基層單位水利檔案規范化管理綜合評估存在的問題及經驗體會

文?鐘蘭桂

基層單位水利檔案規范化管理綜合評估存在的問題及經驗體會

文?鐘蘭桂

2013年，水利部出臺《水利檔案工作規范化管理綜合評估辦法》，要求在水利系統內開展檔案規范化管理綜合評估工作。此項工作是事關治黃事業發展的一項基礎性工作，目的是提高檔案管理整體水平，服務治黃中心工作，彰顯檔案資料在治黃中的價值和作用。因此，推進水利檔案工作規范化、標準化成為水利系統檔案管理人員一項重要任務。近年來，山東黃河河務局檔案工作規范化管理綜合評估工作啟動并有序開展。通過檢查和評估，筆者發現基層單位在檔案規范化管理方面還存在這樣那樣的問題。

一、存在的主要問題

（一）基層單位領導對檔案工作的重要性認識不足。長期以來，各級領導對檔案工作主流是理解和支持的，但檔案工作的特性以及檔案宣傳力度欠缺等原因，造成部分基層單位領導對檔案管理工作的認識過于片面，缺乏整體意識，無法把檔案管理與治黃業務建設結合起來。 有的基層單位領導限于現有條件，在申報水利檔案規范化管理綜合評估級別上擔心過多，主動爭取意識不強。

（二）基層單位檔案發展不平衡，人員業務素質有待提高。從上世紀90年代以來，水利系統就組織開展檔案目標管理達標升級活動，并取得了較為明顯的成效：2000年前后在檔案目標管理達標升級中，山東河務局所屬22個副縣級以上單位晉升為國家二級單位，16個晉升為部級單位。各單位的檔案管理方式基本是沿用傳統的方式，原來做得好的，一直做得好，原來做得不好的基本沒有大的提高。部分單位檔案保管的基礎設施條件相對較好，軟硬件配備齊全，但還有部分單位基礎設施不夠健全。在50多名檔案工作者中，兼職檔案人員過多，隊伍不穩定，更換頻繁，業務素質也參差不齊，有的多年從事檔案工作，業務過硬，有的單位人員變化過快，不少人對檔案工作一知半解，業務不熟練，甚至有個別單位遺留問題較多，檔案管理處于渙散狀態。

（三）對檔案工作投入力度不夠。通過多次檢查，我們發現，有些單位重視，經費充裕，檔案工作水平較高，但還有不少單位對檔案工作缺乏必要的經費投入，從人員配備到經費支持都尚有差距，專業化的檔案設備、裝具等普遍缺乏，從高標準嚴要求上來說還遠遠不夠，致使本單位的檔案工作水平長期落后于其他單位。

（四）個別基層單位檔案人員和工作不落實，檔案管理制度不健全，日常的檔案收集、管理和編研利用工作嚴重滯后，部分檔案不能及時整理歸檔，已危及檔案安全；還有些基層單位檔案庫房面積較小，做不到三分開，檔案安全保護措施落實不到位。

二、經驗與體會

（一）深入基層，加強檢查指導交流力度。為推動評估工作的開展，黃委、省、市、縣局都積極行動起來，一級檢查一級，深入各單位檢查指導檔案規范化管理建設情況。通過檢查我們發現，各單位領導都能認識到檔案工作的重要性，以這次綜合評估為契機，加大了人力和資金投入。通過兩年多的評估整改，各基層單位都改善了檔案基礎設施和辦公條件。檔案管理較薄弱的單位集中人力物力，全面整改。同時，檢查指導的過程也是學習交流的過程，基層單位檔案員之間互相交流探討，互相學習各單位好的經驗和做法，遇到共性問題集體討論，形成了良好的工作氛圍，多數基層檔案員體會，此次綜合評估是一邊實踐一邊學習的過程，檔案管理人員對各項業務知識逐條進行了學習和研究，不明白的地方積極查找資料或向上級詢問，對模糊不清的問題有了清醒的認識和理解，檔案人員的業務水平在各個方面有了新的提高。

（二）狠抓試點，重點工作謀突破。在前期摸底的基礎上，我們以條件較好的單位為試點先行申報，獲取可復制推廣的經驗。首批申報單位順利通過水利部驗收，總結試點單位的成功經驗，主要有以下三點：一是建立了主管領導掛帥，辦公室全程參與，檔案室具體負責，各部門協助的四級檔案管理模式，形成了齊抓共管，運轉有序的工作格局。二是強化制度建設。結合工作實際，試點單位從完善檔案管理、查閱利用、安全保密、庫房管理等方面的規章制度入手，努力實現檔案工作的制度化、規范化，做到了程序上有章可循，工作上責任分明，管理上規范有序。三是加強信息化建設，試點單位比照水利檔案規范化管理綜合評估標準，建立了電子文件和數字檔案安全保管和備份等制度，購買了檔案管理軟件，對重要文件實現了全文錄入和檢索，查準率和查全率達到了98%以上。試點單位的成功實踐，為山東黃河檔案規范化管理綜合評估工作打下了良好的基礎，達到了以點帶面的作用。

（三）多措并舉，工作推進重效能。兩年多來，山東黃河河務局從試點工作入手，本著自愿認定，成熟一個，申報驗收一個的原則，積極穩妥地推進規范化管理綜合評估工作。多個縣局負責人專門到省局檔案科匯報工作方案，探討如何做好此項工作，有的縣局負責人和工作人員一起加班加點，坐陣指揮。8個市局、30個縣區局經過近一年的整改，做了大量工作，付出了辛勤的勞動，無論是硬件設施建設還是檔案業務工作都上了一個新臺階，檔案管理面貌大為改觀，從一定程度上達到了檔案規范化管理綜合評估的目的。

（作者單位：山東黃河河務局）