企業(yè)檔案館怎樣做到門類齊全結(jié)構(gòu)合理

文/張琳

企業(yè)檔案館怎樣做到門類齊全結(jié)構(gòu)合理

文/張琳

企業(yè)檔案館的檔案資料門類齊全，結(jié)構(gòu)合理是今后一項勢在必行的任務，門類越齊全，結(jié)構(gòu)越合理，館藏內(nèi)容越豐富，檔案館的地位越鞏固，越能發(fā)揮檔案資料作用，以便更好地為企業(yè)發(fā)展服務

一個企業(yè)檔案館能否達到門類齊全結(jié)構(gòu)較為合理，它關(guān)系到能否反映一個企業(yè)的歷史真實面貌，關(guān)系到企業(yè)今后健康持續(xù)發(fā)展，關(guān)系到檔案工作的地位和作用，同時也在一定程度上反應映一個企業(yè)檔案館的水平。隨著企業(yè)的發(fā)展，館藏檔案適應新形勢發(fā)展的需要，成為亟待觧決的一個問題。

一、提高認識，是做到門類齊全結(jié)構(gòu)合理的前提

對一個企業(yè)來說，所形成的檔案材料也是多種多樣的。有文書檔案、科技檔案、各種專業(yè)性檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、磁帶光盤檔案、電子檔案等。這些檔案，都從不同角度，不同方面記載和反映了一個企業(yè)的真實情況和歷史發(fā)展軌跡。因此，要把企業(yè)檔案館建成門類齊全結(jié)構(gòu)合理，使一個企業(yè)所形成的不同種類，不同載體的檔案，集中統(tǒng)一保管，便于管理，充分發(fā)揮檔案的作用。

二、擴大接收范圍，是做到門類齊全結(jié)構(gòu)合理的關(guān)鍵

企業(yè)檔案館不僅要接收本企業(yè)的檔案資料，還要接收與本企業(yè)有關(guān)聯(lián)和檔案資料；不僅保存建國以后的檔案資料，還要保存建國以前的各種歷史檔案資料；不僅要接收專業(yè)檔案，還要接收文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案和其他不同載體、不同門類的檔案資料。逐步把企業(yè)檔案館建成一個門類齊全結(jié)構(gòu)合理的檔案館。這對集中統(tǒng)一管理企業(yè)各種檔案，維護檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的利用都是必要的。

三、達到門類齊全結(jié)構(gòu)合理，必須實行兩條腿走路的方法

門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，關(guān)鍵是擴大檔案資料的收集范圍，豐富館藏內(nèi)容是完善結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，怎樣才能完成豐富館藏內(nèi)容呢？首先堅持傳統(tǒng)的接收、收集方法。其次，必須結(jié)合具體情況，深入基層，調(diào)查研究摸清家底，做到心中有數(shù)，有的放矢。其具體可通過以下途徑來實現(xiàn)。

1、大力宣傳檔案工作的重要性，使人們懂得檔案是一種重要的信息資源，了解檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益，擴大社會影響。主動與有關(guān)部門配合，可召開有接收單位負責人和檔案人員會議，講明重要意義，明確任務，提出要求，達到目標一致，上下配合，互相支持。

2、對企業(yè)所屬基層檔案室所保存的檔案資料，通過制定有關(guān)制度由基層檔案室按規(guī)定向檔案館移交。

3、對比較重要的檔案資料，不便一般方法收集的，可通過領(lǐng)導或檔案館直接收集。

4、凡有重大活動和重要情況予計要產(chǎn)生的檔案資料，檔案人員要積極主動和有關(guān)單位聯(lián)系，到現(xiàn)場拍照和索要文字材料。

5、到社會中去，到民間去征集。除積極主動地向有關(guān)部門、單位或個人征集外，還與當?shù)攸h史資料征集部門相結(jié)合，做好歷史檔案的收集工作。

6、要積極開展館際間的橫向聯(lián)系，互通情報，凡了解到散存在外館本企業(yè)歷史資料，要做好復制工作。

四、達到門類齊全結(jié)構(gòu)合理，必須抓好基層檔案室的工作

企業(yè)檔案館的檔案資料大部分來源于基層檔案室。抓好基層檔案室工作是使檔案館檔案齊全完整的重要保證。因此，必須加強對基層檔案室的業(yè)務指導。具體可采取以下措施：一是加強培訓，提高檔案工作人員素質(zhì)。目前，基層檔案室干部變動頻繁，業(yè)務不熟，不定期地舉辦業(yè)務培訓班尤為必要。二是建立健全各種制度如：收發(fā)文制度，文書處理制度、保密制度、查找借閱制度等。實現(xiàn)基層檔案室制度化是提高案件質(zhì)量保證檔案齊全完整的條件。三是抓典型，以點帶面，幾年來的工作實踐證明這是一條行之有效的辦法。四是深入基層，巡回指導。這樣可以及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，面對面地進行業(yè)務指導，以便檔案工作的順利進行。五是開展檢查評比，檢查評比是總結(jié)經(jīng)驗，互相學習，取長補短，表彰先進，促進工作的好辦法，

（作者單位：陜西延長石油集團油田公司檔案館）