智慧檔案館頂層設計概念、原則和內容探析

文/莫家莉 史仕新 許 楊

智慧檔案館頂層設計概念、原則和內容探析

文/莫家莉 史仕新 許 楊

智慧檔案館的頂層設計對其建設、運行和可持續發展具有全局性、系統性、根本性和長效性的影響與作用。基于頂層設計的定義及其發展脈絡，本文在界定智慧檔案館頂層設計內涵和特點的基礎上，提出其設計應遵循以人為本、創新引領、系統協同、開放共享、綠色發展原則，進而從戰略和全局的角度提出由文化價值系統、資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統集成的智慧檔案館頂層設計總體架構，并對各子系統進行解構分析。

智慧檔案館；頂層設計；概念

智慧檔案館是未來檔案館發展的必然趨勢，然其研究尚處于理念借鑒和實踐探索的初級階段。就理論研究而言，智慧檔案館研究面臨基礎理論薄弱、片面強調技術應用、缺少系統理論體系支撐等問題。就實踐而言，智慧檔案館建設缺乏國家層面的統一規劃、整體設計、戰略部署與方法指導，面臨分散建設、重復建設和信息孤島的問題。本文擬以概念界定為切入點，以設計原則闡釋為基礎，以分析構建子系統為主要內容，展開對智慧檔案館頂層設計的探索。

一、智慧檔案館頂層設計的概念及特點

（一）頂層設計的定義及其發脈絡

“頂層設計”（Top-down Design）意指自高端開始的總體構想，是源于系統工程學的設計理念。國內頂層設計的提出，始見于“國家十二五規劃綱要”，隨后其從改革事業拓展到網絡安全、“互聯網+”、“工業4.0”等領域。國內頂層設計的代表性理解有“藍圖”說［1］、戰略管理說［2］、科學決策說［3］，雖具體解釋有所差異，但都認同其是一種系統的統籌規劃和高端架構。

（二）智慧檔案館頂層設計內涵及特點

智慧檔案館頂層設計就是以智慧檔案館建設與發展的核心目標為統領，以需求分析為基礎，從全局和戰略的視角出發，運用系統集成的方法，統籌考慮和協調智慧檔案館的各層次和各要素，對智慧檔案館的基本架構及其內部要素有效組合運行的動力機制、建設機制和發展機制進行總體的、全面的集成規劃和設計。其主要內涵包括：頂層決定性，頂層設計是自上而下開展的設計方法，“頂層”決定“底層”，即智慧檔案館頂層設計首先要完成最高層次的結構和框架設計，才能逐層細化完成更細致的設計，而設計的對象具有層次性，可以是一個國家、城市、區縣或部門的智慧檔案館（室）的總體設計。整體系統性，強調對智慧檔案館各要素進行全方位、多角度、立體式的考慮，實現整體性架構設計。統籌協調性，強調系統內部要素圍繞設計目標和核心理念形成的關聯與匹配，以及全局性的約束性要求。

智慧檔案館頂層設計的特點：一是戰略全局性。強調從戰略和全局視野出發，實現對其的總體設計、戰略性構想和宏觀性規劃。二是整體關聯性。強調圍繞其發展戰略和目標進行整體設計、系統推進，發揮整體效應。三是實踐可操作性。強調規劃設計與實現功效的銜接，是理想與現實的技術化、精確化構建，具有應用性和可操作性。四是動態發展性。頂層設計具有相對的穩定性和確定性，但隨內外部因素的影響，需保持設計的動態開發和維護。

二、智慧檔案館頂層設計的原則

（一）以人為本

以人為本是智慧檔案館建設的本質要求。智慧檔案館的建設以智能化系統的構建，提供及時、互動、高效、便捷的服務，滿足公眾多樣化需求為根本目的。可以說，任何脫離人的需求的純技術屬性的檔案館最終都不能體現“智慧檔案館”的價值和意義。智慧檔案館的“智慧”本質決定其是“智”（側重智能化）與“慧”（側重人文化）的結合，即其智慧程度不僅取決于技術手段的先進性，更取決于檔案管理者和利用者的智慧程度。因此，智慧檔案館建設應跨出技術主義的藩籬，以人文主義來充實與提升其實質。

（二）創新引領

創新是智慧檔案館可持續發展的動力來源。智慧檔案館注重用戶創新，利用者作為創新主體，參與到提供檔案公共產品和服務的全過程，成為檔案工作服務產品的生產者；突出大眾創新，搭建檔案信息創建、獲取和分享的創新及應用平臺，調動和激活大眾創造能力；強調開放創新，突破系統內的封閉式創新，消融創新資源、創新主體、創新活動的邊界，塑造開放性創新空間；重視協同創新，營造創新涌現的制度環境，以技術創新為驅動，帶動管理、制度等諸系統的協同創新，推動智慧檔案的持續更新與升級。

（三）系統協同

協同發展是智慧檔案館建設和發展的保障。智慧檔案館是其內含的技術系統、資源系統、制度系統、管理系統、安全系統和文化價值系統相互融合、制約、促進、共同演進的結果。作為系統的集成，需要包容性的發展各子系統，實現整體性的運作，偏重于任何子系統的發展方式都是不可持續的。智慧檔案館建設需建立橫向協同和縱向聯動的協同機制，實現各部門、各流程的無縫連接，確保系統功能與目標的一致。

（四）開放共享

開放共享是智慧檔案館建設的核心內容。新一代信息技術的應用，推動智慧檔案館系統內部諸要素的互動聯結以及與外部系統不斷進行信息、技術等資源的交換，以協同驅動智慧檔案館由低級向高級的演化。智慧檔案館信息深度整合和高度利用的實現，需要統籌信息資源庫和共享平臺的建設，做好網絡的匯聚、信息的集約化采集，通過統一性的資源體系和運行體系的建立，打破“信息孤島”和“應用孤島”。

（五）綠色發展

綠色發展是智慧檔案館的發展方向。智慧檔案館的人力、物力、財力投入，應本著實事求是的原則，上下統籌，保證預算資金的合理化，實現建設的高回報率和有效性；避免重建設、輕使用而致的資源浪費；凈化服務平臺的網絡環境、提供的信息健康、真實、豐富，確保環境和信息資源的綠色。

三、智慧檔案館頂層設計的主要內容

在智慧檔案館頂層設計原則指導下，圍繞其建設的核心目標和基本需求，參照國際通行的信息系統頂層設計方法，形成由文化價值系統、資源系統、技術系統、管理系統、制度系統、安全系統集成的智慧檔案館頂層設計總體架構。

（一）文化價值系統是智慧檔案館頂層架構的核心

智慧檔案館絕非僅僅是以新一代信息技術為支撐的信息系統集成，而是以新一代信息技術為手段來協同人的行為、負載人的文化價值理念的檔案信息化高級形態。智慧檔案館以人為本的人文理念基礎，決定其總體架構的核心是文化價值系統。它作為智慧檔案館“慧”的根源，具有強大的凝聚力、向心力和滲透力，通過影響人的行為和心智模式進而影響智慧檔案館的組織運作，為其可持續發展提供動力和源泉。

（二）資源系統是智慧檔案館頂層架構的基礎

智慧檔案館的資源系統是由人力資源、財力資源、物力資源、信息資源、技術資源等核心要素構成的系統。其中人力資源由檔案工作者外延擴展至社會公眾，是“智力”因素的來源；物力資源包括工程性基礎設施和硬件基礎設施，是建設的基礎設施支撐；信息資源包括部門自建自采信息和部門交換信息，是建設的核心戰略資源。技術資源包括以物聯網、云技術、大數據和移動互聯網為核心代表的ICT技術。

（三）技術系統是智慧檔案館頂層架構的關鍵

技術系統是實現智慧檔案館服務和管理的技術支撐體系。其系統架構自底向上分為感知層、傳輸層、支撐層和應用層。感知層是架構的基礎，通過多元傳感設備和感知技術，實現對檔案實體、檔案信息等的全方位感知，是其“神經末梢”。傳輸層依托多網融合，為感知層收集的信息提供信息通道，是其“神經網絡”。支撐層是架構的核心，通過檔案云管理平臺等的構建，實現檔案信息資源的高度整合和實時共享，是其“中樞神經”。應用層是利用各種檢索平臺和服務系統來滿足公眾的多樣化需求，提供檔案信息集成服務，產生“智慧”，是其建設的目標。［4］

（四）管理系統是智慧檔案館頂層架構的前提

現行條塊分割的運行體制與智慧檔案館建設跨部門業務互聯和資源共享要求的矛盾，決定了構建與信息化建設進程相適應的綜合管理系統是智慧檔案館長效發展的基本前提。因此，要確立統籌管理的管理組織體制，構建以領導機構為核心層、項目組為中間層、項目評估委員會和顧問咨詢委員會為外圍層的多層組織架構。［5］要形成一體化、規范化、科學化的管理體制和運行機制，實現系統整體集成和多元主體互動參與。

（五）制度系統是智慧檔案館頂層架構的根本

完善的制度系統是規范智慧檔案館建設行為、消解障礙、推動協同與協作的根本。因此，要建立和完善相關法律法規；在國家尚未出臺相關法律法規之前，可探索制定地方性的管理法規和實施細則。建立標準規范體系，構建與國家標準統一、與國際標準接軌的技術標準規范、應用標準規范、平臺標準規范、管理標準規范、運行維護標準規范、安全保密管理規范等。構建科學合理的評價指標體系，確定評估內容、評估原則、評估程序、評估標準、評估監督和獎懲措施等。

（六）安全系統是智慧檔案館頂層架構的保障

智慧檔案館運行環境發生較大變化，其數據安全、系統安全、網絡安全和物理安全風險問題更加凸顯。因此，要建立信息安全技術防范體系，科學劃分信息安全域，做好物理隔離、邏輯隔離、動態防護、授權管理、身份認證、信息加密等防護措施，確保信息在傳輸、利用過程中的安全穩定。建立安全管理體系，確保智慧檔案館全生命周期的安全防護，形成安全管理的完整閉環。做好系統的應急和災備工作，開展安全風險評估、建立應急預案、進行遠程備份等。

智慧檔案館的頂層設計就是要站在檔案信息化的戰略高度，從檔案信息資源管理全局的角度，對智慧檔案館建設的發展戰略和頂層架構進行設計。本文試圖突破檔案信息化建設自下而上的基層推進模式，開辟至上而下的戰略驅動模式，但作為全新的研究領域，其完善尚需長期深入的過程。

（本文系四川省社會科學“十二五”規劃2015年度項目“基于四川省智慧城市建設背景下的智慧檔案建設模式與機制設計研究”的研究成果，課題編號：SC15B031）

（責任編輯：無盡藏）

［1］ 竹立家.改革需要什么樣的“頂層設計”［J］.人民論壇，2011，（1）.

［2］王建民，狄增加."頂層設計"的內涵、邏輯與方法［J］.改革，2013，（8）.

［3］章文，申妙.頂層設計，基層做起［J］.中國新聞周刊，2011，（3）.

［4］楊智勇，周楓.試析智慧檔案館的興起與未來發展［J］.檔案學通訊，2015，（7）.

［5］馮惠玲，錢毅.關于電子文件管理頂層設計的若干設想［J］.中國檔案，2007，（4）.

The Concept， Principle and Content of the Top-level Design of Intelligence Archives

Mo Jia-li Shi Shi-xing Xu Yang

G203

A

1005-9652（2016）02-0061-03

莫家莉（1981—），女，四川瀘州人，攀枝花學院副研究館員，碩士。史仕新（1967—），男，四川閬中人，攀枝花學院教授，博士。許 楊（1980—），女，四川攀枝花人，攀枝花學院助教，碩士。