關于民生檔案提供利用情況的探討

文/田 凱 汪 兵

關于民生檔案提供利用情況的探討

文/田 凱 汪 兵

民生檔案所涉及的都是關于百姓切身利益的檔案，是社會活動管理中維護百姓基本權益的原始憑證，但我國民生檔案在提供利用方面存在著制度不健全等不足。提高認識、完善管理制度，有利于調高民生檔案的服務和利用水平，對于民生檔案的發展將起到一定的推動作用。

民生檔案；提供；利用

一、民生檔案的概念、類型、特點及民生檔案的利用形式與意義

（一）民生檔案的概念

民生檔案是國家機關單位、社會組織及個人在社會實踐中形成的歷史記錄，是對百姓民眾權益進行維護的歷史憑證，是“百姓民眾最關心、最直接、最現實的切身權益問題”在檔案管理實踐工作中的集中表現。民生檔案包括著各種各類和民生相關的專門檔案，是政府及各機關單位對于保障民生與改善民生的得力工具。［1］生存和發展是我們社會上所面對永遠不變的話題，我們現在所建設的社會主義人文社會，其本質就是對廣大百姓民眾的民生總體水平進行提高，使我們的社會保障體系變得越來越優越。［2］

（二） 民生檔案的類型

據天津市西青區立檔單位及下屬機關所保存的民生檔案，我們可將它們分成6大類，共50小類。6大類分別為社會管理、房屋居住、養老救助、醫療衛生、勞動保障、教育管理。其中：

1. 社會管理下分為：

（1）獨生子女的管理 （2）再生育行政審批管理（3）征服社會撫養費用 （4）獨生子女的救助（5）矯正勞教人員 （6）身份證底卡編碼管理 （7）戶籍管理 （8）公證管理 （9）社會優撫 （10）喪葬管理（11）社會委員會老干部 （12）收養兒童 （13）婚姻檔案 （14）民族身份更正管理 （15）華僑身份認證管理。

2. 房屋居住分為：

（1）拆遷工程管理 （2）產權抵押管理 （3）房屋鑒定 （4）擠占騰退管理 （5）私房管理 （6）經營售房管理 （7）保障性住房管理 （8）房屋產權管理（9）土地登記管理 （10）房改拆遷售房管理。

3. 養老救助分為：

（1）高齡人的審批管理（2）老齡化的日常管理 （3）殘疾人審批管理 （4）殘疾人恢復救助管理（5）殘疾人的教育及再就業管理 （6）社會救濟的審批管理 （7）社會專項救濟管理 （8）社會臨時的救助管理。

4. 醫療衛生分為：

（1）醫療及健康管理 （2）社會衛生監督管理。

5. 勞動保障分為：

（1）個體工商人員稅收管理 （2）百姓個體的稅收管理 （3）個體工商戶開業與歇業管理 （4）社會知青審批的管理 （5）社會組織單位招工和錄用管理 （6）社會福利保險管理 （7）醫療救助保險管理（8）勞動仲裁管理 （9）社會組織單位工傷審批管理（10）勞動能力的鑒定 （11）社會各單位離退休審批管理 （12）人事檔案管理。

6. 教育管理分為：

（1）學籍的管理 （2）學生的表彰管理。

（三） 民生檔案的特點

民生檔案除了具備普通檔案的所具有的一般特性，還具備一般特性之外的特點。

1. 廣泛性。

廣泛性是指民生檔案所涉足的群體、范圍、領域之廣泛。目前隨著我國經濟發展，我國在養老、醫療、住房、教育、社會保障、城鄉改造等惠民政策的不斷發展與完善，全社會的公民他們每個人在辦理每一項社會活動時都會形成民生檔案。

2. 種類多樣性

種類多樣性是指從民生檔案的各大類及每大類下包含的每小類。民生檔案所涉及的群體、范圍、領域之廣泛，對百姓民眾各個方面的生活均有觸及，因此使得產生的民生檔案種類之繁多，數量也很龐大。［3］

3. 動態性

動態性是指關于百姓民眾的民生檔案工作永遠是處在動態的變化之中。隨著社會各單位、各機關部門、各組織在給社會民眾辦理各種民生事宜而產生的民生檔案會不斷變化，這樣的變化使得民生檔案具備了動態性這個特點。

4. 人本性

人本性是指在民生檔案形成的過程中它是以人為基本單位進行受理的，人是民生檔案形成的最基本的特點。

5. 現行性

在現實實踐活動中，民生檔案具有顯著的現行性。民生檔案所具有的現行效力和價值意義可能會持續一個人的一生或許更長的時間。

（四） 民生檔案利用形式及意義

檔案的提供利用工作是直接為建設社會主義事業工作的一種手段和工具，檔案的利用形式和途徑包含有多種：

1. 閱覽室

閱覽室是檔案館（室）集中接待社會檔案利用者的場所，是最為直接的對檔案進行傳播和獲取檔案信息的地方。進行閱覽室的開辟是對百姓民眾提供檔案服務最為主要的途徑和方式之一。

2. 外借

檔案的外借方式要經過嚴格的制度和程序，經過一定的手續將其帶出檔案館（室）進行使用。

3. 制發復印本

根據檔案的原始原件材料對其制發各種復制本，是我們進行檔案利用工作的一種重要方式，它包括內供復制和外供復制。外供的復制又是實現科技檔案有償交流的一個途徑和方法。

4. 展覽

檔案的展覽室根據一定的需求，并按照一定的主題，較為有序的對檔案進行陳列。通過介紹和展覽這些有關檔案的內容和物件而達到提供利用的目的。

5. 制發檔案證明

檔案證明是一種書面材料的證明，它是檔案的保管單位、組織、機構向來申請詢問、核查某種事實與結果的利用者出具的在所藏檔案中有關記載材料。

6. 參考咨詢

檔案館（室）的關于參考咨詢工作，是檔案館（室）組織機構內的工作人員根據檔案方面的專門實際知識和解答使用方面問題的方法，向利用者提供一項關于檔案的利用信息及其情報的服務工作。

檔案提供利用的意義重大，對機關單位社會有重要的查考憑證作用與意義，同樣對人們社會生活活動中的重要參考起著重要作用，是宣傳教育工作重要的材料來源。

二、民生檔案提供利用工作存在的問題

（一） 民生檔案提供利用的管理制度不健全，管理工作不到位

由于民生檔案出現得較晚，到今天為止我們對民生檔案工作的任何一項工作指標都沒有一個標準，在一定程度上呈現出一種隨意、散漫的態度與趨勢。［4］

（二） 對于民生檔案的保管工作重視而對待利用工作態度輕視

民生檔案的工作人員大多每天都是忙于對民生檔案的收集、整理、保管、除塵等工作上，而大大忽視了提供利用工作的開發。［5］

（三） 民生檔案的利用效力低

很大一部分民生檔案存放在檔案館（室）內得不到利用，這在很大程度上阻礙了檔案工作的開展和檔案事業的發展。［6］

（四） 對民生檔案產生社會效益的忽視

在民生檔案提供利用過程中，各機關單位的檔案館（室）的工作人員對民生檔案大多進行借出、歸還數據的詳細記錄，這確實在客觀上反映了檔案價值、歸檔情況、檔案利用等情況。［7］但是大多忽略了對民生檔案提供利用產生的社會效益和經濟價值進行統計。這在一定程度上也嚴重阻礙了民生檔案工作的發展和檔案事業的進程。

（五）在民生檔案提供利用過程中，只記錄其利用單位，而未對其深層次進行了解

在民生檔案提供利用過程中，各機關單位的檔案館（室）的檔案工作人員應該還需對其借閱利用目的進行深度挖掘，如“工作參考”、“提供升職依據”等等，這都是對檔案工作進行一個信息反饋。

三、解決民生檔案提供利用方面問題的相關對策

（一） 對民生檔案利用工作的制度進行完善

我們應建立健全一個完善的民生檔案提供利用工作的管理制度，這樣就會使得我們的民生檔案提供利用工作能夠得到更好的發展，使得我們的檔案事業得到更好的發展。

（二） 對民生檔案提供利用工作提高認識，努力進行觀念上的創新

各機關單位檔案館（室）工作人員應努力提高對民生檔案作用的認識，提高民生檔案工作對民生檔案利用價值的認識，創新觀念。

（三） 加強對民生檔案的宣傳，滿足百信民眾的需求

民生檔案提供利用工作效率之所以低，很大程度上在于多數百姓民眾對民生檔案的認知少。各機關單位檔案館（室）應利用社會主義市場經濟加大宣傳，從而推動民生檔案工作的發展。

（四） 加強對民生檔案利用產生的社會效益與價值進行記錄

我們今后民生檔案提供利用方面的工作還要對民生檔案提供利用工作所產生的巨大社會效益與價值進行詳細的記錄。這些數據能促進民生檔案提供利用工作的改善。

（五） 對民生檔案利用工作進行深層次挖掘

在民生檔案提供利用工作過程中，要對其進行深層次的挖掘。在民生檔案編研工作時，我們要做到既重編又重研，結合實際情況，從眾多的檔案信息中找出有規律性的。

四、民生檔案利用工作的展望

今后民生檔案提供利用的工作方向要向服務民眾方向發展，要樹立“服務民生與服務業務并重，服務領導與服務群眾并重”的利用觀念。綜上所述，民生檔案涉及千家萬戶，和每個人的利益相關，在百姓的利益得到合法保護的情況下，去促進推動社會主義社會發展。

（責任編輯：李淑芳）

［1］ 嚴永官.論"民生檔案"［J］.檔案管理，2009，（1）.

［2］ 李利華.關于建立民生檔案工作的幾點思考［J］.蘭臺內外，2010，（3）.

［3］ 曹航，宗培嶺.民生檔案：概念質疑與思考［J］.浙江檔案，2009，（2）.

［4］ 蘆鴻雁.檔案利用工作存在的問題與應對措施［J］.蘭臺內外，2010，（1）.

［5］ 肖少芬.高校檔案利用工作的制約因素及對策［J］.機電兵船檔案，2009，（3）.

［6］ 張煜明.關于檔案利用問題的思考［J］.檔案學研究，2006，（3）.

［7］ 曹航，宗培嶺.民生檔案的概念解析與價值指向［J］.檔案管理，2009，（2）.

An Exploration of The Utilization of Livelihood Archives

Tian Kai Wang Bing

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0087-03

田 凱（1991—），男，天津人，天津師范大學，碩士研究生。汪 兵（1965—），女，天津人，天津師范大學管理學院檔案學系，副教授。