信息化視閾下高校檔案管理的功用

文/劉思洋

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信息化視閾下高校檔案管理的功用

文/劉思洋

高校檔案管理信息化建設的一些理論和實踐已經證明，利用信息技術實現檔案信息化在很大程度上整合和優化了高校檔案資源，提高了檔案管理質量從而提升高校管理效率、推動高校教學和科研發展

隨著信息社會的發展和數字化校園的建設，高校辦公管理系統自動化開始普及，高校檔案管理面臨新的機遇和挑戰，檔案管理信息化成為趨勢。高校檔案管理信息化是指把高校內各單位產生的紙質文件實現數字化，形成電子文本、電子圖片或多媒體等形式的電子文件，再將電子資源收集、篩選、整理、歸檔形成電子檔案，通過信息管理系統對電子檔案進行管理。高校是發展和傳播先進科技文化的重要陣地，檔案管理的信息化建設不僅有利于與高校辦公系統自動化接軌，同時促進檔案管理與教學、科研同步發展，使檔案管理在信息化時代得到升華和擴展。

一、利用信息化檔案提升高校行政管理效率

1、確保檔案資源的安全有序存儲傳統檔案保持技術下，紙質、聲像檔案存儲于固定環境之中，不但占據了較大的空間，還極易受到蟲蝕、水災、火災、地震、霉變等自然因素的侵害。此外，因使用人的反復性查閱，也容易造成檔案原材料受到不同程度的損害。而檔案管理信息化背景下，檔案材料被存儲在虛擬計算機或云計算平臺之中，有效避免了上述災害的發生。

2、提升檔案管理人員服務水平

在高校傳統檔案管理模式下，檔案管理人員需要進行紙質檔案的收集、篩選、整理、歸檔，編目等，傳統人工整理檔案工作量較大，需要耗費時間和人力。當需要查閱檔案時，檔案館員需要到檔案館通過手工檢索、再翻閱紙質本檔案查閱需要的信息。而高校檔案管理信息化則徹底顛覆了傳統管理模式，實現了檔案管理的高效化、規范化。而實現檔案管理信息化建設后，檔案管理人員只需登入檔案管理信息系統，輸入關鍵詞，即可查詢到需要的電子檔案信息。一些檔案管理系統還為用戶提供了精確查找、模糊查找、分類查找、關聯查找等不同的查找服務，一定程度上改善了檔案管理人員工作狀態，使其從繁瑣機械的勞動中解脫出來大大提高了檔案管理人員工作效率，節約了查詢時間，提升了其工作效率。

3、提高檔案利用率

而高等院校是先進文化知識的傳播和生產機構，隨著辦公自動化平臺的普及，高校各單位各部門每日都有大量的電子文件產生。傳統的人工檔案管理模式下不能夠及時、準確、全面地收集和整理電子文件。長期以來，導致高校各部門越來越多的電子文件資源在歸檔過程中有遺漏。而檔案信息化建設后，檔案信息管理系統與高校辦公自動化系統實現對接和資源共享。一方面有利于檔案管理員對檔案信息資源進行收集整理，提高檔案建設的質量。另一方面有利于高校檔案資源的利用，提高利用率。在檔案管理信息系統中可針對可建立面向多類型用戶的數據庫，設立不同的權限，各部門人員可通過網絡在一定權限下訪問到需要的檔案信息。這不僅滿足高校各部門各類型人員查詢使用檔案的需求，也提高了有價值檔案信息的利用率。

二、整合信息化檔案有助于促進高校教學和科研水平提升

1、整合信息化教學資料保障教學

檔案信息化建設，可將常規教學檔案管理納入到檔案管理信息化平臺中，為教學質量的提升提供文獻支持和保障。例如，哈佛大學檔案館投資五千萬美元專門設立公開課網站，為每位高級教授錄制全程授課視頻，并將視頻存檔。這是高校教學檔案系統化開發的一個典型例子，值得我國高校檔案管理館借鑒。

2、共享信息化科研資源推動科研

檔案信息化建設可實現高校檔案管理系統和學校辦公自動化系統的并軌，檔案管理系統接收辦公自動化過程中形成的較為規范的科研文件信息，并將其直接轉化為數字檔案，再有高校檔案館對其資源進行優化管理。一方面高校檔案管理信息系統是本校科研檔案信息共享的基礎，能夠有效存儲和讀取本校科研檔案信息資源，整合有序的電子科研檔案為高校教學科研提供檔案信息檢索、咨詢。另一方面，還能通過互聯網技術與其它高校、信息資源庫等相關科研信息進行連接，促進最新學術研動態獲取和學術交流。

（作者單位：西安醫學院）