教學檔案“立件”整理的可行性研究

文/唐繼業

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教學檔案“立件”整理的可行性研究

文/唐繼業

教學檔案的立檔方式是在解決其面臨問題的過程中不斷完善的。筆者結合自身實踐，對以卷為保管單位的立檔方式中存在的問題進行分析并提出相應對策

《歸檔文件整理規則》實施后，立檔方式的改革大大提高了文書檔案的歸檔整理效率，有效促進了文書檔案的檢索利用工作。學校作為檔案產生和保管的一個重要部門，伴隨著文書檔案立件整理的開展，教學檔案立卷整理的弊端也越來越顯現出來。

一、教學檔案立卷工作的缺陷

在學校檔案體系中，教學檔案作為其中的一個重要組成部分，目前依舊采用的是傳統的以卷為立檔保管單位的管理形式，筆者在自身的檔案管理實踐過程中，通過與以件為保管單位的文書檔案的對比，發現以卷為保管單位存在以下四點缺陷：

1、檔案整理工作較為繁雜。立卷要求整理人員在組卷時需要對資料進行分析劃分，將有機聯系的檔案材料放在一起，且要保證一份案卷不能太厚或者太薄，不同立卷人對材料本身的理解不同會產生不同的立卷效果。立卷后期的案卷標題擬寫、裝訂工作需要測孔、打孔、線裝等手續費時費力。

2、檔案利用不夠便捷。以卷為保管單位只能以整卷為利用單位，利用者可能只需要本卷檔案中的某一項，但是在提供時無法將其取出單獨提供。

3、檔案內容的保密性較差。文件組卷時是把若干個文件組在一卷內，可提供利用時又無法拆卷，只能整卷提供利用，容易造成泄密事件。

4、檔案組卷工作難。目前教學檔案的組卷辦法是按照“年度-保管期限-組織機構”或“保管期限-年度-組織機構”的分類法進行的，而教學檔案的產生者會涉及到教務處、德育處、教科研處或校辦等多個部門（不同學校的部室機構設置可能有所區別），從而造成檔案組卷時部分保管期限的案卷過薄，不利于立卷裝訂。

二、教學檔案改立卷為立件的支撐依據

國家檔案局在2000年頒布的《歸檔文件整理規則》（DA/T22- 2000）中對歸檔文件的定義“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。陜西省檔案局在2001年出臺的《陜西省歸檔文件整理實施細則》中明確提出可供專業檔案等紙質載體檔案的整理參照使用，且列舉出了教學檔案這類專業檔案，這就為教學檔案的改卷為件提供了政策理論支撐。

三、教學檔案改立卷為立件的優勢

在檔案管理實踐來看，教學檔案改立卷為立件后將會至少帶來以下四點優勢：

1、檔案內容的保密性得以加強。教學檔案改卷為件后將以每份文件作為立檔的基本單位，它們按照“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分類法進行整理裝盒，可單獨提供利用者需要查閱或借用的該件檔案本身，有效防范了其它檔案的泄密問題。

2、檔案整理更加便捷。教學檔案改卷為件后將變“年度-保管期限-組織機構”或“保管期限-年度-組織機構”的分類法為“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分類法進行整理裝盒。改變過去不同部門產生的不同保管期限的檔案分別裝卷的做法，直接按照年度和保管期限的不同共同入盒，減少了分部門組卷、裝卷的工作使得檔案整理效率更高。

3、有利于檔案的保管和利用。以卷為保管單位的教學檔案在整理過程中需要對檔案實體進行打孔線裝，不僅破壞了檔案實體的完整性，而且對裝訂完畢的檔案進行復印或掃描時會非常不易。相反，以件為保管單位，檔案能很好的維持其本來狀況，利用時只需取出需要復印掃描的檔案文本就可以進行操作。

4、便于深化檔案信息資源的開發與利用。社會發展至今，檔案信息化已日趨主流。一方面，改卷為件后，以件為單位的檔案文本的快速掃描將變成可能；另一方面，改卷為件后由于針對該件檔案的檢索信息會更加細化，使得檔案的數字化查詢變得更加快捷、準確。

當然，教學檔案有其自身的特點，在實際操作中還是按照學年歸檔組“卷”。這里的“卷”有別于傳統意義上的線狀卷，而是根據教學檔案的內容進行劃分，把有密切聯系的“件”與“件”放在一起，形成一盒一盒的“盒狀卷”。這樣，既吸收了立件整理的便捷性，又保留了教學檔案內容的內在聯系和統一。

（作者單位：西安交通大學附屬中學）