關于企業機打發票日常管理的若干思考

譚莉樺 戈文萍

（重慶市計量質量檢測研究院 重慶 萬州 404100）

關于企業機打發票日常管理的若干思考

譚莉樺 戈文萍

（重慶市計量質量檢測研究院 重慶 萬州 404100）

隨著社會的快速發展，機打發票在企業的發展和管理中也起到了越來越重要的作用。它不但在企業的日常管理中占據了主導地位，而且也便于國家稅務部門的檢查，對企業和國家稅務的發展都十分重要。因此在企業的日常管理過程中一定要對機打發票進行合理的管理。

企業；機打發票；日常管理

在商品和勞務的交易過程中，發票是一種十分重要的憑證，它不僅可以起到載體的作用，而且還可以幫助國家的財務監管部門對稅源進行合理的控制，對一些賬務的重要源頭進行進一步的審查[1]。不管企業的規模怎樣，或大或小，只要是每天都有經營，就會和發票打交道。因此我們可以發現發票在企業的經營過程中是一個不可缺少的原始憑證。當前隨著科學技術的不斷發展，機打發票逐漸代替了傳統的手寫發票占據主導位置。通過使用機打發票，不但可以為客戶帶來方便，而且也給企業的機打發票管理提出了更高的要求。

一、企業領用機打發票管理

在企業機打發票的領用過程中需要從以下幾個方面出發：首先，在企業的相關部門購入了機打發票之后，應該對紙質實物進行入庫保存，然后再使用電腦開票系統登記入庫；其次在領用的時候需要在《發票領用簿》上簽字，分管人員需要到總管理人員那里領取發票；再次，分管理人員要按照步驟分次分量把發票分發給窗口的收費人員，沒有經過授權的發票是不可以使用的。這可以有效的避免了收入和發票的外流；最后，相關人員在領發票的時候要看清編號是否是連續的，三聯是否完好無損，一定需要設置專門的人來對發票進行使用管理，避免混亂現象發生。

二、企業使用機打發票管理

企業在具體使用機打發票的過程中需要遵循以下幾點：第一，開第一張發票時需要輸入紙質票面的發票編號和發票代碼，以后各張在使用時就不用再輸入編碼了。第二，開發票前要仔細核對紙質發票和電腦開票系統中的編號是否一致，如果一致才可以開寫發票；第三，機打發票需要在開票的系統中進行機打和填寫；第四，不得超出機打發票的限額，否則發票是無效的；第五，發票的名稱必須要填寫公司的全稱，不得寫成單位簡稱或者填寫的詞匯比較多；第六，發票所有的填開項目都需要填寫；第七，在信息填寫完畢之后要仔細的和用戶進行核對，如果沒有錯誤就可以核對收到的金額和發票的金額，然后把發票聯給用戶。記賬聯則按照收費的順序貼在原始憑證粘貼紙上；第八，如果發票出現了串行、破損時，不得進行涂改，按照作廢來處理；第九，作廢的發票不得任意的進行處理，要在電腦的開票系統山標注出來，然后再在紙質的發票上加蓋相應的章，和正常的存根聯一起交給財務。紙質發票作廢和電腦開票系統作廢需要同時進行，避免收入統計的錯亂。

三、返還打印發票的管理

一般返還打印發票有兩種形式，一種是返還沒有使用過的空白發票；另一種是返還已經使用過的發票存根聯。

第一，返還已經使用過的發票存根聯時，要按照每一百組裝成一本，每一本都需要有封皮。封皮包含：發票打印日期、發票的起止編號、有效使用數量、作廢使用數量、發票的使用、檢驗和復核人以及返還的日子。使用過的發票不可以留有空白項。這些發票存根聯經過相關人員的簽字和蓋章之后再交給發票的管理人。管理人員需要對封皮上所寫的信息進行進一步的合適，確定無誤之后再簽字，而且還需要在發票領用簿上填寫相關信息。對于返回來的發票存根聯可以按照領用時候的順序進行排列，一捆可以包含十本。進行集中存放，便于以后的稅務檢查。

第二，返還沒有使用的發票時，管理人員需要對賬務進行認真的合適，對返還的紙質實物發票數量和電腦發票系統中沒有使用的發票信息進行合適，在核對無誤之后，可以在電腦的開票系統中執行返還操作，登記了之后對紙質的發票進行回收。對于沒有使用的返還發票要重新入庫，不然會出現授權不成功的現象。

四、企業機打發票的驗舊管理

我國所采用的是驗舊售新的發票管理制度，當然機打發票也是包含在內的[2]。所以企業在日常的機打發票管理過程中要積極的配合國家的稅務機關工作，按照月份或者季度來跟稅務的專管員聯系，對發票進行驗舊。這個過程可以發現企業在機打發票管理過程中存在的問題，并及時糾正。在企業機打發票的日常管理活動中，發票的驗舊過程也是一個十分重要的環節，必須要更加重視。

五、企業機打發票在日常管理中所需遵循的原則

機打發票的使用和管理是一個復雜的過程，因此必須要嚴格的按照國家的相關制度和法律規范來執行，具體需要遵循以下幾個原則：

1.機打發票不可以轉借和轉讓、虛開。企業在開具發票的時候不可以超過企業的經營范圍；

2.發票不得損毀和丟失，更不可以擅自銷毀發票。如果發生丟失，必須要在當前報告稅務局，或者在公眾媒體上發表發票作廢的聲明；

3.機打發票在開具的時候，開票企業和付款企業名稱必須要保持一致，要堅持據實開具的原則；

4.如果遇到特殊情況，比如先開發票后付款等，業務人員需要填寫相關的申請書，申請書中需要想起的寫明開票的原因、時間和日期以及經辦人、批準人等。在得到批準之后業務人員可以找專門的人員開具發票。特殊情況下所開具的發票需要限期準會款，否則按作廢處理；

5.如果遇到一些用戶通過采用各種優惠條件來讓企業變通開具發票，實現其不良的目的，甚至有部分企業想要通過發票來逃稅，要求企業進行錯位開具發票。這些行為都是違法的，因此企業在具體開發票的過程中一定要堅決杜絕。

六、總結

計算機技術的發展為人們的生活帶來了便利，以其為基礎的機打發票代替了紙質發票在當今的企業經營中占據了主導地位，對企業的發展和國家稅務的管理影響重大，因此我們必須要重視企業機打發票的日常管理工作，規范各方面機打發票的使用行為。

[1]楊翠平.淺談企業機打發票的日常管理[J].商場現代化，2013，31：152-153.

[2]胡航，陳輝，袁高峰.要加強通用機打發票的控管[J].稅收征納，2012，09：12-13.