建筑安裝工程檔案信息化管理及優化探討

文/劉元元

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建筑安裝工程檔案信息化管理及優化探討

文/劉元元

建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時就能夠做好檔案管理的相關準備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設中發揮出更大的作用

近年來，我國的建筑安裝工程無論是從規模上還是數量上都獲得了較大幅度的提升，并使得對應的工程檔案也隨之出現了較大的增長。而在這種新形勢下，企業對于工程檔案的管理也具有了更新的需求：不僅需要能夠做好基本的檔案儲存工作，還需要能夠保證檔案的快速整理。

目前很多企業還沒有形成非常有效的一套管理體制。一般情況下，檔案管理人員更多的根據其之前所形成的經驗對這部分檔案開展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系統性方面則存在著一定的缺乏現象。同時，過于重視工程施工、忽視檔案管理也是很多企業經常存在的問題，而正是這種忽視情況的存在，則會引起檔案資料同施工進度不一致的情況，并對工程的整體開展產生了較大的影響。另外，由于建筑安裝工程其施工周期通常較長，就需要企業的檔案管理人員能夠在工程剛剛開始時就能夠做好檔案管理的相關準備工作，并將檔案信息化管理真正的納入到整個建筑安裝工程中去，以此幫助檔案能夠在工程建設中發揮出更大的作用。

在工程檔案信息化這項工作中，其需要以合理化、系統化的方式開展工作，并將項目中所存在的每一個細節都努力納入到該管理系統中去，以此避免出現后期整理情況。但是，在實際工作開展的過程中，很多企業的管理系統往往因為建設的不夠健全而使其中所存儲的檔案記錄存在著一種混亂無序的情況。而在目前的建筑安裝工作中，其已經不是以往單一功能的實現，更多的是兼容較多領域、包含結構制作以及安裝等多因素的一種融合。而這種工程日漸豐富的元素，就使得現有的檔案信息化管理所存在的片面性更加明顯。

針對上述問題，建筑安裝工程檔案信息化管理應采取如下優化措施

1、完善信息化管理系統

對原有的檔案信息化管理系統進行完善是現今需要大力開展的一項工作。目前，具有檔案管理功能的軟件通常都會具有較大的應用范圍，但是其所具有的通用性卻非常的差，就需要我們能夠在獲取安裝工程檔案管理需求的基礎上大力開發專門、獨立的檔案信息化管理軟件，以此軟件的開發使其能夠更好的實現不同數據間的互動與交流，并能夠在對網絡技術進行充分利用的基礎上實現數據的網絡化管理。

2、加強檔案庫房信息化建設

對于目前的建筑企業檔案庫房來說，都已經安裝了密集架，但是還沒有真正的實現自動化電子控制。通過自動化電子控制系統的應用，則能夠在企業檔案數字化管理系統中更為明確的對某個檔案存放位置進行標明。通過這種方式，檔案的管理人員就能夠通過計算機的應用對其中所具有的檔案進行操作與控制，并以更為快速的方式對檔案進行利用。另外，智能環境自控儀也是我們檔案管理工作中較為有效的一項設備，能夠有效的對庫房實時狀態進行監測，并根據情況對庫房內部的濕度以及溫度進行自動調節，以此更好的對檔案起到保護的作用。

3、提升檔案管理人員業務能力

對于檔案管理這項工作來說，其是一項復雜性、專業性、準確性都非常強的工作，需要檔案專項管理人員不僅需要具有豐富的專業知識，還能夠對不同學科的知識具有一定的掌握。對此，就需要企業在日常工作開展的過程中以定期或者不定期的方式加強工作人員的培訓，并以專項講座以及專家講解的方式使其在學習的過程中不斷的提升自身綜合操作能力。與此同時，企業也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核標準中對資料員檔案收集的時間、應用技術以及質量需求等進行明確，以此保障工作人員能夠以正確、高質量的方式完成檔案管理工作。

（作者單位：中鐵一局集團建筑安裝工程有限公司）