數字檔案館室一體化平臺建設實踐分析

何曉軍/平湖市檔案局

2016年2月，浙江省人民政府出臺《浙江省促進大數據發展實施計劃》，其中第十個示范工程“檔案管理和開放共享示范工程”，強調要加強數字檔案館（室）建設，推進檔案大數據聚合，構建查閱利用檔案大數據服務平臺。這對全省各級檔案部門加快檔案信息化建設步伐、提升檔案智慧化水平、提高檔案共享利用效率等提出了更高的要求。近年來，全省檔案數字化及數字檔案館、室建設快速發展，各地都在建或建成了數字檔案館，部分地區已完成了館室藏檔案的數字化轉換，實現了數字檔案室全覆蓋。然而，面對檔案信息化及智慧化建設這一大背景，很多檔案部門往往會面臨新難題，即數字檔案館與檔案室之間的銜接問題。以平湖市檔案館為例，由于沒有統一的平臺基礎，各鎮街道、機關、企事業單位檔案信息與檔案館之間無法實現有效對接，檔案局對各基層檔案室的數字檔案安全管理無法進行有效監管，檔案數字化成果無法共享，致使散落在各部門的民生檔案利用效率偏低，無法及時高效地服務于社會；全市各單位形成的民生檔案無法做到集中統一保管，群眾查檔很不方便；檔案局沒有接收基層單位大量數字檔案的專門系統，業務部門開展業務指導工作、檔案年檢都還采用原始的上門服務方式，數據移交依靠脫機硬盤拷貝的方式，這樣的工作方式顯然無法滿足目前檔案信息化建設的要求。為此，平湖市檔案局開展了“1+X數字檔案館室一體化平臺建設”。下面，筆者就平臺建設內容和意義作一梳理。

1 平臺建設的主要內容

2014年4月，平湖市檔案局申報信息化建設項目“1+X數字檔案館室一體化平臺建設”，以期建立“1+X”模式的數字檔案館室一體化平臺。此項目列入2014年度平湖市信息化建設重點項目名錄中。

“1”代表市檔案局（館）的數字檔案館，“X”代表全市各鎮街道、機關及企事業單位的數字檔案室。市檔案局做好統籌布局、安全監管，各鎮街道、機關及企事業單位做好本單位電子檔案的日常管理、收集匯聚、共享利用。“1+X”數字檔案館室一體化平臺，將數字檔案館與數字檔案室作為一個有機整體予以整合，開展館室聯動，實現機關、企事業單位與國家檔案館之間電子文件和數字檔案的有效銜接與共享，從而提高數字檔案的利用效率，提升檔案管理部門對數字檔案的安全監管能力。

1.1 設計依據

完整的數字檔案館室體系應由三部分組成：內層，即館藏資源系統，這是數字檔案館的核心管理系統；外層，即各機關、鄉鎮和企事業單位的數字檔案室，數字檔案室和館室一體化平臺能夠無縫連接；中介層，即館室一體化平臺，起承上啟下作用，它對外連接基層單位數字檔案室，對內連接館藏系統，并在另一平臺間進行數據交換。移交進館的數據都通過檔案數據接收及處理平臺進入館藏，館藏已鑒定開放的數據也通過檔案數據接收及處理平臺發布出去以提供利用。

1.2 系統架構

“1+X”數字檔案館室一體化平臺采用B/S系統架構。B/S結構是目前主流的系統結構方式，在各類計算機應用系統開發中都得到廣泛應用。B/S結構具有簡化客戶端的功能，只需安裝通用的瀏覽器軟件，可以節省客戶機的硬盤空間與內存，而且使安裝過程更加簡便、網絡結構更加靈活。B/S結構簡化了系統的開發和維護過程，無須為不同級別的用戶設計開發不同的客戶應用程序，只需把所有的功能都實現在Web服務器上。B/S結構的特性特別適用于信息網上發布和工作監管，而這種網上發布信息的功能恰好是開展檔案利用工作所亟需的，能夠使各單位順利查閱到權限范圍內的檔案資料，提高單位工作效率，并節省人力物力。

1.3 網絡構建

目前，此類平臺大多是基于政務網或是互聯網建設的，與檔案內網之間沒有做到完全隔離，這對數字檔案的安全造成了風險，也使檔案資源開放共享受到限制。為保障檔案信息安全，需要建立與互聯網物理隔離、與數字檔案館內網邏輯隔離的檔案信息資源共享利用專網，所有線路專供檔案業務工作使用。檔案館為整個專網的中心，各鎮街道、機關及企事業單位為分支點，在各檔案室開通專網接口，把檔案管理專用計算機接入專網，實現數字檔案館與數字檔案室專用網絡環境的銜接。還要在數字檔案館系統與館室一體化平臺間配置防火墻等安全設備，達到邏輯隔離的目的，并結合終端安全管理軟件，對終端IP進行有效管控。

1.4 平臺功能

軟件系統是館室一體化平臺的核心，首先，應具備符合銜接數字檔案館室數據交換的功能要求。平臺作為數據前期倉儲庫，具備檔案收集與數據返回功能。各檔案室通過數據上傳模塊把本地數據上傳到平臺數據庫，由檔案部門統一管理，檔案室能夠下載自身數據。其次，應具備接收進館與開放功能，能夠對達到進館條件的室藏數據進行網上移交接收，對符合開放條件的館藏數據進行鑒定開放，實現館室之間的數據共享；各檔案室室藏數據也可進行選擇性發布開放，以方便館室之間、檔案室之間相互共享利用檔案數據。第三，應具備數據庫表創建功能，能根據不同種類的檔案建設各類數據庫，如建設文書類檔案數據庫、民生類檔案數據庫等。第四，應具備在線業務工作功能，通過平臺能夠實現在線年檢、年報統計等業務工作；并能結合登記備份工作，融合登記備份平臺的功能，實現各項工作流程。第五，應具備安全監管功能，通過權限設置，對開放檔案查閱進行管控；通過對平臺日志管理，實現安全審計；通過數據備份，實現后臺數據庫的自動和手動備份及還原。

2 平臺建設的重要意義

市檔案館“1＋X”數字檔案館室一體化平臺建設具有重要意義，從建設之初就得到了市委、市政府的高度重視和支持。至2015年底，市檔案館“1+X”館室一體化平臺已接入進館單位64家，開放館藏數字檔案超過800G，各檔案室已上傳數據480G。目前，已建成婚姻、農村建房審批等多個民生數據庫，市檔案局可面向大部分單位開展網上年檢工作，另有部分單位實現了進館數據網上移交。

一是提高了檔案工作的影響力。平臺的建設、數據的共享并不是檔案局一家單位就能完成的，而是需要全市各單位檔案室共同參與，形成全市上下共建平臺、共享信息的良好局面，一個信息豐富、安全可靠的平臺將成為全市服務民生的重要載體。

二是打破了檔案信息“孤島”格局。館室一體化平臺通過檔案專網將數字檔案館與數字檔案室鏈接成為一個整體，在平臺上整合包括各類民生檔案在內的館藏與室藏數字檔案，實現全市檔案信息大數據的匯集以及館室聯動對接，改變了原先檔案館與檔案室數字檔案分散存儲的狀況，打破了檔案信息“孤島”格局。各類檔案信息資源實現集中存儲、統一管理，進而為共享利用打下了基礎。

三是解決了檔案服務“最后一公里”問題。檔案館通過平臺開放各類館藏檔案資源給檔案室，檔案室具備檔案信息開放權限，可以根據需求開放檔案信息，方便各檔案室之間資源共享。目前，平臺上已建成的各類專題數據庫均可提供利用，各單位及群眾只需到所在部門和鎮街道查閱所需檔案即可，無需再到市檔案館查閱，這大大方便了群眾查檔。

四是提高了檔案工作效能。平臺具備在線業務指導、年檢報送審核、數據移交等功能，檔案局通過平臺可隨時了解各單位檔案工作開展情況，檢查并審核各單位檔案數據庫建設的規范情況，第一時間掌握工作動態，減少了檔案局人員上門服務的工作量。各單位可通過平臺直接報送檔案年檢表、年報等資料，改變了傳統工作方式。數字檔案通過平臺可以直接移交進館。

五是保障了檔案信息安全。平臺實現了檔案數據的在線備份，可以避免數據損壞、丟失等情況發生，提高了信息的安全性。通過平臺, 檔案局可以隨時了解各單位電子檔案管理情況，提升數字檔案的安全監管能力。

六是為實現“智慧檔案”打下了基礎。平臺建設進一步推動了全市數字檔案館室建設，大大提升了檔案人員運用信息化技術的能力和水平，為進一步開展“智慧檔案”建設打下了良好基礎。

參考文獻：

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