高校檔案利用信息反饋工作探析

文／賈 正 李璞金

高校檔案利用信息反饋工作探析

文／賈 正 李璞金

目前研究“檔案利用信息反饋”的文章數量較少，研究高校檔案利用信息反饋工作的文章更是屈指可數。在分析、歸納1986～2015年相關研究論文的基礎上，結合自己從事高校檔案工作的實際感受與認知，總結出高校檔案利用信息反饋工作的現狀，并提出了改進措施，具體包括：檔案部門要加大宣傳力度；要建立檔案利用信息反饋制度；要拓寬信息收集渠道；合理、有效處理反饋信息。

高校檔案；利用信息；反饋工作

檔案職業的構成要素主要包括：主體要素、客體要素、中介要素以及職業技能等。主體要素是指以檔案為管理對象而形成的社會職業群體；客體要素指的是檔案，包括三個子系統：檔案實體管理、檔案信息開發和檔案工作反饋信息處理；中介要素是指由社會實踐產生的對檔案主、客體不斷產生需要和滿足需要，最終使檔案職業得以存在的環境；職業技能是主體認識客體時借助的手段、掌握的認識工具。檔案工作中的信息反饋作為客體要素三個子系統之一，其重要性不言而喻。控制原理將反饋定義為：把控制系統中輸出的全部或部分信息送回到該系統的信息輸入端，并對信息的再輸出發生影響的過程。檔案工作是包括形成收集、整理歸檔、保管統計和開發利用環節的完整過程。開發利用作為最后一個環節，是檔案工作完整過程中根本目的之所在。所以在檔案開發利用中實行反饋控制，其實質可以說是對整個檔案工作的總反饋和總控制，對提高檔案工作的質量、開發檔案信息資源、增加檔案部門知名度等都至關重要。

高校檔案記錄了學校招生、教學、科研、管理等活動的重要原生信息，是國家檔案信息資源的重要組成部分，對學生、學校、社會具有重要價值。本文在分析、總結1986～2015年30年間相關論文研究情況的基礎上，結合自己從事高校檔案工作的實際感受與認知，力求有的放矢地提出高校檔案利用中信息反饋工作存在的問題及改進措施。

一、資料統計結果與分析

以中國知網（CNKI）為檢索范圍，分別以檔案職業構成要素中“客體要素”的三個子系統，即“檔案實體管理”“檔案信息開發”和“檔案反饋”為主題進行檢索，得到的相關文章數分別為：2158篇、6828篇和115篇，其中涉及“高校檔案反饋”主題的僅有6篇文章。顯見，談檔案利用中信息反饋問題的文章數量很少，這反映出人們對此問題關注不夠，也反映出在此問題上仍有較大研究空間。

篩選得到的115篇論文，時間跨度為1986～2015。以每5年為一個時間段，表1是1986～2015年相關論文數量的年份分布情況（見表1）。

從表1可以看出，1986～2010年相關論文的數量整體呈上升趨勢，表明研究者們對這個問題的關注是呈上升趨勢的；2011～2015年研究熱度有所降低。

表1 1986～2015年高校檔案反饋類論文統計結果

在115篇文章中有77篇是泛談檔案利用中的反饋問題的，題目多為《檔案利用信息反饋工作的分析》[1]、《淺談如何做好檔案利用信息反饋工作》[2]、《要重視檔案利用信息反饋工作》[3]等等，其數量高達總數的67.0%。雖然檔案工作中反饋信息的處理有共通之處，有放之四海皆準的原則，但30年間大量泛談此問題文章的出現，容易造成研究內容的重復、陳舊，難以出新，影響文章產量。在研究初期的86～90年的14篇文章中，有12篇此類文章，占總數的85.7%，隨后每個五年此類文章所占比例分別依次為：81.3%、60.0%、76.2%、59.4%、52.9%，可見此類泛談文章的數量整體所占比例在下降，研究者們在努力挖掘新的、小的切入點來探討這個問題。剩余38篇文章中，有的限定單位的類型來談反饋問題，主要分成企業和學校兩類，比如《做好企業檔案利用效果信息反饋工作的幾點思考》[4]、《反饋機制在高校檔案工作中的應用與思考》[5]；有的限定檔案的種類來談，主要包括學生檔案、科技或技術檔案、城建檔案、銀行檔案、在線網絡檔案，比如《高校畢業生信息反饋檔案建設研究》[6]、《論科技檔案開發利用中的反饋控制》[7]、《技術檔案信息反饋》[8]、《加強城建檔案利用信息反饋工作》[9]、《淺談新時期銀行檔案信息的反饋控制》[10]、《檔案用戶網絡利用反饋信息的收集》[11]；有的則限定理論來談，比如《從科學發展觀談檔案利用反饋的認識》[12]。較之前面泛談類文章，這類文章針對性更強些。

二、高校檔案利用信息反饋的現狀

在前人研究基礎上，結合在高校檔案室工作的經驗，筆者認為目前高校檔案利用中的信息反饋主要存在以下問題：

（一）反饋意識薄弱。大部分師生利用完檔案后不能認真填寫檔案利用效果登記表，或者干脆不填。

（二）缺乏制度保障。檔案部門未將反饋信息的收集、處理納入工作程序及有關的制度中，存在分工不明、互相推諉的情況。

（三）收集方法不夠多元。一些高校檔案室反饋信息的收集僅靠一張簡單的“檔案利用（效果）情況登記表”，從檔案利用者留下的只言片語中獲取信息，與利用者沒有更多的互動。

（四）對反饋信息的處理不夠合理。主要表現在：館人員更多篩選出在檔案利用效益方面的信息，而忽視利用者所提的意見、建議等；把反饋信息經過分類、登記造冊等簡單工序處理后，作為檔案工作達標升級的材料束之高閣，對實際工作的指導意義不大。

三、加強高校檔案利用信息反饋工作的措施

（一）檔案部門要加大宣傳力度。可以對校內利用檔案的重點部門開展定向宣傳；可以通過校園廣播、校園網、校報、發放檔案知識問卷、舉辦檔案利用成果展等形式開展大規模宣傳。

（二）檔案部門要建立檔案利用信息反饋制度。

1. 確定專人負責。責任到人，并進行考核，以確保這項工作在館內能認真開展。由于高校檔案館一般包括人事檔案室、學生檔案室、科技檔案室等，不同檔案室的具體工作各有特點，因此給不同的檔案室分別安排人員，會使反饋信息的收集、整理更完整、科學。

2. 建立專門檔案。將收集到的反饋信息完整、真實地分類、編輯成冊并入庫。

3. 舉行定期匯報。檔案館可以在每個學期末或年末定期開展反饋信息的匯報、討論大會，形成反饋報告，在交流中促進今后工作的發展。

4. 監督執行再反饋。再反饋的強制執行能避免惰性，是信息反饋工作長久開展下去的活力之源。

（三）檔案部門要拓寬信息收集渠道。在反饋工作中，首先檔案部門的態度要由被動變為主動，積極采取各種方法收集更多、更全面的信息。

1. 設置封閉式用戶意見箱。它最大的特點是隨意性和自愿性，便于用戶投訴、建議。

2. 召開用戶會議。計財處、人事處、科技處、后勤處等眾多部門以及在校學生、教師是高校檔案固定的用戶，檔案館定期或不定期與部門的代表、學生及教師代表召開座談會，并配合電話、問卷等形式及時溝通，是收集反饋信息的有效手段。

3. 擺放利用情況登記表。它最大的特點是系統性和強制性。所收集的反饋信息在登記表所設的特點題目下和一定時間范圍內，具有較強的聯系性、可比性、參照性，便于分析、統計，找出規律，為日后常規查檔工作提供依據性材料。

4. 開拓網絡新渠道。網絡渠道使反饋的信息量最大化。今天的大學生們更愿意采取這種方式。檔案館可以給利用者發電子郵件，可以在網站發布政策法律，可以開設“網上留言”“網上咨詢”等欄，與利用者有更多互動。

（四）合理、有效處理反饋信息。

1. 完整、真實地保存反饋信息，將其制成專門檔案。在此基礎上，對所需的檔案利用效益方面的信息可以另外整理成冊，其中需要注意將有特色、有說服力、效益較大的檔案利用實例進行匯編，防止千篇一律一般化。

2. 加強反饋信息的再反饋。將反饋信息實例及時匯編重返學校其他部門、社會，將反饋信息的執行情況及時向利用者通報，形式可以包括：回復網上的投訴、在檔案館網站上發布執行情況的說明、在召開用戶會議時通報上次會議所提問題的解決情況等等。信息再反饋的有力執行，能防止檔案人員“只收集資料不改變現實”的做法，能進一步宣傳檔案的作用和價值，提高檔案部門的知名度，提高利用者的反饋積極性，形成良性循環。

高校檔案利用中的信息反饋是搞活高校檔案工作的重要手段。檔案館要改閉門單向搞檔案信息研究，為走向相關部門、社會相結合。反饋信息越多，反映出人們的社會檔案意識越強，檔案工作的透明度、知名度越高。處理好反饋信息，最終能使檔案工作受到人們的重視，檔案資料得到充分利用，檔案利用者得到優質服務。這是個雙贏的過程。

（責任編輯：仝建平）

[1] 鄭輝.檔案利用信息反饋工作的分析[J].中國管理信息化,2015,(6).

[2] 馮敏.淺談如何做好檔案利用信息反饋工作[J].黑龍江檔案,2007,(12).

[3] 梁成慧,么冬梅.要重視檔案利用信息反饋工作[J].蘭臺世界,2006,(8).

[4] 戴麗霞.做好企業檔案利用效果信息反饋工作的幾點思考[J].黑龍江檔案,2011,(10).

[5] 萬丹.反饋機制在高校檔案工作中的應用與思考[J].檔案天地,2014,(11).

[6] 陳霞.高校畢業生信息反饋檔案建設研究[J].檔案,2007,(2).

[7] 宮曉東.論科技檔案開發利用中的反饋控制[J].檔案學通訊,1992,(12).

[8] 夏和平.技術檔案信息反饋[J].檔案管理,2000,(4).

[9] 曹敏.加強城建檔案利用信息反饋工作[J].城建檔案,1996,(5).

[10] 王繼成.淺談新時期銀行檔案信息的反饋控制[J].四川檔案,1996,(8).

[11] 何苑璋.檔案用戶網絡利用反饋信息的收集[J].中國現代教育裝備,2009,(7).

[12] 劉書旺，周燕.從科學發展觀談檔案利用反饋的認識[J].蘭臺世界,2005,(5).

An Exploration of the Feedback Work on Information Use of College Archives

Jia Zheng Li Pu-jin

G271

A

1005-9652（2016）01-0070-03

賈 正（1985—），女，山西臨汾人，山西師范大學檔案館助理館員，碩士。

李璞金（1983—），男，山西臨汾人，山西師范大學數計學院講師，博士。