淺談高速公路檔案管理工作

陳蓉蓉

廣西北投集團沿海高速公路分公司，廣西　欽州　535000

淺談高速公路檔案管理工作

陳蓉蓉*

廣西北投集團沿海高速公路分公司，廣西欽州535000

摘要：高速公路檔案是高速公路建設和運營情況的真實記錄，有著十分重要的現(xiàn)實和歷史作用。本文從分析高速公路行業(yè)檔案管理特點入手，通過查找目前高速公路檔案管理存在的問題，并提出加強管理的措施，從而確保高速公路檔案管理工作得到更好的發(fā)展。

關鍵詞：高速公路；檔案管理；特點；措施

隨著社會的不斷發(fā)展，高速公路的里程在逐年增加，隨之而來的高速公路建設項目及高速公路運營管理所形成的檔案管理資料也會逐年產(chǎn)生。做好高速公路檔案的收集和整理工作，提高高速公路檔案管理水平，從歷史的層面來說，可以為查考特定地區(qū)在特定時期高速公路發(fā)展情況提供更完整的憑據(jù)，而從公司的層面來說，完善的檔案管理工作也可以更好地指導今后高速公路建設及運營工作。因此，作為高速公路管理部門，分析本行業(yè)檔案管理特點、并查找相關問題，根據(jù)存在問題不斷加強改進的措施，是確保高速公路檔案管理工作得到更好的發(fā)展的必要之舉。

一、高速公路檔案管理的特點

(一)高速公路檔案分類

目前，高速公路檔案主要包含兩部分。一是高速公路建設項目檔案，主要包括高速公路建設立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程形成的文件材料。二是高速公路文書檔案，是高速公路運營單位在運營過程中形成的具有查考利用價值的管理性文件材料，主要包括黨群工作、行政管理、業(yè)務管理三類文件材料。高速公路檔案管理就是要將這些文件材料有序有效地進行收集、分類、整理、歸檔及利用。

(二)高速公路檔案管理特點

1.工程建設項目檔案管理

(1)專業(yè)性強。高速公路工程建設及運營是一項專業(yè)性和技術性很強的工作，以工程維護項目來說，其路基養(yǎng)護、路面養(yǎng)護、橋梁養(yǎng)護、公路綠化、收費監(jiān)控通訊系統(tǒng)維護及其他服務設施維修等工程，建設均參照各領域專業(yè)標準，所形成的檔案資料無論是內(nèi)容還是形式都必須滿足其專業(yè)標準的要求，且明顯凸顯道路工程專業(yè)性特征。

(2)檔案資料多。高速公路建設及運營的每一階段均會產(chǎn)生大量的文件資料。在建設期間，以一條高速公路項目檔案來說，完整的項目檔案包含項目前期文件、項目施工文件、項目施工圖紙、項目監(jiān)理及竣工驗收文件，總計可形成數(shù)千卷檔案資料。在運營期間，高速公路運營產(chǎn)生的文書檔案及高速公路日常維護產(chǎn)生的項目工程檔案也逐年增加。

(3)保管期限長。高速公路項目建設檔案包含大量高速公路施工原始記錄，是工程質(zhì)量管理的重要方面，是今后高速公路運營、養(yǎng)護、改建、擴建需查詢的資料之一。且隨著公眾產(chǎn)權意識提高，高速公路紅線圖、地畝圖、征地拆遷補償協(xié)議等項目檔案資料的保存，能為今后高速公路產(chǎn)權糾紛處理提供準確憑證。基于以上考慮因素，高速公路建設項目檔案資料保存期限一般較長。

2.文書檔案管理

(1)文書檔案管理與公文處理工作息息相關。高速公路文書檔案主要來源是公文。高速公路公司公文處理的全過程就是文書檔案形成的過程。以公文收文處理來說，收文需經(jīng)簽收、登記、擬辦、承辦、文件回收等多個環(huán)節(jié)，文書檔案管理就是將公文各個環(huán)節(jié)處理最終形成的資料進行收集、整理、分類、鑒定，最后實現(xiàn)歸檔。公文處理的最后環(huán)節(jié)就是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，兩者契合度高低與否直接決定文書檔案質(zhì)量好壞。一旦公文處理未按規(guī)范流程處理，檔案管理部門收集的公文資料可能會出現(xiàn)裝訂不規(guī)范、文種使用不當?shù)榷喾N問題，一旦公文處理未及時回收已處理的公文原稿，那檔案資料也會出現(xiàn)缺失。總之，公文處理是文書檔案管理的基礎和前提。

(2)內(nèi)容豐富多樣。高速公路文書檔案，是高速公路運營公司在運營過程中形成的具有查考利用價值的管理性文件材料。它一般由公司公文及公司運營形成的非公文文件資料組成。以高速公路公司來說，非公文文件材料包括各種總結、會議資料、合同、協(xié)議、責任書、報表等等，內(nèi)容是非常豐富。

(3)凸顯行業(yè)特征。由于高速公路業(yè)務管理是多樣的，包含養(yǎng)護管理、收費管理、服務區(qū)管理及路產(chǎn)管理等多方面工作。每一項管理都是行業(yè)特有，其運營管理形成的資料就會明顯凸顯行業(yè)特征。以收費管理來說，其形成各種收費統(tǒng)計報表就是文書檔案管理需要收集的資料之一，而以路產(chǎn)管理來說，其審批的涉路資料也是文書檔案管理需要收集整理的。這些資料在高速公路運營期間形成，有查考利用價值，且明顯凸顯行業(yè)特性。

二、高速公路檔案管理存在的問題

(一)檔案意識不強

在高速公路檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理在高速公路眾多管理職能中地位不高，在管理層和職工意識中，檔案管理工作無法為單位創(chuàng)造財富，且認為這項工作很簡單，由檔案管理人員收集整理一下文件，把單位的文件保存好，需要時再查詢就可以了。這樣的意識嚴重制約高速公路檔案管理工作的開展，也忽視了各部門各參與者對檔案管理的職責，其最直接的后果是導致檔案資料存在缺失。因此，檔案意識應該根植于每個管理者和參與者心中的，只有思想重視了，才會在工作中有行動，檔案管理部門才有可能完整收集高速公路建設及運營產(chǎn)生的各項資料，為高速公路今后發(fā)展提供經(jīng)驗借鑒和參考。

(二)收集檔案資料各環(huán)節(jié)銜接不夠緊密

檔案管理工作的重點和難點在于資料的收集，在高速公路檔案管理的實際工作中，由于檔案資料收集環(huán)節(jié)銜接不夠緊密，導致高速公路檔案資料收集存在及時收集難、收集齊全難、重要文件收集難等問題。

1.以高速公路文書檔案的收集來說，公文處理與檔案管理是屬于分離的狀態(tài)，公文處理人員很少從檔案管理的立場考慮資料的收集，檔案管理人員也很少了解文秘的工作，兩者銜接的不緊密導致一些反映高速公路運營情況的重要資料缺失，如一份會議通知，站在收文處理的立場，僅僅收集了會議通知就移交給檔案室，但站在檔案收集的立場，會議通知僅僅是檔案收集的一部分，最關鍵的會議產(chǎn)生的會議記錄及紀要等相關會議資料，會議的一整套資料才完整。且高速公路文書檔案收集一般是在公文生成后第二年第一季度開始收集上一年度的資料，存在時間差的問題，且一年中經(jīng)手人太多，某一環(huán)節(jié)的經(jīng)手人不重視上報材料中有關數(shù)據(jù)和典型材料的留存，導致在這個環(huán)節(jié)又可能會缺失一些部分重要的資料。這些問題的存在都是由于各個環(huán)節(jié)銜接不夠緊密造成，沒有明確的規(guī)范指引造成的。

2.以高速公路建設項目檔案來說，銜接問題同樣存在，且尤為突出。高速公路建設項目檔案收集涉及的單位人員比文書檔案更多更復雜。高速公路項目檔案一般是由建設單位負責，施工、監(jiān)理等單位要協(xié)同配合其完成，到工程結束后整體移交給運營公司。但在高速公司項目檔案收集過程中，建設單位、運營單位、施工等單位未能實現(xiàn)緊密溝通，導致當運營單位接收項目檔案時，發(fā)現(xiàn)項目檔案質(zhì)量不高或者資料缺失而向建設單位提出時，建設單位很難根據(jù)接收方要求補充缺失資料，因項目已經(jīng)趨于完工，原先負責制作項目檔案的施工人員已基本撤出，且高速公路項目建設周期一般較長，施工人員變動又頻繁，一旦人員變動后交接手續(xù)不到位，后期想通過經(jīng)手人補充缺失的項目資料是很難實現(xiàn)的。

(三)檔案管理信息化程度不高

目前，高速公路公文處理基本實現(xiàn)oa系統(tǒng)無紙化辦公，公文的電子版也按照收發(fā)文登記進行分類儲存，但是儲存的電子文檔還沒有按照檔案管理的標準及要求進行分類整理，不利于電子文檔進一步利用。高速公路檔案管理目前還是偏重在紙質(zhì)文件的收集、整理、歸檔工作方面，以紙質(zhì)存檔為主，存儲的紙質(zhì)文件檔案管理目錄以計算機輔助通過EXCEL操作進行錄入，檔案管理的信息化程度不高，未充分發(fā)揮計算機整理文件的高效性。

三、加強高速公路檔案管理的措施

(一)提高管理層和各參與者的檔案意識

提高高速公路從業(yè)人員檔案意識的措施首先可以從加強宣傳入手，以搜集重要檔案資料缺失對工作造成的影響的典型案例作為題材，讓大家清楚地看到高速公路檔案管理資料缺失造成的嚴重后果。同時，由于每項工作開展都離不開管理層的重視和支持，所以檔案管理人員有必要要保證管理層對檔案管理有明確態(tài)度，檔案管理人員在做好宣傳的同時還應多跟領導匯報檔案管理工作，確實轉變管理層對檔案管理的認識。

有了管理層的支持和理解，檔案管理軟硬件設施才有更加多的投入的可能，才能在內(nèi)部形成上行下效的效果。各個部門參與人員在這樣的氛圍下也會盡量配合、協(xié)助檔案管理人員完成公司檔案管理的工作，并提高收集的檔案資料的質(zhì)量，從而為檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件。

(二)制定規(guī)范化制度保障檔案管理各環(huán)節(jié)的銜接

要促進高速公路檔案管理各環(huán)節(jié)緊密協(xié)作，確保高速公路檔案管理工作順利推進，制定規(guī)范化制度是必要之舉。檔案管理部門在出臺規(guī)范化制度前，要充分熟悉高速公路各業(yè)務運作，充分了解哪些環(huán)節(jié)容易導致資料缺失。在此基礎上針對銜接可能出現(xiàn)的問題制訂一系列涉及檔案管理職責劃分、獎懲等規(guī)章制度，為檔案管理提供明確的方向。以文書檔案資料收集來說，首先確定高速高速公路歸檔范圍；其次在檔案管理辦法中明確各部室檔案收集人員的資料收集范圍、質(zhì)量要求及移交時間。以公文資料移交檔案室為例，公文處理人員要根據(jù)年度收發(fā)文登記移交整年度的單位公文，公文除了正文之外，還應包含公文處理箋，公文處理結果。三是要將檔案收集及時齊全情況納入績效管理考核，提高各部門檔案收集人員工資積極性及工作責任感。以高速公路建設項目檔案收集來說，最重要的是要以制度的方式將檔案管理的責任落實到施工、監(jiān)理及檔案管理人員身上，在高速公路建設立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收各個環(huán)節(jié)均明確檔案管理的要求，檔案管理人員參與全程的工程驗收，工程項目完工需檔案員簽字認可項目檔案材料完整才算是真正意義上的工程項目完工。

(三)將檔案管理向信息化方向發(fā)展

隨著信息化網(wǎng)絡時代的到來，檔案管理工作應該要與時俱進，跟上信息化時代的步伐，將檔案管理業(yè)務與信息化方向進行對接，利用先進的科技設備，便捷的信息軟件，進一步推動檔案管理信息化，提高檔案管理工作的效率。作為高速公路公司，由于我們公文處理在oa辦公系統(tǒng)已經(jīng)得到普及運用，公文電子文檔的收集也在同步進行當中。要進一步推進檔案管理信息化，首先要引入便捷的檔案管理軟件，替代通過EXCEL操作錄入檔案管理目錄，實現(xiàn)檔案利用搜索自動化。其次根據(jù)現(xiàn)有oa辦公系統(tǒng)的特點，建立電子信息文檔系統(tǒng)，在年度歸檔時，在系統(tǒng)中對形成的電子文件根據(jù)檔案管理保管期限等管理辦法的要求，直接進行分類歸檔處理，形成年度電子文檔歸檔系統(tǒng)，讓公司電子檔案和紙質(zhì)檔案實現(xiàn)雙軌制管理。第三，逐步將檔案室存放的紙質(zhì)檔案資料進行掃描處理，形成數(shù)字化資料后并錄入電子文檔歸檔系統(tǒng)，最終建成一個檔案信息資源平臺，實現(xiàn)檔案資料利用最大化。總之，高速公路檔案是一個地區(qū)交通發(fā)展情況的見證，也可以為今后高速公路建設和運營提供一定的經(jīng)驗借鑒，因此，提高行業(yè)人員的檔案管理意識，利用規(guī)范的制度管理理順檔案管理中各環(huán)節(jié)存在的問題，并根據(jù)信息化時代的要求，與時俱進推進檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，使檔案管理資源為今后高速公路建設和運營發(fā)揮更大的利用和使用價值。

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** 作者簡介：陳蓉蓉(1984-)，女，漢族，廣西合浦人，本科，廣西北投集團沿海高速公路分公司，助理館員。

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)10-0227-01