機、網絡等現代化技術對辦公室工作以及相關信息進行相應處理，能夠實現信息傳輸、自動發送、存儲以及接收。能夠將信息的流動速度進行極大提升，并能夠顯著提升信息的可靠性以及真實性。

1.2? ?辦公自動化的特點

1.2.1? 工作效率高。在目前實際的辦公自動化過程中，由于醫院各個部門功能以及作用的不同，檔案分類為人事、病歷、文書、專題以及實物等，涵蓋有教學、財務、基礎設施等影響醫院運作的各個方面相關信息。能夠將常規的檔案管理工作逐漸進行科學化以及合理化處理，更好實現信息的檢索效果。

1.2.2? 存儲方式安全可靠。傳統的紙質醫院檔案在實際實施管理過程中，往往無法較好地進行管理。濕度、溫度、氣候等較多外部原因會對紙質檔案造成極大威脅。通過使用辦公自動化形式，能夠縮小檔案存儲空間，也能夠更好地讓檔案管理過程趨于便捷，延長檔案實際壽命，這對于檔案管理以及使用有著極為重要意義。

1.2.3? 能夠實現資源共享的效果。辦公自動化在實施檔案管理過程中進行計算機技術使用，能夠幫助檔案管理更加科學化以及規范化，最大限度地保證資源利用效率以及檔案管理的實際效果。也能夠實現較高的查找率，能夠較好地脫離空間限制，更加完善地實現資源共享，增強了檔案管理過程中的安全性。

2? 在實施辦公自動化環境中醫院檔案管理的問題和改善策略

2.1? 在實施辦公自動化環境下檔案管理的問題。目前，最為常見的問題就是檔案管理人員自身水平不高，無法較好地進行辦公自動化過程中的檔案管理。另外，檔案管理也缺乏統一標準，容易出現較多問題，影響到檔案管理質量以及效率。在目前的辦公自動化過程中，系統開發不規范，運行水平參差，軟件投入較少以及模式并不合理等情況，使實際使用效果不佳。

2.2? 如何解決辦公自動化環境下醫院檔案管理過程中出現的問題。提升檔案管理人員自身素質。隨著目前醫療衛生事業標準的不斷提升，出現較多的新技術以及新內容。醫院在招收檔案人員過程中，盡量招收檔案管理專業人才，擴充醫院中檔案人員的專業程度以及管理水平。而對于目前的檔案管理人員，也可以加強專業知識培訓，提升實際專業化水平。

建立檔案管理的子系統。對于醫院而言，需要加強辦公自動化系統的研究，并加大在實際研究過程中的資金投入，同時在辦公自動化系統基礎之上，建立起檔案管理子系統，通過這種方式能夠更好地實現電子文件的生成以及歸檔等相關工作，更好地完善辦公自動化系統的使用。

制定出科學的管理標準。在上文的研究中，我們可以發現，在辦公自動化環境下，醫院的檔案管理過程無法較好實現的主要問題就是管理標準的不統一和完善。要制定出科學統一的保管、統計、整理以及收集檢索等相關工作程序。保證檔案管理工作能夠嚴格地在相關要求以及標準下得到實施，并注意根據實際工作需求，定期地完善以及更新醫院的檔案管理標準。

（作者單位：駐馬店市中醫院? 來稿日期：2015-08-16）