企業退休人員人事檔案管理探索實踐

沈海燕/紹興市檔案局

企業退休人員人事檔案指反映企業退休人員個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的資料，主要包括退休人員履歷材料、體現學歷、學位、培訓、崗位技能等方面的材料、退休手續辦理材料等，一般分為10大類28項，它們全面地、真實地反映了企業退休人員的相關情況，具有重要的憑證價值和參考意義。然而，當前企業退休人員人事檔案管理存在諸多問題。概括來說，一方面，各地制定的相關管理規范大相徑庭，各企業制定的管理規定也不盡相同，大多數企業不重視檔案利用工作，檔案實行集中統一管理未落到實處，企業退休人員的檔案利用需求得不到有效滿足。另一方面，由于企業檔案管理不善、檔案管理硬件設施設備缺乏、檔案保管條件不達標、企業破產改制等各種原因的影響，檔案遺失受損現象較為嚴重，安全狀況堪憂。面對企業退休人員人事檔案管理和利用的歷史問題這一“短板”，以及我省《關于解決為參保集體企業退休人員及其他相關人員基本養老保障等遺留問題的實施意見》等文件出臺后，企業退休人員人事檔案利用率不斷攀升的現實需求，紹興市檔案館于2011年6月創新性地開展了檔案館保管企業退休人員人事檔案管理的新實踐。

1 工作實踐分析

1.1 做好前期準備工作。首先，赴杭州市靈隱街道、古蕩街道等長期開展企業退休人員檔案管理的單位，學習其先進經驗，并多次深入紹興市工貿國資公司、二輕集團等企業進行抽樣調研，掌握企業退休人員人事檔案的基本情況。其次，對檔案接收、整理、利用等工作進行論證，制定完善的工作方案，確保工作順利啟動。方案明確了檔案整理的內容與流程，要求使用統一的檔案袋、檔案箱，同時部署了檔案數字化工作，要求對檔案進行全文數字化掃描，建立企業退休人員人事檔案數據庫；第三，在紹興市檔案信息網上設立“退休職工”專欄并及時更新內容，方便企業退休人員了解相關信息。

1.2 強化檔案規范化管理。首先，充分發揮市檔案館專業人才與軟硬件設施設備的優勢，特別是利用自主研發的“檔案館綜合業務管理系統”，規范企業退休人員人事檔案管理工作。設置存放企業退休人員人事檔案的專門庫房，在庫房內安裝攝像監控系統、紅外報警系統、門禁控制系統、火災自動報警和消防聯動系統、庫房溫濕度控制系統，確保檔案集中統一保管和安全。

1.3 與市社保局合作共享。一是會同市社保局對相關企業開展退休人員人事檔案接收進館工作動員會，讓企業和退休人員了解工作情況與具體流程，明確工作意義與重要性。二是要求企業退休職工在市社保部門辦理好退休手續之后，憑市社保局退管處開具的介紹信向市檔案館移交人事檔案，聯合市社保局對移交工作進行監管，避免檔案漏交情況發生。三是及時對檔案進行數字化處理，把數字化成果發送給市社保局，由市社保局負責對數字檔案的完整性與真實性把關。

截止到2015年底，市檔案館已經接收企業退休人員人事檔案49078卷，完成了全部檔案的整理工作，實現了檔案條目與全文的數字化。同時，市檔案館提供檔案利用3188人次，受到社會好評。

2 下步工作方向

2.1 進一步完善檔案查閱利用制度。開展企業退休人員人事檔案管理工作沒有先例可循，必須加強頂層設計，進一步完善開展工作的規章制度。其中，最重要的是進一步完善檔案查閱利用制度，這就需要市檔案館繼續與開展人事檔案管理工作較好的單位和部門保持密切聯系，深入學習其工作經驗，結合自身情況對現有制度加以完善；還要多方了解企業退休人員對于檔案查閱利用的需求，確保更好地滿足他們的需要。

2.2 根據職業不同建立專門的檔案數據庫。在加大檔案收集力度、豐富檔案資源的基礎上，市檔案館要根據企業退休人員的具體職業，建立專門的檔案數據庫，比如，建立退休醫生人事檔案數據庫、退休教師人事檔案數據庫等等，既可為企業退休人員查閱利用檔案提供便利，也便于檔案館開展相關專題的檔案編研工作。