計算機技術在檔案管理中的應用

王曉明

（浙江科技學院）

計算機技術在檔案管理中的應用

王曉明

（浙江科技學院）

伴隨著信息時代的來臨，計算機在人們在日常的工作和平時的學習中都成為了極其重要的工具，計算機技術投入到檔案管理的使用中來，可以在實現現代化的檔案管理的路上擁有極其重要的影響。本文首要剖析了在檔案管理中計算機起到的的重要性，還根據計算機在檔案管理實際使用中存在的疑難出發，對怎么完全實現計算機技術在檔案管理中的應用舉出了一點個人想法和意見。

計算機技術；檔案管理；應用

引言

伴隨著科技的迅猛發展，檔案管理也同時進入信息化，在檔案管理工作中計算機技術起著日益重要的作用，它不僅能提高人們的工作效率，在某些方面還節約了資金的使用和對減少了對能源的利用，如今高速發展的信息化社會對檔案管理工作的提出的基本要求，也是檔案管理工作進一步發展的必然要求，希望在日后的工作中，計算機能得到最大限度的發揮。

1 計算機技術對檔案管理的重要性

1.1 計算機技術對檔案管理的收集是十分有利的

儲存和檢索和保障等不同方面作用的實現。在檔案管理中，經過計算機技術可以通過掃描或者人工錄入的方法把傳統的檔案管理信息轉變為能夠讓計算機自己識別的，計算機還能夠主動處理信息的管理方式，并且簡便迅速的將檔案信息壓縮錄入到計算機中，刻錄成光盤的方式來實現儲存。電子文件的圖形和圖像模式主要是以計算機技術在檔案管理中的運用為主，所以，可以使用計算機的自動檢測和編目功能來加速對檔案的管理工作效率。從整體上來說，利用計算機的掃描和光盤儲存，不僅節約了空間，與此同時還更容易保存，還對于加快檔案管理的工作效率，在自動化管理實現自動化具有相當重要的經濟價值。

1.2 計算機技術對于實現檔案管理信息的系統化管理是有利的

計算機技術在檔案管理中的實際運用是在檔案管理中，以往的檔案管理對于數量龐大，種類特別多的檔案信息，想要提高對檔案信息的管理效率是和困難的工作，但是計算機技術在檔案管理中通過使用計算機來對檔案管理信息的進行接受和檢索，可以大幅度提高信息管理的效率；與此同時利用數據庫管理系統的相關軟件快速的實現接受、登記和分類的處理等實現這些基本的功能。跟傳統的檔案管理相比較，計算機在文字處理，表格處理甚至聲像等各個方面具有驚人的優點，所以，經過計算機創建的應用計算機系統，可以輕松完成檔案管理的自動化檢索的目的，完全發揮入庫排架的作用，經過多層次的全面剖析，給科學的管理和決定提供服務，讓系統化管理成為可能。

1.3 計算機技術給檔案管理系統提供可靠的技術根據

伴隨著計算機技術和信息技術的不斷完善與進步，計算機技術被大量應用到檔案管理這一領域中來，給實現檔案管理的數字化提供了可靠的技術根據。首要，成功研制分布式計算機體系，讓實現檔案管理的集成化管理以及集成服務創造了使用機會和技術支持；再者，數字化裝備的迅速擴增，讓檔案管理創造了最新的管理措施和服務；除此之外，計算機技術讓辦公自動化成為了可能以及完成了客戶關系管理以及企業資源規劃管理等工作和信息管理技術的統一。

2 計算機技術在檔案管理的應用中存在的問題

這些年來計算機技術在檔案管理中的實際應用情況剖析來看，盡管相當多檔案館從頭到尾著重于現代化的檔案管理規劃，在此同時也致力于計算機技術對檔案管理的影響。但是在實際的使用情況中來看，由于不同方面的緣由，依舊有著這樣那樣的問題。

2.1 大力了解計算機技術在落成現代化檔案管理中的充要條件

計算機技術在到檔案管理的實際使用中，一定要做好完善的準備，保障數據準確無誤，保障計算機的原始檔案數據和信息的完整性和準確性。它需要擁有量一下基本條件。第一個要求就是一定要擁有完整的硬件裝備，它主要囊括：計算機設施、計算機檔案管理軟件和一些相關軟件等等；另一個要求就是一定要擁有充足的計算機管理軟件設備。計算機技術落成數字化、信息化的檔案管理這些情況，科學的管理是前提，除此之外準備好檔案數據庫的準備工作，也是完全實現現代化檔案管理相當重要因素。

2.2 計算機技術應用與檔案管理中現存的矛盾

首要的是，簡要分析現實生活中的檔案管理，大多數檔案館都認為計算機是一種被動的輔助機器，很多的工作依然安排工人的是手工管理。原來的手工檔案方式都是把檔案信息作為核心內容，他們的工作對方不是現存的檔案信息，都是一些老舊的紙質材料。在專門的檔案管理中，計算機這種極其有利的工具卻沒有得到最大可能的使用，特別是在檔案數據庫管理規劃上。所以，計算機在檔案管理中的作用依舊處于輔助的地位，它的核心功能并不能得到最大程度的發揮。再者，在檔案管理中引進計算機技術，經過利用計算機技術創建數據庫之后，造成原來的數據庫大小變小，標準化程度大打折扣，并且在利用計算機創建數據庫的過程中，很多工作都是低水平的重復創建，并且他們工作區間狹窄，很大程度上影響了檔案信息數據庫的利用率和工作效率。還有，在利用計算機技術創建現代化的檔案管理的過程中，還有檔案管理人員專業技能有待上升的詬病。一方面，應用計算機技術落成了檔案管理的現代化進程，但是一直熟悉和傳統檔案管理工作的檔案管理人員在短時間內滿足現代化管理的業務有很大的問題；另一方面，身為檔案管理人員，在使用計算機技術創建現代化檔案管理的過程中，技術人員不能僅僅局限于簡單的計算機操作，一定要深入的理解計算機的重要作用，還要熟練理解操作自動化和網絡化技術，這是對新潮流下對檔案管理人員總結的新型的請求。

3 改善計算機技術在檔案管理中的應用方案

對于上文所指出的有關計算機技術在檔案管理中擁有的一些詬病，要想完全落實計算機技術在檔案管理中的實際使用，一定要做好以下幾點的工作：

3.1 充足重視計算機在檔案管理中起到的作用

首要的是，檔案館和有關的檔案管理人員一定要充足理解到計算機在檔案管理中的工作意義和經濟價值，養成使用計算機進行管理的工作意識；再者，增加對計算機硬件裝備和軟件裝備的投入，打造現代化檔案管理的良好環境和良好氛圍。

3.2 重視人才的培養，強調對相關人員的培訓的重要性

一方面，強調專業人才的培養的重要性，征招能夠熟練操作計算機和在計算機應用方面具有專業技術的人員，提升對計算機的使用效率；另一方面，強調對員工的培訓的重要性，加強培訓力度，首要的是，利用培訓的手段逐步轉變檔案管理人員老舊的思想，打造全新的工作想法，培養新型的服務價值觀，讓他們能良好的指導自己的工作；再者，強化對有關人員操作能力的培訓及訓練，讓他們完全的理解計算機的操作能力，能夠熟悉的使用計算機來解決日常管理中存在的管理詬病，還能夠熟悉明白處理日常問題的措施。

4 結語

在檔案管理使用計算機技術，計算機技術是依據國家相關標準，對檔案內容進行剖析、處理和歸納，并最后傳入到計算機存儲的方式和途徑。計算機技術是落實檔案管理標準化、現代化和網絡化的重要工作工具。加速檔案管理的現代化創建，努力落實計算機技術在不同檔案管理環節中的使用，是目前每個檔案館的最重要的任務和目標。與此同時，相關的檔案管理人員也必須抓緊學習，加快提高自己前進的步調，和順應迅速發展的現代化檔案管理的要求。

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2016-3-15