綜合檔案館館藏檔案的應(yīng)對策略

文/馬 競

綜合檔案館館藏檔案的應(yīng)對策略

文/馬 競

檔案是歷史的原始記錄，是蘊藏龐大信息的載體，本應(yīng)得到廣泛而有效的利用，而我國各大綜合檔案館的館藏檔案利用率極低大量極具利用價值的檔案被鎖在“深閨”未得到有效利用。究其原因，與公眾認(rèn)知、服務(wù)意識、開放力度、查檔效率等不無關(guān)系。因此，必須多項措施并舉，積極推進檔案開發(fā)利用工作，提高檔案利用率，服務(wù)公眾，服務(wù)國家與社會發(fā)展。

綜合檔案館；檔案；利用現(xiàn)狀；應(yīng)對策略

檔案內(nèi)含豐富的信息，不同的剖析角度能產(chǎn)生不同的利用價值，滿足不同的利用需求。然而，這個極具價值的信息寶庫在我國并沒有得到充分的重視與有效的利用，大量館藏檔案被藏之篋笥，塵封待查，不為外界所知，不能發(fā)揮其固有效用，不能滿足社會各界需求。我國綜合檔案館（以下簡稱檔案館）要改變館藏利用率低且逐年下降的趨勢，檔案部門必須以館藏資源為依托，改變管理模式、提高服務(wù)意識、拓寬服務(wù)渠道，通過對檔案資源的合理開發(fā)利用，通過強化與公眾的有效互動來實現(xiàn)檔案價值的最大化。

一、加強宣傳工作，提高公眾檔案意識

公眾利用檔案必須先了解檔案，有了認(rèn)識，具備了一定的檔案素養(yǎng)，方能關(guān)注檔案，利用檔案。而實現(xiàn)這一目標(biāo)的最好方法與途徑便是強化檔案、檔案工作的宣傳。

宣傳應(yīng)秉持開放與參與的態(tài)度，貼近生活、貼近公眾、貼近實際。要敞開大門，讓公眾參與進來。通過開展志愿者服務(wù)、開放交流日等活動吸引公眾走進檔案館，通過現(xiàn)場觀摩、體驗讓公眾零距離接觸檔案，親身體驗檔案工作，感受檔案文化氛圍；要以特色館藏為依托，在舉辦展覽、研討會、座談會、出版刊物、匯編資料、制作電視節(jié)目、發(fā)行音像制品、開發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品等工作的基礎(chǔ)上，加大與廣播、電視、報業(yè)等傳統(tǒng)媒體及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字產(chǎn)品等新興媒體的合作，借助傳統(tǒng)媒體及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)站、博客、微博、APP等具有超強傳播、滲透力的新型宣傳平臺，加大宣傳力度，拓展、創(chuàng)新宣傳模式，實現(xiàn)廣覆蓋為目標(biāo)的多渠道、全方位、立體式宣傳。

宣傳要有的放矢，要緊扣公眾需求、社會熱點、關(guān)注點，通過公眾喜聞樂見、寓教于樂的方式將檔案、檔案工作的政策、法規(guī)、知識、動態(tài)、經(jīng)驗、成果等信息及時提供給公眾，激發(fā)其興趣和需求，讓他們參與到檔案工作與建設(shè)中，讓每一個參與者都成為檔案工作的宣傳者，檔案事業(yè)的促進者，既拉近了檔案與社會公眾的距離，增強了社會的檔案意識，也提高了社會對檔案工作的認(rèn)知度與美譽度。

二、立足社會需求，提高服務(wù)質(zhì)量與內(nèi)涵

檔案館作為文化事業(yè)機構(gòu)，應(yīng)竭力向公眾提供方便、快捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，幫助公眾獲取全面、詳實的檔案資料。因此，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變以往“官本位”的思想，樹立起以民為本的服務(wù)理念，盡快適應(yīng)由此帶來的信息資源服務(wù)對象和用戶使用特點的變化，充實服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，最大限度服務(wù)社會公眾。這不但要求檔案部門要在館舍設(shè)計及功能建設(shè)上營造休閑、便利的利用環(huán)境，更要在如何服務(wù)上有所作為，積極探索。

如何服務(wù)？首先應(yīng)確立“公眾需要什么，我們就做什么”的思想。從需求出發(fā)，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。以主動的靠前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、全程服務(wù)，提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率。通過調(diào)研隨時掌握檔案需求的新變化與新要求；通過對社會需求的預(yù)測與趨勢分析，增強檔案信息供給工作的預(yù)見性。通過建立專題數(shù)據(jù)庫，為公眾定制特色產(chǎn)品，提供特色館藏信息，提高利用工作質(zhì)量。通過簡化利用手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)流程，開發(fā)整合資源，拓展服務(wù)渠道，最大限度滿足利用者需求。尤其是建立在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)檔案服務(wù)功能的拓展，以多樣的檔案咨詢服務(wù)，教育培訓(xùn)服務(wù)，借助高質(zhì)量的檢索工具，使公眾實現(xiàn)檔案信息的在線查詢。要以多樣化、個性化、常態(tài)化的服務(wù)拉近與公眾的距離，滿足公眾的好奇心和求知欲。

三、加大收集力度，豐富優(yōu)化館藏

我國各級檔案館普遍存在著館藏結(jié)構(gòu)單一、地方特色不濃、優(yōu)質(zhì)館藏不足等問題，嚴(yán)重阻礙了檔案館文化服務(wù)功能的實現(xiàn)。其館藏常以同級政府機構(gòu)產(chǎn)生的文件為主，公務(wù)檔案多而私人檔案、口述檔案少，文書檔案多而科技、財務(wù)及其他專門檔案少，紙質(zhì)檔案多而照片、錄音、錄像等其他載體的檔案少。［1］

檔案的開發(fā)利用是以檔案館的館藏為基礎(chǔ)和條件，以館藏內(nèi)容與利用者需求的相對一致來實現(xiàn)利用價值的最大化。因此，各級檔案館應(yīng)加大征集力度，科學(xué)合理的確定館藏收集范圍、比例，除常規(guī)接收各立檔單位移交的檔案，有計劃的收集具有憑證價值、歷史價值的檔案外，還應(yīng)注重地方特色，社會歷史面貌的全面反映。將涉及社會生活、民俗文化等與公眾息息相關(guān)、喜聞樂見的民生檔案，以不同載體的形式及時收集進館，從內(nèi)容上拉近檔案與公眾的距離，以結(jié)構(gòu)貼近公眾的多樣化館藏實現(xiàn)向平民化轉(zhuǎn)變。此外，收集范圍還應(yīng)考慮到館藏構(gòu)成的多樣性，將具有重要價值的出版物、實物、口述歷史、再生信息等也列入收藏范圍。有條件的檔案館還應(yīng)突破地理區(qū)域的界限實現(xiàn)跨區(qū)域收集，甚至可將收集的范圍延生至境外，以因應(yīng)全球化、大數(shù)據(jù)時代公眾對海量信息的需求。當(dāng)然，豐富館藏并不意味著無限擴大，要做好入館鑒定，要注重精品檔案的收集，在保證質(zhì)量的前提下，定期將符合進館范圍的優(yōu)質(zhì)檔案悉數(shù)收集。

四、完善法律法規(guī)，依法履行開放職責(zé)

做好檔案開放工作應(yīng)首先完善現(xiàn)有的法律法規(guī)體系，建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范行為，為檔案開放工作掃清障礙。如：《檔案法》利用條款中應(yīng)放寬開放限制，除涉密及個人隱私的檔案加以限制外，其他檔案均應(yīng)開放，限制開放的檔案應(yīng)明確開放時間及內(nèi)容范圍；刪除針對外國組織及個人利用已開放檔案的限制；公布條款中，應(yīng)賦予檔案利用者對已開放檔案的首次公布權(quán)；涉密檔案，國家應(yīng)規(guī)范涉密檔案的內(nèi)容范圍與密級劃分，從源頭避免文件密級的濫用與過當(dāng)使用，確已涉密的檔案按涉密程度細(xì)化解密開放期限表，以便于檔案的入館鑒定與開放解密，文件中只有少部分內(nèi)容不宜公開的，可利用數(shù)字化成果與信息技術(shù)，將不宜開放的部分刷黑或隱藏處理后再行開放。至于檔案的鑒定劃控，筆者認(rèn)為該工作涉及面廣，涉及行業(yè)、學(xué)科繁雜，僅憑檔案館自身之力實難精準(zhǔn)完成。而行文機關(guān)，因能較好的掌握保密關(guān)鍵，對檔案是否開放能有較準(zhǔn)確的判斷，應(yīng)承擔(dān)起開放劃控工作，檔案館則轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)協(xié)助、審查與監(jiān)督。此外，在法律條款中還應(yīng)強化監(jiān)督機制，加大依法監(jiān)督力度，對檔案館的不作為、失職行為制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。依法推動檔案開放工作持續(xù)穩(wěn)步的開展。

五、借助信息化手段，加強數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化的檔案館，能確保傳統(tǒng)載體檔案的安全、提高檔案工作效率、實現(xiàn)檔案館各項業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化與自動化的科學(xué)管理、為公眾提供更為便捷的服務(wù)。因此，在2013年全國數(shù)字檔案館建設(shè)推進會上，國家檔案局明確提出，要用15年的時間，建立數(shù)字檔案館體系。這項工作的完成有賴于以下兩項工作的實現(xiàn)。

一是館藏檔案信息化。建立數(shù)字檔案館的首要任務(wù)是按照標(biāo)準(zhǔn)化的信息結(jié)構(gòu)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，加快推進館藏的紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，織成有序結(jié)構(gòu)的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。檔案館要在做好原生電子文件的移交、接收、歸檔工作的基礎(chǔ)上，從需求、利用率出發(fā)，根據(jù)各自實際情況，統(tǒng)籌安排，制訂切實可行的館藏檔案數(shù)字化方案，本著積極、穩(wěn)妥、實事求是的原則，量力而行，循序漸進，分布實施。

二是軟件系統(tǒng)的開發(fā)利用。符合功能要求是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，其軟件系統(tǒng)必須具備檔案工作的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用、統(tǒng)計等功能，但它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。在軟件建設(shè)上，國家應(yīng)加強頂層設(shè)計，合理規(guī)劃軟件體系，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程，為共享數(shù)據(jù)平臺的的建立打好基礎(chǔ)。檔案館應(yīng)以此為基礎(chǔ)結(jié)合《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，加強總體方案的設(shè)計、論證，開發(fā)、使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的，架構(gòu)合理、功能齊全、擴展靈活、簡單易用的軟件產(chǎn)品，避免大規(guī)模重復(fù)建設(shè)，避免盲目上馬造成不必要的損失。逐步建立起適應(yīng)信息化社會發(fā)展，符合信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，生成空間虛擬化，信息利用社會化，管理、服務(wù)自動化要求的智能化、數(shù)字化、科學(xué)化的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。

六、借助檔案網(wǎng)站平臺，實現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程在線利用

全國省、市級檔案局（館）建成的400多家檔案網(wǎng)站中，87.31%分布在東部，12.69%分布在西部，［2］大部分經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案網(wǎng)站尚未建立。即便是建有網(wǎng)站的檔案館，相互之間也良莠不齊，存在內(nèi)容、技術(shù)、管理、服務(wù)等方面的較大差異。多數(shù)只是介紹館藏信息、服務(wù)項目、服務(wù)方式、業(yè)內(nèi)動態(tài)、機構(gòu)設(shè)置、法律法規(guī)等，缺乏對檔案資源的在線利用，深層次組織與開發(fā)、在線展覽及深度服務(wù)等也尚未得到足夠的重視。

檔案網(wǎng)站應(yīng)建立在以公眾需求為中心的檔案資源有效利用的基礎(chǔ)上。應(yīng)盡可能的將所有已開放檔案的目錄信息與全文信息納入在線數(shù)據(jù)庫，以在線數(shù)據(jù)庫、科學(xué)高效的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、檢索幫助服務(wù)為依托，提供各種類型的數(shù)字檔案資源的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時利用；應(yīng)將館藏資源進行合理組織、有效開發(fā)，向公眾提供二次、三次，乃至更多的再加工信息。應(yīng)加強館際之間的信息交流，實現(xiàn)檔案網(wǎng)站之間的鏈接與共享，互通有無、互查數(shù)據(jù)、互出證明，實現(xiàn)跨館利用。國家檔案行政管理部門應(yīng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)搭建全國開放檔案信息資源利用平臺，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的網(wǎng)上集成查詢檢索和利用，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化與社會共享。此外，檔案網(wǎng)站還應(yīng)在強化與用戶互動上下功夫，如通過電話、留言板、QQ、論壇等諸多與公眾的溝通、交流形式來滿足用戶咨詢、答疑、反饋的需要，藉此提高在線服務(wù)能力，促進公眾對檔案館網(wǎng)站的利用。

總之，我國檔案事業(yè)的發(fā)展受傳統(tǒng)思想、政治體制、法律法規(guī)等諸多因素制約，政府、檔案部門應(yīng)以信息化、網(wǎng)絡(luò)化為契機，適時轉(zhuǎn)變觀念，加強法制建設(shè)，以更自信、開放、透明的態(tài)度，促進檔案的有效利用，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

（責(zé)任編輯：楊秋梅）

［1］ 張曉霞.中美檔案館比較—以檔案館的公共性為切入點［J］.檔案與建設(shè)，2011，（4）.

［2］ 陳曉暉，趙屹.我國檔案網(wǎng)站建設(shè)情況綜述［J］.檔案學(xué)研究，2013，（4）.

The Utilization Status and Countermeasures of Collections in the Comprehensive Archives

Ma Jing

G275

A

1005-9652（2016）02-0053-03

馬 競（1975—），男，江蘇揚州人，揚州市蘇北人民醫(yī)院保衛(wèi)處館員。