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——金華市加強臨時機構檔案管理工作側記

金華市檔案局

2016年，為深入了解金華市臨時機構文件管理和檔案工作狀況，市檔案局選取市委、市政府建立的多湖中央商務區建設指揮部等臨時機構，深入開展走訪調研，實地查看這些機構的文件材料形成、收集歸檔和檔案管理等情況。這些臨時機構承擔著建設、拆遷、改造、協調等重要職能，工作期間形成的各種檔案資料是見證金華發展歷程的珍貴記錄，也是日后相關工作查考利用的重要憑證，具有十分重要的保存價值。我們在調研中發現，全市臨時機構的檔案工作基礎普遍薄弱，存在的問題十分明顯，亟待改進。

一、臨時機構的特殊性

此次調研主要圍繞市委發﹝2012﹞104號、金委發﹝2015﹞10號文件設立的臨時機構，并延伸走訪了14個臨時機構。調研發現，這些臨時機構普遍具有以下特點：

一是機構設置特殊。臨時機構屬于常設機構之外的暫時性機構，與常設機構在業務上相互聯系、工作中密不可分，甚至在一定情況下具有超越常規機構之上的權力。二是主管機關特殊。臨時機構一般由一個或多個領導機關批準成立，有的沒有直接的業務上級。三是工作人員特殊。臨時機構一般沒有正式編制和固定辦公地址，其負責人和工作人員都是從各部門抽調來的，他們的來源單位分散、流動性大，政治素質與業務素質也參差不齊。四是工作任務特殊。臨時機構的工作任務有很強的突擊性與階段性，不像常設機構的工作那樣規范有序、有章可循。五是材料形成特殊。臨時機構多處理事務性、專業性工作，所形成的文件材料只有極少部分是機關發文，其余多為“賬外文件”。六是生存狀態特殊。臨時機構因任務而建，也隨任務結束而解散，其組建和解散通常不向檔案部門報備。

二、臨時機構檔案工作現狀及問題

由于臨時機構的特殊性，其檔案工作處于十分特殊的境地。總的來說，臨時機構檔案工作無意識、無人員、無經費、無場所、無實體、無計劃的狀態是比較普遍的。分析存在問題的主要原因，可以歸納為以下方面：

一是檔案意識淡薄。有些臨時機構的領導認為常規工作才是必須完成的硬指標，而檔案工作則是可有可無的。完成工作任務與開展檔案工作區別對待，只抓工作進度，忽略檔案工作；一些臨時機構無分管檔案工作領導，也沒有專（兼）職人員，機構檔案材料的收集與管理無人過問，檔案丟失、受損或淪為“私有財產”的現象時有發生；一些臨時機構撤銷后人員回歸原單位，文件材料或隨意堆放，或被當作廢紙處理，隨著時間推移，臨時機構工作狀況也無從查考了。

二是人員專業素質不高。一些臨時機構的工作人員責任心不強，又缺乏開展檔案工作的專業知識，開展工作時不知從何下手，文件材料不登記、不整理、隨意放置，材料的完整性和準確性無法得到保證，重要文件時常缺失。比如，調研發現，有2個機構已撤銷，但當時的機構工作人員或者找不到所形成的檔案，或者不了解檔案工作的具體情況。發現問題后，市檔案局雖全力追查，但還是沒有找到相關檔案。

三是主管機關職責不明。一些臨時機構雖明確了主管機關，但主管機關檔案部門對臨時機構的檔案工作情況不甚了解，或者不知道自身職責所在以及該如何進行監管；一些直屬黨委、政府管理的臨時機構，由于主管機關檔案部門的工作不到位，市檔案局無法及時了解與掌握臨時機構的檔案管理情況，相應的工作監管與業務指導也未能正常開展。

四是后續管理中斷。一些臨時機構完成工作任務后即行解散，后續檔案管理無人接手，機構形成的檔案無統一接收單位，“賬隨人走，人走賬丟”的現象頻發。

三、加強臨時機構檔案管理的建議

（一）明確責任，加強領導

一要明確主體責任。各臨時機構必須按照《檔案法》、國家檔案局8、9號令的要求，負責本機構文件材料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案信息安全。二是明確監管職責。按照職能分工，各主管部門應將本部門建立以及下屬的臨時機構檔案工作納入單位綜合檔案室的統一管理中，對委托本部門管理的臨時機構的檔案工作也要切實加強監督和指導。黨委、政府主管的臨時機構，需要由檔案部門會同市委辦、市府辦履行檔案指導和監管職責，市“兩辦”應將此項工作納入工作計劃并統一部署，要將檔案管理情況納入對臨時機構工作的檢查與考核之中，要求機構撤銷前先對文件材料進行整理，并由檔案部門對撤銷機構檔案出具處置意見，列入檔案館進館范圍的檔案由檔案館負責接收。三是建立監管體系。現有各臨時機構應向檔案部門、主管部門上報檔案工作的分管領導、專兼職檔案員姓名及聯系方式，人員更換時要及時更新相關信息，建立暢通的檔案工作指導和監管渠道，確保臨時機構檔案工作有人收、有人管、有的用。

（二）及時宣傳，增強意識

檔案部門及各臨時機構的主管部門，應及時向臨時機構的領導和工作人員做好《檔案法》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等檔案法律法規的宣傳，大力普及檔案知識，對臨時機構專兼職檔案員進行業務指導和專業培訓，提升全員檔案意識和責任意識。各臨時機構應明確檔案工作分管領導、檔案管理人員，確保責任到人；要制定檔案管理制度并嚴格執行，確保檔案按時歸檔，并按規定向檔案部門進行檔案登記和備份。

（三）建章立制，加強監管

市檔案局根據檔案業務標準規范，起草《金華市臨時機構檔案管理辦法》，報市委辦、市府辦印發。要對臨時機構的文件材料收集、整理、歸檔、保管、利用、撤銷后檔案處置方法以及全宗管理做出明確具體的規定，統一工作標準、規范管理制度。市檔案局和臨時機構的主管部門要加強檔案工作依法監管的廣度和深度，定期組織檢查，督促各機構完善檔案管理，保證文件材料齊全完整、管理規范，防止檔案丟失。

總之，臨時機構雖然是臨時性的，但檔案收集保管絕不能“臨時”。臨時機構的檔案工作成果與其他工作成果，對經濟社會發展具有重要意義。臨時機構從開始建立到結束撤銷的過程中，形成了許多具有特色的重要檔案，這些檔案是記錄一個項目、一個民生工程、一個區塊建設的“孤本”，有著獨一無二的憑證作用。在新形勢下，按照國家法律法規的相關規定要求，切實加強臨時機構檔案工作，管理和利用好臨時機構檔案，是檔案部門履行存史資政職責的客觀需要，也是檔案部門圍繞中心、服務大局的責任擔當。