APP在高校檔案館的應用研究

文／趙 滟

APP在高校檔案館的應用研究

文／趙 滟

國內高校檔案館目前在APP建設上仍處于空白，已不能適應移動通信技術和計算機網絡技術的發展。為了改變高校檔案館的管理模式，轉變高校檔案館的服務方式，傳承檔案文化，需要加強高校檔案館的APP建設，使高校檔案管理與服務從傳統走向現代。

APP；檔案館；應用

APP作為智能手機等移動終端的應用程序，具有其自身的巨大優勢深受大學生喜愛，比如獲取信息的及時移動性，能滿足用戶體驗的個性化和交互性需求，網絡成本較低等。隨著數字化校園的建設，校園APP、教務APP、圖書館APP等應用軟件得到大量的開發和使用，其界面和功能也越來越豐富和個性化，不少大學生通過手機APP瀏覽學校新聞，繳費充值，選課學習，借書和查閱資料。同為校園文化的重要組成部分，高校檔案館與圖書館相比，在APP技術開發和信息發布上顯得較為落后，目前國內還沒有一所高校的檔案館開發APP應用軟件，其服務仍然通過傳統的計算機網絡開展，這與全國大部分著名高校都建設有圖書館APP形成巨大的反差。不僅高校檔案館沒有建設APP，國家和地方的檔案館建設APP的也是少之又少，國內目前僅有廣州市國家檔案館建設了APP，這種現狀不利于檔案文化的傳播，不利于高校文化的傳承，不利于高校檔案館的建設和服務。

一、高校檔案館建設APP的必要性

（一）建設APP是高校檔案館管理模式轉型的需要

高校檔案是在學校檔案活動中形成的歷史記錄，它歷史地、全面地記載著高校的綜合信息，是了解學校發展歷程及學校未來發展的重要依據。長期以來，高校檔案館在職能服務部門中被邊緣化，不僅部門的級別要低一些，領導和人員的配備要弱一些，資金和設備的支持要少一些，而且在部門的管理和考核上要求也要少一些，這導致高校檔案館的管理水平低下、管理理念和模式落后、管理人員的綜合素質偏低，影響和制約高校檔案館的發展。

目前大多數高校檔案館在管理上仍沿用傳統的管理模式，在檔案管理上注重目標管理，不注重過程管理；注重數量管理，不注重質量管理；注重文本管理，不注重信息管理。檔案館在考核上重目標輕過程，重數量輕質量，重文本輕信息。無論是高校還是檔案部門，在傳統管理上只注重檔案收集、整理的卷數，注重硬件設備投入的量數，對于檔案的管理質量，檔案的利用效率，檔案的信息化處理程度都不是很看重。在信息技術日益發達的社會，這種傳統的實體管理、硬性管理、局域管理模式必須面臨轉型，必須適應信息技術的發展，必須適應廣大師生對檔案的多樣化和個性化服務需求。在高校檔案館的管理上采用移動APP技術則是通過技術倒逼檔案管理改革的一種途徑。APP技術的應用會使高校檔案管理從傳統走向現代，從庫房走向師生，從硬件走向軟件。只有這樣，高校檔案館在管理上才會做到以師生為本，以軟性管理和網絡化管理為主，實現檔案館的轉型發展。

（二）建設APP是高校檔案館服務方式轉變的需要

高校檔案館雖然不斷在提高服務水平和服務質量，力爭為學校師生和社會提高好檔案查詢和利用服務，但在其服務方式上仍處于傳統的被動服務、無差異化服務階段。目前，高校檔案館在服務上主動服務較少，被動服務較多，大多是根據用戶的需要來提供服務，在檔案的利用上不能主動出擊，不能主動作為。[1]高校檔案館大都建有網站，但在檔案的信息化建設上缺乏質量，千館一面，界面設計難以吸引師生注意，與用戶也不能很好互動，影響服務質量。另外，高校檔案館在服務內容上同質化現象比較嚴重。高校檔案館一般只提供教務、人事、科技、基建、財務等檔案的查詢和利用。除此之外，各個高校檔案館還提供特色檔案服務，如學校的校史、學校名師名家的館藏服務等，這些內容對于每個高校檔案館來說是特色，但是從檔案館整體來看就顯得個性化、差異化不足，服務缺乏品質感。

高校檔案館在服務上若采用移動APP技術則會對傳統的檔案館服務帶來革命性變化。移動APP技術不僅會為用戶帶來及時性、個性化的檔案信息服務，還會促進檔案服務方式的轉變，帶來服務主體的變更。通過移動APP平臺建設，用戶不僅僅只是簡單的接受信息，還會根據體驗對檔案館的信息服務提出要求，用戶自身也會成為檔案信息的發布者。移動APP技術時代，高校檔案館在服務內容上僅僅只提供一般的查詢利用服務和特色館藏服務遠不能滿足用戶的需求，必須根據學校師生對檔案的實際利用情況和地方經濟文化發展的實際需求來提供服務內容，做到真正的私人定制服務。

（三）建設APP是高校檔案館檔案文化傳承的需要

長期以來，高校檔案文化的地位不受重視，沒有把檔案文化作為校園文化建設的重要內容，沒有充分挖掘檔案文化的歷史價值。高校檔案館檔案文化建設的困境既有認識不足的原因，也與檔案館自身建設存在障礙有關。高校檔案館作為檔案文化建設的主陣地、主戰場，沒有充分履行好自身職能，在特色館藏材料收集、檔案資源開發、檔案信息化建設等方面嚴重滯后，跟不上信息技術發展的步伐。另外，高校檔案館在宣傳上也存在主動性不夠，缺乏品牌意識，不能充分利用新媒體等問題。一些高校在檔案資源利用上僅滿足于舉辦展覽和入學教育，不能對檔案資源進行深度開發和再次整合，使得檔案文化的育人功能和宣教功能得不到發揮。

面對高校檔案館建設中的檔案文化傳承困境，需要加強檔案館的自身建設，要充分利用新媒體和新技術來傳承檔案文化、建設檔案文化。在高校檔案文化的建設上利用移動APP技術，不僅有利于檔案館的自身建設，也有利于檔案文化的傳承和創新。隨著移動互聯網的高速發展，高校檔案館APP能便捷、快速、個性化傳播檔案信息，用戶能隨時隨地獲得檔案信息服務。通過高校檔案館APP，既能迅速有效地利用學校館藏資源，也能開發檔案文化產品，還能創新服務方式，營造檔案文化環境。高校檔案館APP不僅能成為檔案文化傳播和傳承的新平臺、新載體，還可以進一步拓展高校檔案館的功能。[2]

二、加強高校檔案館APP建設的舉措

（一）加大對APP技術投入的力度

隨著信息技術的快速發展，高校檔案館在數字化建設上還不能做到與時代同步，還不能很好適應移動終端技術的發展趨勢。高校檔案館數字化建設的問題是多方面的原因造成的，首先是高校對檔案館的建設與發展不夠重視。高校在移動APP建設上面，往往比較重視教學、科研等與師生日常生活緊密相關的軟硬件建設，對于相對冷門的檔案館則關注較少。其次是檔案館在自身建設上不能做出特色和亮點，服務高校發展的工作做得不實。無論是檔案部門的領導還是員工，對于搞好檔案工作的動力不足，熱情不夠，存在等靠要思想。

針對高校檔案館APP建設的現狀，除了高校要加大資金和技術投入外，檔案人員自身還要解放思想，實干苦干。檔案人要有主人翁意識，要主動出擊。針對經費不足的問題，高校檔案館可以加強同第三方的技術合作。無論是校園網絡營運商還是硬件設備提供商都可以是合作對象，要充分利用他們的資金和技術優勢，避免自行開發APP的高成本和高風險。同時還要結合學校的實際，做到與學校的其他系統兼容，如教務系統、科研系統、學工系統、圖書館系統等，最終通過合作實現技術和信息的本校化、部門化。另外，檔案人還要有危機意識，要加大對新知識、新技術的學習，以適應時代的發展。無論是檔案查詢的定位技術還是手機掃描的二維碼技術都可以應用到檔案館APP服務中。通過GPS定位系統或者QR碼，可以快速查詢和利用檔案，這樣既方便了讀者，也把檔案人員從日常事務中解脫出來。

（二）提高個性化信息服務水平

隨著智能移動終端技術的發展，用戶對檔案服務的要求也越來越高，高校檔案館必須適應用戶多樣化、個性化需求的時代特點，大力發展APP個性化服務，提升檔案館的服務質量。眾所周知，移動APP的優勢在于離線使用，它能讓用戶隨時隨地訪問和獲取所需信息，能為用戶提供更多獲取信息的機會。高校檔案館的移動APP建設不能只是簡單的計算機網絡延伸，必須有更大量快捷的信息，更豐富多樣的服務項目和內容，更好的用戶體驗。

在移動APP建設上，高校檔案館必須對本校師生的使用習慣和獲取信息的行為進行深入的調研，從師生的習慣和需求出發，著重強調用戶體驗，力增提供更多的個性化服務。高校檔案館可以從不同群體的不同需求出發，針對性的制定信息定制服務，要針對學生、教師、管理者的不同信息需求來定制服務，做到有的放矢。另外，高校檔案館還可以利用學校特色資源，做好特色信息推送服務。在充分挖掘學校館藏資源的基礎上，做到聲光電的有機結合，讓學校師生不用到館查閱也能隨時查看這些珍貴的檔案。[3]此外，高校檔案館還可以在檔案信息的檢索上提供個性化服務。檔案館可以利用計算機技術儲存用戶的瀏覽記錄，記憶用戶的興趣偏好，從而對技術信息的反饋進行分析，實時調整APP的檢索方式。

（三）提高學校文化資源整合的力度

檔案文化在高校校園文化建設中的地位被弱化，其歷史價值沒有得到應有的重視，人文價值沒有開發出來，社會價值沒有真正得到體現。但是另一方面，高校的校園文化建設中又存在合力不足、重復建設、資源浪費等問題，需要加強部門的整合和資源的重組。高校檔案館的檔案文化要想得到傳承，育人功能要想得到發揮，就必須利用新媒體、新技術對高校的文化資源進行整合。[4]

在高校檔案館APP建設上，移動的檔案館不僅僅是一個檔案信息發布的平臺，而是一個能夠搭載不同資源的集成化技術平臺。在這個平臺上，既要實現檔案館、校史館與圖書館的三館融合，也要實現檔案資源與其他校園文化資源的深度整合。在學校的校園文化建設中要充分利用移動檔案平臺，整合宣傳、學工等其他部門的資源，實現微博、微信等社交媒體與APP的融合，實現各平臺的互動交流、信息共享，形成高校檔案館APP的平臺聚集效應。同時，高校檔案館APP需要加強自身的宣傳和開發，在關注中求生存，在合作中求發展。通過新生入學教育，網站公告，舉辦展覽等方式吸引師生關注，培養潛在用戶。高校檔案館要主動加強和其他部門的技術和資源合作，搞合作開發，形成品牌效應，讓APP在檔案文化傳承、校園文化資源整合中發揮出更大的作用。

（責任編輯：無盡藏）

[1] 陳琪.高校檔案管理模式轉變問題研究[J].價值工程,2011,(4).

[2] 馮兢.高校檔案館文化傳承功能解讀[J].蘭臺世界,2014,(1).

[3] 金元平.高校檔案文化的理論解讀和建設路徑探索[J].四川檔案,2013,(4).

[4] 鐘立揚.新媒體技術背景下高校檔案工作的創新路徑[J].浙江檔案,2010,(4).

The Application of APP in the University Archives

Zhao Yan

G275.9

A

1005-9652（2016）01-0100-03

趙 滟（1980—），男，湖北恩施人，重慶三峽學院人事處副研究館員，碩士。