縣級檔案館民間檔案征集工作要務

呂小紅/麗水市住房公積金管理中心龍泉分中心

民間檔案是普通民眾在日常生活中形成的、能夠反映特定歷史時期生產生活狀況的多載體檔案。這些檔案具有明顯的地域性與時代性，是人類記憶的重要組成部分，能夠為學術研究、文藝創作、發展地區經濟、打造地域文化品牌提供借鑒與參考。縣級地區保存有大量具有地域特色、反映本地區文化風俗的民間檔案，但這部分檔案往往沒有實現集中統一管理，安全狀況堪憂。加強對民間檔案的征集與搶救保護，必須引起縣級檔案館的高度重視，應該把相關工作作為檔案資源建設的重要組成部分予以部署實施。

1 存在問題分析

筆者以龍泉市為例，分析當前龍泉市民間檔案征集工作存在的問題并介紹市檔案館采取的對策。目前，全市民間檔案征集工作存在如下問題：一是公眾檔案意識較差，不知道民間檔案的重要作用，對市檔案館的民間檔案征集工作也缺乏足夠的了解。二是市檔案館缺乏與全市各部門單位、鄉鎮、街道的聯系，大多數單位對民間檔案征集工作缺乏認識，不愿意主動將本單位保管的民間檔案捐贈給市檔案館或交由市檔案館代管。此外，大多數單位檔案業務工作薄弱，檔案員多為兼職、崗位變動頻繁、甚至沒有檔案員，即使有少數單位愿意配合市檔案館開展民間檔案征集工作，但也是心有余而力不足。

2 解決方法建議

2.1 加大宣傳力度，拓展宣傳方式

市檔案館明確了民間檔案征集工作的宣傳重點是：民間檔案的重要性和檔案館民間檔案的保管方式與提供利用服務模式；宣傳途徑有兩種：一是自行宣傳。例如，舉辦民間檔案精品展等專題展覽，組織民間檔案征集工作專題講座，編研出版民間檔案方面的書籍，邀請市民赴檔案館參觀現代化的工作設施設備并體驗民間檔案查閱利用服務等。二是借助媒體進行宣傳。2014年以來，市檔案館先后通過中央電視臺、中國檔案報、龍泉電視臺、龍泉報社等媒體開展宣傳，并借助新媒體擴大民間檔案征集工作的影響力。例如，通過“龍泉發布”“麗水發布”等微信公眾號，發布民間檔案征集公告、民間檔案研究成果等信息，并集中展示部分民間檔案精品。此外，市檔案館積極加強與全市各部門單位、鄉鎮、街道的聯系，借主動上門指導檔案業務的機會宣傳民間檔案征集工作。

2.2 完善規章制度，保護原檔案持有者的利益

首先，市檔案館以推進法治檔案建設為契機，結合實際出臺了《龍泉市檔案館檔案寄存、征購、捐贈工作管理辦法》，就檔案寄存、征購及捐贈的范圍與方式、工作流程、權利義務等作出詳細規定，實現了征集工作的制度化與規范化，為開展征集工作提供了保障。其次，市檔案館工作人員全程介入征集工作，為原檔案持有者提供周到服務，明確了保護原檔案持有者利益的若干措施。比如，檔案征集進館后向原持有者贈送一套副本，副本為數字化成果或仿真件；為原持有者舉辦檔案捐贈（寄存）儀式，并通過電視臺、報紙等媒體進行宣傳，一方面給予原持有者精神鼓勵，體現對他們的尊重，另一方面也借此機會宣傳民間檔案征集工作，吸引民眾與單位主動捐贈或寄存民間檔案；邀請原持有者參觀檔案館，全面了解檔案館的工作職能與工作流程，并介紹館藏民間檔案的保存與提供利用方式，讓原持有者安心和放心。

2.3 加強檔案館硬件設施設備建設

縣級檔案館要做好民間檔案征集工作，除了社會民眾與相關部門單位愿意將檔案捐贈到檔案館，還與檔案館具備接納并管理好民間檔案的實力有關。這就要求縣級檔案館必須加強館內硬件設施設備建設，不斷提升專業度，展示檔案館的良好形象。市檔案館購置了檔案文件電子消毒柜，引進恒溫恒濕調控系統，并相繼成立了檔案裱糊中心、檔案數字化掃描中心，良好的硬件設施設備為做好檔案征集工作打下了堅實的基礎。

近年來，市檔案館高度重視民間檔案征集工作，取得明顯工作成效。截至目前，市檔案館已征集到747件民間檔案，包括民間契約檔案、官方契稅檔案、家族賬簿檔案、龍泉青瓷實物檔案、民國書籍檔案等，這些檔案資料彌足珍貴，具有很高的價值。下一步，市檔案館將采取有效措施加強對民間檔案的保護，努力實現民間檔案的集中統一管理，還將通過多種渠道展示民間檔案，并積極開展相關編研利用工作，以充分發揮民間檔案的作用。