新時期高校檔案信息數字化建設面臨的問題及對策

文／陳淑香

新時期高校檔案信息數字化建設面臨的問題及對策

文／陳淑香

高校檔案信息數字化建設是適應高等教育國際化與信息化發展的重要舉措，是檔案工作可持續發展的必然要求，是實現檔案信息化建設的重要工作，其建設效果如何將直接影響到檔案信息化的發展，因此其重要性顯而易見。但是環視高校檔案信息數字化建設的現實場域，仍存在很多不足之處，這極大的影響了檔案網絡化和高校信息化的發展 。鑒于此，我國高校務必要借助高等教育國際化與信息化發展的契機，從各個層面大力開展檔案信息的數字化建設，以便建構適應新時期檔案發展與高等教育發展的檔案信息數字化的長久機制。

高校檔案；信息數字化； 對策

高校檔案信息數字化是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用高校檔案信息資源，提高檔案的有效管理，充分發掘、獲取高校檔案資源，向社會提供優質服務的一種技術手段。目前國內各高校的檔案信息數字化建設工作可謂百花齊放，各有差異。如何克服發展與使用信息數字化過程中出現的問題，規范信息數字化的建設工作，已成為新時期高校檔案管理者必須思考的問題。

一、檔案信息數字化建設的必要性及其意義

檔案信息資源作為高校信息資源的重要組成部分，其重要性日益顯現。檔案信息數字化處理是高校檔案信息化與網絡化建設的一項最重要工作，其建設與開發利用的情況直接影響到檔案工作的發展前景，因此檔案信息數字化的建設對檔案工作、高校的人才培養與信息化發展有很大的價值與作用。

（一）從高校層面講，檔案信息數字化建設是辦公自動化校園背景下的必然趨勢。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公背景下會產生大量的數字信息以及以光盤、磁盤等為依托的存儲載體，并形成各種動態的數字檔案信息。檔案管理若沿用傳統的管理模式顯然不能適應高校發展的要求。而檔案數字化可以將各地不同載體的檔案信息以數字化標準統一的形式保存， 實現檔案信息資源的飛速傳播與便捷利用共享，大大減輕手工勞作的工作強度。因此，檔案管理者必須主動把握高校信息化和檔案數字化發展的態勢，轉變傳統管理方式，順應時代發展的要求，將紙質載體以及電子信息及時以數字格式轉換存儲管理。

（二）從檔案信息處理層面講，檔案信息數字化建設工作有利于各類檔案信息資源的傳播和共享。隨著社會信息化程度的不斷深入，檔案信息資源受到了高度關注，利用需求日益增長，其價值也日益顯現。檔案信息數字化有利于快速檢索、多向傳遞，只要具備一定權限，只要有網絡覆蓋的地方利用者隨時就能查詢所需檔案信息。這可以大大節省人力、物力和時間。數字轉化為信息資源，不受時空限制便于使用，大大提高了檔案的使用效率，充分發揮了檔案作為信息資源的作用，極大地推動了檔案工作不斷擴大社會服務的覆蓋面、惠及面、共享面。

（三）從檔案管理層面講，檔案信息數字化是加強檔案現代化管理的必然結果。高校各類檔案每年都在遞增，多數檔案館（室）庫房告急，各種載體形式的檔案占據了大量的空間，依靠傳統的檔案管理方式是不能滿足利用者的需求了，檔案信息數字化便應運而生。檔案是唯一的孤本，如果損壞了將無法挽救，產生不可挽回的損失，檔案數字化可以通過電腦調取所需信息，避免了原件在反復利用過程中的人為破壞。檔案數字化可以海量存取，從經濟上節約了大檔案信息資源的管理成本與使用成本，節約了檔案保存的網絡空間和現實空間，減輕了檔案庫房的壓力和網絡空間檔案信息資源的儲存局勢。因此，檔案數字化是檔案管理適應教育改革發展，順應社會發展之舉，加快檔案數字化建設工作，使高校檔案管理工作更好的服務于社會。

二、新時期高校檔案信息數字化建設面臨的困境及其影響

高校檔案信息數字化建設至關重要，但放眼高校檔案信息資源數字化建設的現實過程，卻遇到諸多問題，高校檔案信息數字化建設在高校信息化建設十多年的歷程中成效甚微。究其原因，主要表現：

（一）從檔案工作主體來看，檔案管理隊伍的群體缺少創新復合型人才。信息化背景下，檔案數字化建設需要既精通檔案業務知識，又熟練掌握計算機技術的復合型人才。受地方高校現行人事制度的影響，目前高校檔案管理隊伍整體素質普遍偏低，年齡和學歷結構不合理，既懂現代化管理技術，又精通檔案業務的復合型人才奇缺。

（二）從管理層面上來看，檔案工作者對檔案信息數字化理解有些偏頗。目前，有些高校檔案管理者固守于傳統的檔案管理方式，思想觀念與社會脫節，認為信息化、數字化風險太大，只要做好日常基礎工作就行了，未能意識到檔案數字化工作的重要性。有些高校已實施了信息數字化工作，但數字化過程缺乏科學的規劃與論證，陷入了一種盲目跟風現象，數字化追求“快”、“多”以數字化了多少卷為目標，并沒有從自身館藏的實際需求出發，導致數字化過程中出現問題，使數字化建設投入大成效小。

（三）數字化過程缺乏標準和規范。目前，各高校檔案數字化建設仍然缺乏統一的標準和規范，不少高校紙質檔案數字化過程缺乏統籌安排，也沒有統一的技術標準，數字化質量不高，安全隱患嚴重。

（四）忽視電子文件的歸檔工作。在數字化時忽視對現實產生的電子文件數字轉換、歸檔，電子檔案著錄與數據格式也沒有統一標準，管理不規范，這些導致數字化過程中出現重復勞動現象。

三、高校檔案信息數字化建設的策略

（一）統一規范，建立健全建設制度。只有建立符合本身實際的制度規范，才能順利完成數字化的建設工作。檔案信息數字化建設是一項系統性工程，建設過程必須通過全面論證和精心策劃。檔案館在檔案數字化之前必須摸清館藏情況，才能制定科學的建設目標和方案，再分階段、分步驟的推進。總之可以概括為以下兩點：第一、統籌兼顧，制訂建設方案。檔案數字化前要制訂詳細全面、切合工作實際的建設實施方案。建設方案的制訂對規范數字化工作起到重要的指導作用，數字化過程必須嚴格按照建設方案的標準來實施，根據建設方案確定數字化順序，分層次、分批次地進行數字化。第二、優化館藏，循序漸進。檔案數字化前首先確定哪些檔案需要數字化, 哪些檔案暫時不進行數字化, 這是數字化前必須解決的問題。檔案數字化處理工作不能盲目追求“全”和“快”，要以利用者需求為導向對館藏檔案進行全面摸底，在有限的資金面前，選擇那些有長遠價值、利用率高或有特色的檔案為優先數字化對象，搶救、修復磨損的檔案，銷毀保管期限過期的檔案，通過對庫存檔案的篩選、修復、鑒定，減輕庫房壓力、優化館藏，也是數字化前的重點。分清數字化檔案的主次，使數字化工作有序進行，避免在資金力量有限的情況下盲目掃描而帶來不堪設想的后果。例如：據統計目前各高校利用率最高的是教學類的學籍檔案，在數字化時首先考慮對歷屆畢業生成績卡、學籍表、新生錄取名冊、畢業生登記表等進行優先數字化，在條件允許的情況下再考慮把價值高又具有特色的館藏檔案，分階段、分步驟的開展數字化工作。

（二）統一標準，規范管理。標準化與規范化是高校檔案信息數字化建設的重要工作。當前各高校數字化的實施缺乏統一標準的制度，檔案信息處理與各類檔案的管理標準沒有很好的統一規范，致使檔案管理的軟硬件支撐平臺作用難以發揮，制約了高校檔案信息資源的網絡共享與開發建設。國家高校必須盡快出臺檔案信息數字化建設的實施細則，規范檔案信息數字化的各項標準，避免檔案數字化過程中“各自為政”的現象。檔案信息數字化建設要采用統一認同的標準體系，確保全國各高校檔案信息數字化后能實現網絡的互通互享。另外，檔案信息數字化建設時還要認真考慮軟、硬件的配置標準、數據庫的標準格式和信息通訊的方式等，盡力去改變檔案信息數字化建設不規范的現象，防止因不規范導致返工而浪費人力、物力、財力。因此，各高校在運用檔案管理系統時，應選擇符合國內外標準規范的管理系統，在信息數字化建設時要共同遵守標準和規范，在資源共享時就可以少走彎路，只有符合標準的數字化規范的管理系統，才能實現數字化后的檔案信息資源共享。

（三）實行雙軌性歸檔，避免重復勞動。檔案信息數字化的建設與開發利用工作一是對原有的館藏紙質檔案通過掃描、加工和處理、轉換成數字的形式儲存，二是對目前產生的各類電子文件（載體）進行及時歸檔、整理與保存，努力建構完整而真實有用的電子文檔體系。目前有些高校檔案管理者誤認為信息數字化就是對紙質檔案進行掃描轉化為數字形式，忽略了對日常產生的電子文件（載體）進行及時轉換歸檔，正因為檔案管理者目光短淺，對數字化工作缺乏深度理解，導致數字化工作進度和收效甚微，經常出現重復掃描、重復勞作的現象，這樣勢必加大了數字化成本和勞動強度。因此，檔案信息數字化建設過程中對館藏紙質檔案進行數字化的同時，務必高度注重各類檔案的電子文件、載體的及時歸檔工作，避免日后重復工作，投入更多的人力、物力。因此，檔案管理部門在推進數字過程中，數字化轉換與電子文件的歸檔要同步進行，在檔案歸檔時實行雙套制歸檔方法，避免陷入無休無止、數量越來越驚人的掃描漩渦之中。

（四）實事求是，講求效率。目前各高校館藏檔案種類多，無論是案卷級、目錄級、文件級檔案信息的數字化，還是檔案全文信息的數字化建設客觀上都必須遵循實事求是，講求效率的原則。數字化工作在保證質量的前提下追求最高效率，爭取以最少的投入，取得最大的收益。當前高校數字化過程出現兩個極端， 一方面是學校對檔案數字工作投入不足, 部分檔案部門現代化建設舉步維艱,開展檔案數字化工作心有余而力不足。另一方面是學校投入了大量檔案專項數字化資金，而檔案部門卻在沒有做好規劃的情況下進行大舉掃描,導致數字化工作投入大，成效小。因此，數字化前必須做好準備工作，規范各項標準，數字化建設工作才能得以順利開展。數字化后的檔案信息資源才能更方便廣大師生和社會利用，發揮檔案作為重要信息資源的作用。

（五）積極引進和培養檔案數字化人才。檔案數字化建設工作是一項高技術性工作，數字化建設需要有一定計算機技能的團隊才能完成。因此，高校檔案部門在人員配備方面必須用請進來和走出去的方法，考慮引進新型的既有專業知識又懂計算機技能的復合型人才，另外對在職的管理人員要加強檔案專業理論知識的學習和利用計算機進行數字化處理能力的培訓，采取有效措施，打造一支專業化、技術化的高素質檔案數字化建設人才隊伍，使整個隊伍能夠適應新時期、新形勢下檔案工作的發展要求。

（責任編輯：李淑芳）

Problems and Countermeasures in Constructing College Digital Archives in the New Era

Chen Shu-xiang

G275

A

1005-9652（2016）01-0128-03

陳淑香（1978—），女，廣東汕頭人，廣州大學檔案館館員。