企業檔案館怎樣做到門類齊全結構合理

文/張琳

企業檔案館怎樣做到門類齊全結構合理

文/張琳

企業檔案館的檔案資料門類齊全，結構合理是今后一項勢在必行的任務，門類越齊全，結構越合理，館藏內容越豐富，檔案館的地位越鞏固，越能發揮檔案資料作用，以便更好地為企業發展服務

一個企業檔案館能否達到門類齊全結構較為合理，它關系到能否反映一個企業的歷史真實面貌，關系到企業今后健康持續發展，關系到檔案工作的地位和作用，同時也在一定程度上反應映一個企業檔案館的水平。隨著企業的發展，館藏檔案適應新形勢發展的需要，成為亟待觧決的一個問題。

一、提高認識，是做到門類齊全結構合理的前提

對一個企業來說，所形成的檔案材料也是多種多樣的。有文書檔案、科技檔案、各種專業性檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、磁帶光盤檔案、電子檔案等。這些檔案，都從不同角度，不同方面記載和反映了一個企業的真實情況和歷史發展軌跡。因此，要把企業檔案館建成門類齊全結構合理，使一個企業所形成的不同種類，不同載體的檔案，集中統一保管，便于管理，充分發揮檔案的作用。

二、擴大接收范圍，是做到門類齊全結構合理的關鍵

企業檔案館不僅要接收本企業的檔案資料，還要接收與本企業有關聯和檔案資料；不僅保存建國以后的檔案資料，還要保存建國以前的各種歷史檔案資料；不僅要接收專業檔案，還要接收文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案和其他不同載體、不同門類的檔案資料。逐步把企業檔案館建成一個門類齊全結構合理的檔案館。這對集中統一管理企業各種檔案，維護檔案的完整與安全，便于企業各項工作的利用都是必要的。

三、達到門類齊全結構合理，必須實行兩條腿走路的方法

門類齊全、結構合理，關鍵是擴大檔案資料的收集范圍，豐富館藏內容是完善結構的基礎，怎樣才能完成豐富館藏內容呢？首先堅持傳統的接收、收集方法。其次，必須結合具體情況，深入基層，調查研究摸清家底，做到心中有數，有的放矢。其具體可通過以下途徑來實現。

1、大力宣傳檔案工作的重要性，使人們懂得檔案是一種重要的信息資源，了解檔案工作的社會效益和經濟效益，擴大社會影響。主動與有關部門配合，可召開有接收單位負責人和檔案人員會議，講明重要意義，明確任務，提出要求，達到目標一致，上下配合，互相支持。

2、對企業所屬基層檔案室所保存的檔案資料，通過制定有關制度由基層檔案室按規定向檔案館移交。

3、對比較重要的檔案資料，不便一般方法收集的，可通過領導或檔案館直接收集。

4、凡有重大活動和重要情況予計要產生的檔案資料，檔案人員要積極主動和有關單位聯系，到現場拍照和索要文字材料。

5、到社會中去，到民間去征集。除積極主動地向有關部門、單位或個人征集外，還與當地黨史資料征集部門相結合，做好歷史檔案的收集工作。

6、要積極開展館際間的橫向聯系，互通情報，凡了解到散存在外館本企業歷史資料，要做好復制工作。

四、達到門類齊全結構合理，必須抓好基層檔案室的工作

企業檔案館的檔案資料大部分來源于基層檔案室。抓好基層檔案室工作是使檔案館檔案齊全完整的重要保證。因此，必須加強對基層檔案室的業務指導。具體可采取以下措施：一是加強培訓，提高檔案工作人員素質。目前，基層檔案室干部變動頻繁，業務不熟，不定期地舉辦業務培訓班尤為必要。二是建立健全各種制度如：收發文制度，文書處理制度、保密制度、查找借閱制度等。實現基層檔案室制度化是提高案件質量保證檔案齊全完整的條件。三是抓典型，以點帶面，幾年來的工作實踐證明這是一條行之有效的辦法。四是深入基層，巡回指導。這樣可以及時發現問題，解決問題，面對面地進行業務指導，以便檔案工作的順利進行。五是開展檢查評比，檢查評比是總結經驗，互相學習，取長補短，表彰先進，促進工作的好辦法，

（作者單位：陜西延長石油集團油田公司檔案館）