檔案管理在宣傳活動中的作用探析

文/徐　幸

檔案管理在宣傳活動中的作用探析

文/徐幸

檔案管理看似是宣傳活動中一項常規性的工作，但卻對于宣傳工作的順利開展具有多方面的價值，深入了解這一點是相關人員提高檔案管理質量的關鍵所在

基層宣教單位既要擬定衛生計生宣傳、公眾健康教育、健康促進的規劃和政策，而且還需要開展內容豐富、形式多樣、規模不一的衛生計生宣傳活動，檔案管理作為其中的一項重要內容，具有多方面的價值。

一、為宣傳工作年終總結提供清晰的素材

開展各種形式的衛生計生宣傳活動是計生委宣教中心的一項基本任務，在年終總結期間需要詳細闡述本年度宣傳工作開展情況，包括宣傳主題、宣傳方式、開展時間與開展效果等等。這需要該單位提供詳實的宣傳資料作為支撐。而在日常工作中，積極做好檔案管理工作，詳細記載各項宣傳工作的開展原因、開展目標、開展時間、開展方式、開展過程以及最終的開展效果情況，能夠為本單位年終總結提供清晰而豐富的資料，由此充實總結內容，提高總結質量，充分彰顯本單位的年度宣傳工作成果。

二、保證年度宣傳工作常態化和規范化進行

從整體上來說，我們所開展的諸多宣傳工作具有鮮明的規律性特征，很多宣傳工作每年都需要進行。而做好檔案管理工作，一方面可以為該單位在什么樣的時間、什么樣的地點開展什么樣內容的宣傳活動提供有效的依據，使其能夠常態化地開展各項宣傳工作，避免出現宣傳活動不持續、隨意性大所帶來的宣傳質量差與效率低之類的問題；另一方面也可以為各項宣傳工作的開展時間、開展方式、開展過程提供有效的指導，提高宣傳計劃的質量和效率，保證宣傳工作能夠規范而高效的進行，避免出現每次宣傳工作都是從頭開始，經驗不足，問題重重等等。

三、激發宣傳人員的工作積極性與主動性

結合自己的工作經驗，實施嚴格的檔案管理活動無疑還在一定程度上發揮著工作監督與激勵的作用。首先，實施嚴格的檔案管理活動需要宣傳人員提供詳細的工作資料，包括宣傳計劃、宣傳過程影像資料、宣傳工作總結等等，從而督促相關人員認真履行自己的工作職責，細致地相關的工作任務，提供規范的工作材料等等。這能夠在潛移默化之中提高宣傳工作質量和效率。其次，實施嚴格的檔案管理活動則可以詳細記載各個宣傳人員在具體工作中的職責、任務及其最終的工作質量情況，為其將來工作審查、工作考評和崗位升遷情況提供有效的依據。這由此也在潛移默化之中使相關人員產生了一定的工作壓力，激發其責任意識，促使其積極主動地履行自己的工作職責，努力提高工作質量和效率。

四、為制定和實施宣傳政策提供有效依據

我們還承擔著擬定衛生計生宣傳、公眾健康教育、健康促進的規劃和政策方面的工作任務，然而各項政策的制定和實施并非是“閉門造車”、“拍腦門”決定的，而是建立在深入調查和研究實際環境、實際問題的基礎之上所完成的，需要大量的第一手資料作為支撐。而做好檔案管理工作則可以為制定和實施各項宣傳政策提供有效的依據，使相關人員能夠更準確地把握政策制定環境及其所面臨的實際問題，從而設定合理的政策目標、選擇合理的政策執行方式、建構科學的政策實施計劃、實施準確的政策效果評估活動等等。

五、塑造良好的單位形象

做好檔案管理工作的直接意義是為年度工作總結提供清晰的素材，保證年度宣傳工作常態化和規范化進行，激發宣傳人員的工作積極性與主動性以及為制定和實施宣傳政策提供有效依據等等，然而從更深層次的角度來說，也能夠通過此項工作一方面準確地反映單位宣傳工作發展歷程，展現單位在宣傳方面的工作經歷、工作特征與工作成果等等；另一方面也充分展現了該單位嚴格、規范、有序的工作方式。這在潛移默化之中能夠塑造高質、高效的單位形象，提高相關人員對于該單位的重視與尊敬程度，對于該單位更好地開展各項工作提供了有效保障。

檔案管理對于宣傳活動的開展甚至對于單位的發展具有多方面的意義，我們不能僅僅將其視為是一項常規性的工作，而應該秉持認真、嚴格、規范的態度來對待此項工作，提高檔案管理質量，由此發揮其應有的價值。

（作者單位：四川省衛生和計劃生育宣教中心）