文檔資料管理系統的設計與實現

曹力丹

摘要：隨著互聯網的不斷發展，信息技術也在不斷革新與進步，積極改進文檔資料數據信息的管理，對于提高工作效率、促進信息化產業建設等具有重要的意義。本文根據三層體系架構的設計思想，設計了一套文檔資料管理系統，通過本文的分析研究，希望能實現文檔資料信息簡便管理及資源共享的目標。

關鍵詞：文檔資料；管理系統；設計與實現

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）02-0053-02

互聯網的發展，推動了信息技術的不斷革新與進步，信息化日趨成為社會發展的主要推動力。積極改進文檔資料數據信息的管理，以提高工作效率，實現文檔資料信息資源的共享，促進商務信息化建設，變得很有必要。

一、文檔資料管理系統的設計原則

1.安全可靠性。文檔資料管理系統是一種信息龐大、用戶人數多、使用頻次高的依托互聯網技術的在線服務系統，因而必須通過互聯網對外部提供所需的服務。互聯網自誕生以來，給人們生活帶來了巨大的變化，互聯網作為一個龐大的計算機網絡，其網點遍布全世界。然而，互聯網在為人們提供便捷的通信的同時，也存在著安全隱患。互聯網自身所具有的信息資源的共享性、整體的開放性和分布的廣域性[1]，也為信息系統的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作提供了便利的可乘之機，而信息系統的破壞、重要信息的盜取及黑客非法操作等又很難預防和控制。因而，文檔資料管理系統的建設，首先必須要建立安全可靠的信息安全管理機制，以有效保證文檔資料管理系統在線服務的穩定與安全。

2.靈活便捷性。文檔資料管理系統要求實現的功能很多，其要求滿足的用戶需求也很多，且文檔資料管理系統運行的周期很長，因而，要求文檔資料管理系統具有靈活便捷性，要能夠靈活、便捷和迅速地運轉，同時能夠靈活、便捷和迅速地調整流程，以滿足用戶的需求。

3.擴展延伸性。文檔資料管理系統的基本業務需求，往往會隨時間及用戶等各種因素的變化而變化。因而，文檔資料管理系統還必須具有擴展延伸性。良好的擴展延伸性是文檔資料管理系統得以持續不斷發展的強大動力，文檔資料管理系統從信息管理平臺的角度去定位，能夠在系統使用前期實現文檔資料管理與分析等基礎功能，而且，其擴展延伸性還能夠實現信息門戶、綜合事務、決策分析、知識管理和業務流程等功能，滿足系統用戶后續發展的需求。

二、文檔資料管理系統的結構設計

1.設計思路。該文檔資料管理系統的設計思路，參照了國際咨詢工程師聯合會（FIDIC）、國際信息系統審計與控制協會（ISACA）等機構先進的項目管理經驗和技術標準，此外，還結合了我國目前信息系統工程建設特點與要求，將關系數據庫與文檔服務相結合，由此設計了力求滿足用戶需要的文檔資料管理系統。

2.文檔資料管理系統資源分類。文檔資料管理系統資源可以分為很多類，如標準規范、法律法規、專業技術、電子文獻等。

3.文檔資料管理系統架構。文檔資料管理系統架構一般有三層，分別包括：表現層、服務層和數據訪問層。表現層又稱View模塊，服務層又稱Service模塊，而數據訪問層則稱Data模塊。之所以這樣分層，主要是為了實現“高內聚，低耦合”。

三、文檔資料管理系統主要功能的設計和實現

文檔資料管理系統主要功能的設計是依據文檔部門和廣大用戶的客觀實際需求，一般包含：文檔資料分類管理、文檔資料用戶類型及權限管理、文檔資料功能使用管理、文檔資料檢索與閱覽管理、文檔資料數據統計與分析、文檔資料系統維護管理。

1.文檔資料分類管理。文檔資料分類系統一般為樹形結構，可以分成很多級：第一級、第二級、等三級、第四級……樹形結構對于級別沒有限制，可隨意添加子節點。為了確保該系統的擴展延伸性，文檔資料分類系統的第一級一般代表“家族”。在文檔資料管理系統中與樹形結構第一級相對應的為“文檔資料管理”；從第二級開始，定義文檔資料的分類[2]。

（1）列表格。文檔資料管理系統中的列表是根據級別、名稱以及上級名稱進行查詢、檢索等，并且根據文檔資料分類全稱予以排序。

（2）資料信息的添加與修改。文檔資料需要添加新的分類時，要先建立相應的文件夾；文檔內資料需要對分類進行修改時，不用修改相應的文件夾。按照文檔資料分類代碼、文檔資料分類名稱以及文檔資料排列順序號碼建立相應的文件夾，存儲不同分類的文檔資料。

（3）資料信息的刪除。文檔資料分類系統中的某個或者某些節點需要刪除時，必須按照下面兩條“刪除約束”來進行：第一，在進行刪除操作時，只能刪去葉子節點，不可對有子節點的部分進行刪除操作。第二，對于已用過的文檔資料分類節點，也不可刪去。如何判斷一個或多個節點是否使用，則要看在文檔資料表中進行查詢時是否有對應的資料分類分檔。進行刪除操作時，將是否有效狀態改成“無效”，在進行文檔資料上傳時，不可選取“無效”的分類。

2.文檔資料用戶類型及權限管理。文檔資料管理系統的用戶主要有三大類，包含文檔資料管理系統管理員、高級用戶和普通用戶。其中，文檔資料管理系統管理員主要負責對系統日常的管理和維護；高級用戶一般為內部管理層領導，是參與此項工作的領導人，通過系統提供的平臺去了解下屬員工對工作的進展狀況及查閱有關資料；普通用戶可通過系統提供的平臺查閱與工作相關的資料，共享工作中積累的經驗與成果。

基于開發框架的權限管理，基于角色管理，與文檔資料分類系統管理相結合，實現不同角色可以更新維護不同分類的文檔資料的功能，相當于數據權限管理。文檔資料的管理，即文檔資料的上傳、文檔資料的更新，與文檔資料的檢索分屬于兩個不同的模塊，二者相互獨立。而文檔資料權限控制均使用其定制的角色與文檔資料分類系統對應關系。其中，文檔資料管理模塊使用“寫權限”，主要用于更新和維護各類文檔資料；而文檔資料檢索模塊則使用“讀權限”，僅用于檢索和瀏覽文檔資料。

3.文檔資料功能使用管理。文檔資料管理模塊的主要功能有：文檔資料的上傳、文檔資料的查看、文檔資料的修改、文檔資料的更新、文檔資料的刪除以及文檔資料的存儲類型與文件路徑等。文檔資料上傳類型一般有：word格式、txt格式、pdf格式、ppt格式、gif格式、jpg格式以及excel格式等等。

文檔資料上傳的步驟：首先，點擊進入上傳頁面，然后選擇添加新的文檔資料文件。在文檔資料上傳的過程中，需要先對文檔資料文件實施分類管理操作，確認其資料分類，另外還要制定相應的屬性分類，一般屬性分類有三個。待文檔資料上傳成功以后，資料狀態會默認為“新增”，其版本數字會默認為一。新上傳成功的文檔資料可進行屬性分類，該系統支持其分類，為了方便精確查找，和對文檔資料進行進一步細致分類，一份文檔可以分到三個文檔資料分類當中去。

4.文檔資料檢索與閱覽管理。文檔資料管理系統通過對文檔資料的檢索，能夠閱覽最新版本的資料文件。當文檔資料在文檔資料管理系統中被檢索到之后，系統會自動記錄資料被檢索的次數，這些會被作為統計分析的數據來源之一，而且當點擊打開了文檔資料管理系統中的資料文件的詳細頁面時，檢索記錄都能夠清楚顯示。

5.文檔資料數據統計與分析。文檔資料管理系統統計與分析模塊的主要功能為：文檔資料數據點擊率排名統計與分析、相關文檔資料分類統計與分析、文檔資料貢獻情況統計與分析以及屬性分類統計與分析等。其中，屬性分類統計與分析可參照相關文檔資料分類統計與分析來進行，而文檔資料貢獻情況則可依據責任人統計、發布單位統計或者以年為單位進行具體分析。

6.文檔資料系統維護管理。在文檔資料管理系統正常運行前，首先要對文檔資料管理系統執行日常維護與管理操作，文檔資料管理系統維護一般分成六個部分，分別是文檔資料管理系統設置、角色權限維護、文檔資料數據字典維護、文檔資料數據備份、文檔資料數據恢復以及文檔資料系統用戶設置。

四、結束語

文檔資料管理系統的設計與開發應用，對信息化的進一步發展具有重要的意義。筆者希望有更多的有志之士，能夠投身到這個課題的研究之中，并指出筆者在文中的不足之處，同時也為文檔資料管理系統的設計與實現這一課題的研究，做出自己應有的一份貢獻。

參考文獻：

[1]王海龍.行政文檔管理系統的設計與實現[D].山東大學，2013.

[2]顧麗娜，宋麗華，張建成.文檔管理系統的設計與實現[J].山東科學，2011，（5）：52-55.