明太祖與明代地方檔案制度建設

文/李志堅 LI zhi-jian

明太祖與明代地方檔案制度建設

文/李志堅 LI zhi-jian

The First Emperor of Ming Dynasty and Its Local Filing System

明代的地方檔案制度主要建立于明太祖時期。洪武年間的地方檔案制度主要包括存放和管理兩方面，地方檔案的存放制度主要為架閣庫制度。管理方面的制度主要有統一檔案制式、定期檢查嚴懲檔案管理不善的行為、將檔案管理視為地方官員的重要職責等。洪武時期的地方檔案制度對當時的社會治理起了積極的作用，但后來卻演變為文牘主義。

明太祖；地方檔案制度；架閣庫

明洪武年間，地方檔案制度建設取得了很大的發展，對明代社會及后世的地方檔案制度都有重要影響。明代地方檔案制度大部分與中央一致，但在具體的形成、管理等方面也有自己的特色。目前學界對于明代檔案的研究主要是整體式闡述，側重于中央層面檔案制度的有關內容，對洪武時期的地方檔案制度方面的研究還較為薄弱，本文主要就明太祖對明代地方檔案制度的建設進行描述，以利于明代檔案研究。

一、洪武時期地方檔案的形成

明太祖將檔案看做治理國家的重要手段。洪武三十年（1380），他對其治國基本經驗進行了概括：“朕有天下，仿古為治，明禮以導民，定律以繩頑，刊著為令，行之已久。”［1］（p3650）也就是繼承“文治”傳統，施行“右文”、“教化”政策，同時也強調“立法”，這直接催生了地方檔案的快速形成。

洪武時期，地方檔案主要有三類：一是為保障上下言路的暢通而形成的檔案。明太祖曾諭中書省臣：“廣言路以求直言，其有言者，朕皆虛心以納之。尚虞微賤之人，敢言而不得言，疏遠之士，欲言而恐不信，如此則所知有限，所聞不廣。其令天下臣民，凡言事者，實封直達朕前。”［2］（p57）這些上下往來而形成的檔案、文獻，地方都有保存。二是法律、政策等的通俗化解說及教化文獻。明太祖奉行禮法并用的策略，認為禮法并用，才能形成“上下相安、和氣充溢、天地清寧”［1］（p3019）的社會局面。因此，洪武時期，形成了大量的法律和教化文獻。明太祖曾命人編撰《禮制集要》、《公子書》、《農工技藝商賈書》等通俗讀物，這些也作為地方檔案而收藏。三是賦稅檔案。此類檔案主要包括戶籍檔案和黃冊。洪武十四年，明太祖下詔令各府州縣編纂賦役黃冊，“每里編為一冊。冊首總為一圖……冊成，一本進戶部。布政司及府州縣各存一本”。［3］（p357）

二、洪武時期地方檔案的存放制度

明代地方上的檔案庫房一般稱架閣庫或黃冊庫，主要存放黃冊副本和各類案牘。在明人看來，黃冊庫具有十分重要的意義，與國家政治密切相關。何喬新曾言：“惟王者，以民為天而黃冊所以紀民數也。……版籍者，治忽所系也。”［4］

架閣庫作為存放檔案的機構，自宋代已在全國范圍內普遍設立，元明因之。明代各地架閣庫的設立時間前后不一，部分地方的架閣庫繼承于元代，時間較早，有的為后來新建。洪武二十四年八月明太祖下令“置天下諸司架閣庫，以庋案牘，仍設吏掌之”。［1］（p3134）此后，五府、六部、都察院、通政司、大理寺等以及地方州縣相繼置架閣庫以庋案牘，形成了全國性的架閣庫體系，保存文書和檔案。明林鉞的《太平府架閣庫記》對太平府架閣庫檔案的存放有較為具體的描述：“建庫三連各五楹，左藏黃冊，右藏卷牘。”［5］（p95958）此為明代地方檔案存放的一般情形。

明代檔案機構分布在各級政府機構中，總計檔案機構240座，其中架閣庫（包括案牘庫和文卷庫）220座，黃冊庫（包括冊庫和圖籍庫）20座。［6］

明代地方的架閣庫大多位于縣治或州治中軸線以西，亦即大堂之西及西南方向。如清流縣“國朝洪武三年，知縣朱仲恭重建，中為正廳，……西則架閣庫附焉。”［7］（p56）

明代地方檔案庫房一般都有一個不斷建設的過程。如江西布政司“所統郡縣既廣，版籍尤多，庫不能容，則別藏于章江門之城樓，及廣積倉之別室……天順八年，建庫房五十間，廳事三間，作門以謹啟閉，鑿池以防郁攸之災。”［4］

為了保障檔案的安全存放，明代地方檔案庫房形成了一些保護檔案的簡易方法，如屋內鋪沙以防鼠，鋪設地板以防潮濕。庫房多設窗戶，傍晚開窗通風，使庫房內常燥不濕。

三、洪武時期地方檔案的管理制度

（一）管理機構

明太祖參考元代地方檔案管理制度，在地方設立經歷司、照磨所和承發司。經歷司主要掌理往來文移之事；照磨所是官府衙門下屬辦事機構，主管文書和卷宗；承發司主要掌發送文書，凡公文信札，皆在編號后分發各處轉辦。

州、縣不設照磨所，檔案類文獻以六房、架閣庫等機構掌管、保存，以吏目、典吏等司其事。如“黃冊。戶房吏掌其事，架閣吏專管收冊籍。”［8］（p302）庫子或典吏下屬有數人到一二十人不等。如天順間，江西布政司的架閣庫“幕職一員，吏一人，卒徒二十人，責以典守”［4］。有的地方將架閣庫和黃冊庫合二為一，有的地方將架閣庫和黃冊庫分別建之。［9］（p21）

（二）統一檔案制式

明太祖借鑒唐宋文書檔案定制，為明朝的檔案制式建立了規范，規定了具體的文書類別。明太祖于洪武十五年頒布《行移署押體式》、《行移往來事例》等規定，對各級衙門的往來文書進行程式、使用范圍及行文關系等進行規范。

明太祖還制定了《建言格式》以對公文的具體行文進行規定，在其序文中明太祖說：“若官民有言者，許陳實事，不許繁文，若過式者問之。”［10］（p305）這種規定主要因當時的刑部主事茹太素上書言事而用一萬七千字，這引發了明太祖的感慨，由此規定嗣后言事不允許繁文，提倡簡潔。

明太祖對其他如抬頭避諱、字體、用紙等方面，也都有具體而明確的規定。

（三）定期檢查、嚴懲檔案管理不善等行為

明太祖為了保障地方檔案的正常存放，曾多次派遣人員到地方進行嚴格的檢查，督促地方檔案的妥善存放。洪武二十六年明太祖規定：“凡監察御史，并按察司分司，巡歷去處，先行立案。令各該軍民衙門抄案，從實取勘本衙門，并所屬有印信衙門，合刷卷宗，分豁已未照刷。”［3］（p2810）這些巡查地方的御史在巡查過程中具有很大的權威，他們對檔案的監察是地方檔案管理的有效督促。

對于檔案管理不善的行為給予嚴懲。洪武時期，明太祖還在國家法律層面對檔案的保護進行了明確規定：“若棄毀官文書者，杖一百，有所規避者從重論。……凡遺失制書、圣旨、符驗、即信、巡牌者，杖九十，徒二年半，若官文書，杖七十。……若主守官物遺失簿書，以致錢糧數目錯亂者，杖八十，限內得見者亦免罪。其各衙門吏典考滿替代者，明立案驗，將主管之案交付接管之人，違者杖八十。首頒官吏不候交割符同給由者，罪亦如之。”［11］（p54）

另外，對于檔案的轉遞、保存等諸多方面都有具體的規定。洪武二十三年，明太祖命所在布政司、都司如式備榜刊文，“紅牌專字懸于公座之上，朝夕目擊，所在咸知，毋違是令”。上刊圣旨曰：“今后敢有簿書不清，卷宗不明，……前后錯亂，字樣差訛，杖一百還役；若棄毀訛謬內務貼黃、戶口黃冊及棄毀錢糧、刑名、造作、孳牧草、供給軍需軍餉者，斬，家遷化外。”［12］（p510）榜文后開列十五起因不遵守檔案保管制度而犯罪受罰的案例。

（四）檔案管理為地方行政長官的重要職責

明太祖還將檔案管理納入行政長官職責之中。明王朝將檔案管理列為各級長官職責之一。新官到任時，屬吏要及時向新任官員如實報告有關的檔案情況，“凡新官到任，其先任首領官、六房吏典限十日以里，將各房承管應有事務，逐一分豁依式攢造文冊，從實開報。如有隱漏不實、及故不依式、繁文紊亂、并十日以里遷延不報者，該吏各以違制律論罪，有所規避從重論。”［3］（p173-174）同時，《明會典》也規定，新任官員需要詳細驗收前任官及六房所存檔案，并督察下屬妥善管理、保存好相應的檔案。“六房吏典、各將節次承受上司來文、及照行事件、分豁已完若干。已作施行未曾完結若干。未作施行若干。各另開報。除已完外。未完事件、要分事體急緩重輕先后、催併完結。其未施行者，即作施行。毋致沈匿稽遲、以致耽誤公事。”［3］（p170）

結語

明太祖對明代的地方檔案制度進行了較為全面的建設，對當時的社會治理起到了一定的積極作用，為后世地方檔案制度的發展也有積極意義。限于時代限制，明太祖所設計的明代地方檔案制度還沒能形成具體的技術性檔案制度，而是與整個國家政治混在一起。明太祖建立地方檔案制度的基本目的在于加強中央集權，隨著時間的推移，其弊端也不可避免地日漸顯現。一是制度的惰性。林鉞曾在《太平府架閣庫記》中描述嘉靖間太平府的檔案管理的實際：“首詢民數，吏以冊籍對，究之則浥腐什三矣；繼詢利弊，吏以卷牘對，究之則損匿十五矣。”其原因有三：“庫址卑污腐以漸也，椽員數易損于懈馳，矧夫地隱而究之者鮮也。”［5］（p95958）二是文牘主義。明人謝肇淛曾言：“至于文移之往來，歲時之申報，詞訟之招詳，官評之冊揭，紛沓重積，徒為鼠蠢、薪炬之資，而勞民傷財不知紀極。噫！弊也久矣！”［13］（p278）文牘主義已十分嚴重，這些問題亦應為今天檔案工作之注意。

（責任編輯：仝建平）

［1］ 明太祖實錄［M］.臺北："中央"研究院歷史語言研究所，1962.

［2］ （明）余繼登.典故紀聞［M］.北京：中華書局，1981.

［3］ （明）李東陽撰，申時行修.大明會典［M］.臺北：新文豐出版有限公司，1976.

［4］ （明）何喬新.椒邱文集［M］.文淵閣四庫全書.上海：上海古籍出版社，1987.

［5］ （清）陳夢雷編纂，蔣廷錫校訂.古今圖書集成·考工典［M］.成都：巴蜀書社，1985.

［6］ 所桂萍.明代檔案機構設置及其管理研究［J］.江漢論壇，2007，（12）.

［7］ （明）陳桂芳修纂.嘉靖清流縣志［M］.福州：福建人民出版社，1992.

［8］ （明）海瑞著.李錦全，陳憲猷點校.海瑞集［M］.海口：海南出版社，2003.

［9］ 王冰.明代政府對文書檔案的管理及其對當代我國檔案管理的啟示［D］.長春：吉林大學碩士學位論文，2009.

［10］ （明）朱元璋撰，胡士萼點校.明太祖集［M］.合肥：黃山書社，1991.

［11］ 中國人民大學歷史檔案系教研室.中國檔案史參考資料（奴隸社會和封建社會時期）［M］.北京：中國人民大學，1962.

［12］ 楊一凡，田濤.中國珍稀法律典籍續編［M］.哈爾濱：黑龍江人民出版社，2002.

［13］ （明）謝肇淛.五雜俎［M］.上海：上海書店，2009.

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1005-9652（2016）04-0111-03

李志堅（1977—），男，河南濮陽人，信陽師范學院歷史文化學院副教授，碩士。