芻議疾控機構檔案信息化建設

文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

芻議疾控機構檔案信息化建設

文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

疾病預防控制工作檔案是疾控機構在長期開展疾病預防控制和公共衛生技術服務工作中積累的技術性資料，它不但能客觀真實地見證疾控工作的歷史發展軌跡，而且可以通過檔案信息資源的共享，為重大傳染病防控、突發公共衛生事件應急處置，公共衛生重點學科發展和科研教學等專項工作提供科學依據和技術支撐。計算機網絡信息技術在社會各領域的廣泛應用，對檔案管理工作提出了新的要求，對檔案實施信息化建設是疾控機構加強檔案管理的發展趨勢，也是提高檔案工作效率和水平的有效手段。

一、疾控機構檔案資源信息特點

（一）涉及面廣，內容繁多

疾控機構檔案信息涉及傳染病疫情、疾病監測控制、公共衛生監測檢驗及疾控機構建設、管理與技術科研發展中形成的大量歷史檔案、業務文件和技術報告，既有專門的技術內容，也有疾病預防的社會管理內容；既有個別病種防治的內容，也有群體性疾病防治的內容；既有本單位本地區疾控機構開展的各類內容，又有涉及周邊地區以至全球疾病監測的內容等。可以說，疾病預防控制檔案具有政策性強、科學性強、社會性強、專業性強和不受地域限制的特點。

（二）存儲形式多種多樣

疾病預防控制工作檔案既有傳統的紙質檔案，也有大量以形象、聲音為方式的照片、錄音、錄像、光盤等現代檔案，還有各種珍貴標本、樣品等特殊醫學實物檔案。

（三）連續性、周期性強

疾病預防控制檔案連續性、周期性長的特點，是由預防醫學課題研究完成周期所決定的。比如，對傳染病疫情流行規律的認識和研究，或者一種傳染病如天花從發生到在世界范圍內消滅的歷史周期長達179年。由此可以看出，疾病預防控制工作檔案為防治各種疾病發揮了重大作用，而這些資料的形成是日積月累的結果，不是一朝一夕就能完成的。

（四）內容不可復得

疾病預防控制工作檔案是在特定時間、環境、條件下形成的，如疫情檔案資料的形成，就是疾病流行規律的見證，它是特定時間、特定環境條件下的現場記錄。經過長期收集、積累、整理，它不僅成為有利用價值的疫情檔案資料，而且是各類傳染病逐步絕跡的歷史見證。疾病預防控制檔案是查驗真偽的第一手資料，具有不可辯駁的憑證作用。

二、疾控機構實施檔案信息化建設的重要性和必要性

（一）檔案信息化建設是疾控機構實施現代化管理的必然趨勢

長期以來，疾病預防控制工作檔案大多是以紙張的形式存在和管理的。對檔案內容的收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能都以手工方式完成。由于工作量大、重復勞動多，造成工作效率低；檢索工具落后、檢索途徑少，造成檔案查閱不方便；庫房緊張、設備簡陋，檔案信息加工存貯、傳遞速度緩慢，致使大量檔案得不到開發利用。這種傳統的檔案管理方式，明顯表現出滯后性、低時效性和不齊全性，大大影響了工作效率和服務質量[1]。計算機網絡技術的出現與發展，使疾控機構檔案實施信息化管理成為發展的必然趨勢。利用現代化管理手段儲存各種疾控檔案信息，最大限度地解放了勞動力，使檔案的儲存、維護、查詢更加具有優勢[2]，更加方便快捷，能極大地提高檔案信息的有效利用和資源共享，使檔案管理從封閉走向開放，從單純的保管利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、資源共享與科學管理，從而為社會和單位的全面建設與發展提供優質高效的服務，并滿足專業技術人員的最大信息需求。

（二）檔案信息化建設是疾病預防控制機構業務發展的需要

隨著政府和社會對疾病預防控制工作重視程度的不斷提高，以及各種突發事件、傳染病的暴發以及新發傳染病的不斷出現，人們對疾病預防控制工作的要求也越來越高。疾控檔案作為疾控工作的重要組成部分，能為疾病流行發展規律、疫情的預警預測、突發公共衛生事件的應急處置等重點業務工作的開展提供可靠的參考和依據。實現檔案信息化管理，可使疾控機構充分利用日常工作中形成的文字、聲像等不同載體的檔案材料，及時掌握疾病的傳染源、傳播途徑、人群易感性、疫源地及流行過程，發現和分析出疾病流行規律，科學研判疫情發展趨勢，及時采取有效的干預措施，快速高效地控制疾病的傳播。同時，檔案信息化管理在推動重點學科建設、促進科研與教學方面也有較高的使用價值。

（三）檔案信息化建設是加快構建高效公共衛生體系建設的必然趨勢

公共衛生體系建設是一項長期的、艱巨的、復雜的社會工程，對公共衛生體系建設實施信息化管理是社會發展的必然趨勢。疾病預防控制體系作為公共衛生體系建設的重要組成部分，充分利用疾控機構檔案信息化管理平臺，將為構建公共衛生體系建設提供優質、高效的信息資源。特別是疾控機構檔案中的傳染病疫情、疾病監測控制、公共衛生監測檢驗及疾控機構建設、管理與技術科研發展中形成的大量歷史檔案、業務技術報告等，將為公共衛生管理層制定相關政策提供科學、可靠的依據。

三、疾控機構實施檔案信息化建設的具體措施

（一）充分認識檔案信息化建設的重要性，筑牢思想基礎

檔案信息化建設改變了原有的檔案資料管理模式，又由于其采用先進的數字和網絡技術，對原有的管理人員和職工來說，拋棄了原來熟悉的工作方法，需要有一個學習和適應的過程，開始時可能會增加工作量。為此，提高全體職工對疾病預防控制檔案信息資源有效保存重要性的認識，提高疾病預防控制檔案信息化管理的意識是首先要解決的問題。只有在充分認識檔案信息化建設是疾病預防控制機構業務發展的必然要求和現代化管理的必然趨勢的基礎上，深刻理解疾病預防控制檔案信息化的目的意義，才能增強全體職工參與檔案信息化建設的自覺性。通過積極參與檔案資源信息化管理系統的開發應用，建立起有效、快捷的檔案信息化服務網絡體系，實現檔案信息資源共享，使疾病預防控制檔案資源得到最大限度地開發和利用，為疾病預防控制工作的開展提供有力的信息保障。

（二）制定切實可行的管理制度，確保檔案信息管理的規范化

由于檔案信息化管理是一種新的管理模式，從一般的信息化管理具體到疾控中心的檔案資料，必須服從于、服務于疾病預防控制工作的特點，建立系統規范的管理制度[3]。首先， 要結合工作實際，制定切實可行的檔案信息化管理工作制度，明確電子檔案信息的歸檔標準，規范電子文件的生成方式、生成格式、傳遞方式以及保管方式，規范檔案信息收集、整理、存儲、傳送和發布程序，保證檔案信息的真實性與安全性。其次，要切實建立一整套科學規范的電子檔案管理工作流程、方法及原則，確保檔案網絡化管理的科學性、便捷性及準確性。

（三）加強溝通，整體規劃、分步實施，實現整合與共享檔案信息資源

疾病預防控制檔案信息化建設是一項系統工程，涉及面廣，建設周期長，統籌規劃尤為重要。在制定地區疾病預防控制信息化工作規劃時， 實現互相之間的“信息交流與資源共享”是一項重要的目標。規劃方案中要充分考慮整個地區統一的、無阻擋的信息交換平臺；充分考慮到日常業務運行信息管理系統與檔案信息管理平臺的結合；充分考慮本單位檔案信息管理平臺與相關部門（單位）交互的信息接口。因而在制定規劃的過程中，與上、下級和橫向部門的聯系溝通十分關鍵，要先易后難分步實施，取得諒解，達成共識，從而實現信息資源共享的目標。在進行檔案信息化建設的同時做好檔案信息利用工作，邊建邊用不斷完善。

（四）加強投入，配備和完善必須的軟硬件設施

基礎設施建設，是檔案信息化的條件。主要包括各類存儲設備、網絡設備、操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等。只有建立合適的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。在硬件的投入上，應避免盲目追求“高、精、尖”貪大求洋，不適當地購買過高的配置，如服務器、終端設備等，要進行充分的論證，以滿足使用為目標，在硬件設備更新換代頻繁的今天，更應預留一定的升級空間。在軟件的選擇上，不光要考慮其主要性能指標，更要考慮提供商的售后服務能力，確保系統的運行長期穩定有效。

檔案信息是人類社會一種巨大的信息資源，疾病預防控制工作檔案是衛生事業發展不可缺少的重要組成部分。加快疾病預防控制機構技術檔案信息化建設，對疾控機構的自身建設與發展起著至關重要的作用。檔案信息化不僅能為公共衛生管理系統和其他應用系統數據傳輸提供可靠平臺，還能實現各類疾病預防控制工作信息安全、快速傳遞[4]。各級疾控機構要在上級衛生主管部門的領導下，在檔案專業部門的指導和幫助下，要切實抓住機遇，努力學習和掌握當代先進的科學知識和科學手段，積極探索開發疾病預防控制檔案資源的途徑， 加快檔案工作融入信息化步伐，推進檔案信息化建設，促進疾控機構檔案工作的跨越式發展，使檔案工作更好地為疾病預防控制事業的可持續發展提供有力的支持和保障，為維護廣大群眾的身體健康作出積極的貢獻。

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[1]彭韶霜．論高校檔案管理信息化建設[J]．湖南人文科技學院學報，2005（5）．

[2]曾瑞蓉．疾病預防控制中心檔案的信息化管理研究[J]．辦公室業務，2014（1）．

[3]吳峰．信息化建設的思路[J]．疾控中心檔案信息化建設的實施策略，黑龍江檔案，2014（4）．

[4]王鳳．疾控檔案信息化管理思考[J]．辦公室業務，2013（3）．

（作者單位：泰安市疾病預防控制中心/青島市市北區社區衛生服務中心）