制度改革背景下高校人事檔案的管理

文/譚春霞

制度改革背景下高校人事檔案的管理

文/譚春霞

人事檔案是高校管理工作的重要組成部分，是國家檔案的重要組成部分，是全面考察了解教職工的重要依據。目前，隨著人事改革制度不斷深入，高校人事檔案管理面臨著新的情況，也存在著一系列新的問題。為了解決這些問題，高校需要加強檔案管理人員隊伍建設，適應人事改革制度，完善人事檔案管理制度，更好地發揮人事檔案的作用，實現人事檔案網絡化管理，豐富和完善人事檔案的內容，從而最大限度地發揮人事檔案憑證和參考作用。

人事制度改革；高校；人事檔案管理

高校人事檔案內容包括個人經歷、思想品德等情況，具有現實性、動態性、真實性等特點，主要來源于一個乃至幾個單位的人事管理活動，是以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，具有使用價值和保存價值。21世紀是知識經濟時代，為了促進高校的人才資源管理，就要加強人事檔案管理，提高人事檔案管理的質量，做好高校人事檔案管理工作，提高高校的教學科研整體水平。

一、高校人事檔案管理面臨的新情況

（一）人事檔案管理工作面臨的新要求

進入21世紀以來，為了適應社會發展的需求，我國對人事制度也進行了改革，其內容大致有以下幾點：（1）要由傳統的個人要素、個體績效等評價，轉向人力資源管理、組織績效和團隊績效等考核評價。（2）高校人事管理更多的是要體現出一種道德行為，高校教職工都具有較高的文化水平，能夠為高校提供生存動力，為高校發展提供重要支撐力量。（3）高校人事管理要以教學效果突出為薪酬的基礎，注重薪酬的激勵功能，強調團隊績效的回報與激勵，以組織和個人績效為支付薪酬的依據，構建以績效為導向的薪酬回報體系，強化對成績優秀者的長期激勵。（4）職業化要素由知識結構與技能、職業精神、規則、道德、價值觀等組成。[1]

人事制度改革背景下，人事檔案管理工作具有了更多、更新的要求：首先，人事改革背景下，人事檔案信息成了多層次全方位的評價信息，以往提供的人事信息是一種單一考核信息，而價值評價信息成了人事檔案信息的重要來源，檔案管理工作成了價值評價體系建立的基礎。為了保持個人信息與組織團隊信息的聯系，在記錄個人信息時，要注重組織、團隊信息的記錄。其次，作為高校管理工作的重要組成部分，人事檔案工作應該為高校核心評價體系服務，體現出高校校園文化特色。另外，人事檔案在提供分配信息的同時，作為價值分配體系的重要依據，要注意對價值分配結果反饋信息的記錄和更新。

（二）人事制度改革賦予了高校人事檔案管理新的契機

進入21世紀以來，高校人事制度管理改革轉向了人力資源管理與開發，高校不但要增強教育力度，選優配強，還要充分調動職工積極性，才能吸引、保留住人才。高校招聘、培養、薪酬等環節都與人事檔案信息化管理具有聯系，（1）人才培養就是從知識、技能、心理素質等方面，對人才進行培訓，高校是一個知識密集、人才濟濟的單位，其不但具有多元化的思想，還具有多樣性的訴求。因此為了不斷地促進發展，高校所采取的重要手段是通過強化培訓的方式，來加強人才培養，并且培訓的時候要兼顧學校發展和人才成長的需要。為了向制定長期培訓計劃提供依據，對于職工的培訓內容和培訓成績等信息，人事檔案要隨時、真實地進行記錄；（2）招聘人才的時候，對于某個人的人事檔案，高校招聘部門進行調閱，并且還要對人才信息進行詳細記錄，根據這些信息建立人事檔案；（3）績效管理是職工在某個工作崗位上的業績信息，能夠為建立合理的薪酬管理制度提供幫助，包括績效考核、績效評價等收集、分析和傳遞。因此，在績效管理的各個方面，人事檔案管理是科學薪酬制定的重要依據，能夠幫助管理者確定職工所屬薪酬級別，能夠提供完整的職工信息，如學歷、職務、工齡、考核結果等。由此可見，為了增強高校人才隊伍現代化發展，人事檔案管理能夠提供基礎信息數據和豐富的第一手內容，能夠促進人事檔案管理信息化、公開化建設。

二、人事改革背景下高校人事檔案發展現狀及管理存在的問題

（一）高校人事檔案發展現狀

1998年，為了促進我國高等教育的發展，第九屆全國人大常委會頒布了《中華人民共和國高等教育法》。隨后，為了實現教師和學校的平等，全國各大高校開始實行了教師的聘任制。聘任制增強了各大高校的綜合競爭力，提升了教師之間的競爭。但由于改革的深化，各大高校的合并、專升本等內容加大了高校之間的變動，增加了教師的調動、升職、辭退等。同時也增加了人事檔案管理的難度，對教職工的個人能力及素質很難憑借檔案進行正確的估量，造成了如今高校人事檔案管理的混亂。如果不及時更新教職工的檔案記錄，就會導致教職工的檔案不完善，并且在人才儲備時，會導致高校沒有客觀的檔案作為判斷標準。另外，在很大程度上，人事檔案關系到了相關人的經濟利益，與個人的升職、加薪等有關。因此，在實際調查中，發現了很多虛假信息，如工齡越算越長，年齡越填越小等。[2]

（二）高校檔案管理中存在的問題

1.投入不足，檔案信息化管理程度較低。目前，由于檔案信息化沒有全面推行，人事檔案管理投入資金有限，高校部分人事檔案雖然已經形成了電子檔案，但是仍處于手工操作狀態，嚴重地制約了人事檔案工作的進一步發展，如在歸檔、裝訂等方面，高校人事檔案還沒實現借用信息技術手段來進行管理，人事檔案仍以手工為主，如在調檔期間和查詢自身檔案的時候，新教師需要時刻打電話跟蹤檔案的進程，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，缺乏基本的管理設備和先進的管理手段。

2.管理制度不規范、不完善，導致材料的收集不完整。目前，為了適應人事改革的趨勢，高校人事檔案的管理雖然全面推行了公開招聘、普遍訂立聘用合同等工作，但是高校人事檔案管理工作制度相對不規范，在檔案接收、資料傳遞、審核等程序上缺乏較為完備的制度；部分檔案管理人員缺乏經驗，在檔案歸檔、查閱等方面缺乏相應的制度，導致入檔材料沒有及時歸檔、檔案信息收集不全、對檔案管理的規范性不夠重視，以及檔案材料丟失、不完整等。如調檔函不規范、隨意接受各種快遞檔案等。

3.人事檔案資料不完整，不能滿足改革的需要。人事檔案的歸檔材料不但包括審計材料、政審材料、學歷、處分材料、待遇、獎勵材料等等，還包括履歷材料、培訓材料、鑒定、考核、出國審批等材料。隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案的歸檔內容也要不斷豐富，只有這樣才能與改革相適應。現在高校人事檔案管理中，教師的檔案材料并不完整，引進人才的時候，高校存在著一些人才檔案材料漏缺，導致在接收后，沒有檢查檔案就直接歸檔。另外，部分教師進修博士等學歷后，檔案資料不完整，人事部門沒有及時將學歷和學位檔案進行合檔，這將對教師帶來新的問題，對高校檔案管理帶來很大的困擾。

4.管理人員缺乏專業素質，“人檔”分離現象嚴重。目前，部分高校人事檔案管理人員缺乏專業素質，管理人員大多由人事部門工作人員兼職管理，導致高校人事檔案管理很難完成人事檔案收集、分類、鑒定等工作。另外，21世紀是人才競爭激烈的時代，高校人才流動加大。在這種情況下，會出現“人檔分離”現象嚴重，傳統的人與檔案相互對應的規定被打破。一方面激烈的人才競爭導致高校人才流出現象嚴重，出現了“有檔案無人”的問題，一些教師離職了但是檔案仍在學校中；另一方面，高校急于求成，在引進人才時，制定了一些“不調入個人檔案”的特殊政策。長期下去，這些現象會對高校人事檔案正常管理產生嚴重影響。[3]

三、基于人事制度改革下提出高校人事檔案管理的路徑

（一）規范人事檔案管理，實現人事檔案信息化

高校要進一步優化人事檔案管理，建立規范的人事檔案管理制度，滿足日益深化的人事制度改革需要。（1）在內容與形式上，高校要規范人事檔案管理，按照人事檔案的十個類別進行準確的甄別、分類、整理加工。在內容和形式兩方面，高校的人事檔案管理要形成一整套收集、鑒定、整理以及利用、定時歸還等制度體系，從而確保人事檔案的真實、完整、實用。（2）高校要在人事檔案管理中運用計算機網絡等現代科技手段，充分利用現代辦公設備和加密等技術手段，通過局域網之間的相互聯結，使人事檔案數據化、信息化，建立人事檔案信息傳遞、檔案資源共享數據庫。（3）在遵循《檔案法》的基礎上，人事檔案工作要做到有章可循，嚴明管理制度，與人事管理工作實際相結合，逐步實行標準化管理，設立檔案的查借閱制度、保管保密制度等。（4）高校要規范高效的檔案管理，進一步規范檔案調入與調出流程，改進檔案室工作人員的值班制度，完善檔案室辦事日常規定，做好檔案查詢的登記工作。

（二）增強管理人員工作責任心，轉變人事檔案管理理念

人事制度改革要求高校人事檔案管理人員要參加培訓，不斷加強人事檔案從業人員的業務能力培訓，要求管理人員具備良好的政治素質和極強的工作責任心，形成“一專多能”的綜合素質。因此，高校人事檔案管理要增強人事檔案管理人員的創新意識以及服務意識，重新定位人事檔案的功能，重視所有類別的人事檔案資料，使檔案從被動服務變為主動服務，轉變人事檔案管理理念。另外，在人事制度改革的推行下，為了提升工作效率，高校人事部門要做好職責分工，注重其他各方面認識材料的收集與整理，強化從業人員的工位意識，充分發揮檔案在管理上的作用。如在檔案管理方面，可以將本校檔案工作分成四塊，盡量避免同一個人負責所有檔案。一工作人員要開好調檔函，確保檔案的調出、調入工作，對于新進的檔案要做好登記工作；二工作人員要做好咨詢與查詢工作等。三工作人員對于高校教職工的檔案出現新材料要做好歸檔和登記工作，做好整理、合檔檔案工作。

（三）注重檔案內容的統籌與兼顧，完善收集分類

為了促進高校人事管理的規范化，高校人事檔案管理必須要注意與高校人事制度改革的關聯性、耦合性相銜接，建立人事工作業績檔案和保險檔案等，使人事檔案具有真實性和價值性，在收集檔案基礎材料的前提下，為領導全面掌握干部隊伍提供第一手可靠資料，從而使人事檔案得到豐富和完善，如干部隊伍的整體狀況和準確選人用人等。另外，人事檔案資料是記錄員工學習與工作經歷的重要證明，作為高校人事處，要改進工作方法，重視人事檔案管理工作，完善收集分類。學校要本著以人為本的理念，對員工的檔案資料要進行認真的審查，督促員工及時完善漏缺的資料。同時，高校人事檔案的收集、歸檔工作，要隨著教師在工作期間的職稱、學歷、學位等的變化，及時完善、補充，對人事檔案實行動態化的管理。如教師評上了高級經濟師職稱的話，檔案室工作人員要提醒其將相應的資料歸檔，主動聯系教師。[4]

（四）轉變工作理念，樹立人才自由流動的新觀念

以往傳統的工作理念已經不能適應人事制度的改革，因此，為了實現從“管理者”到“服務者”的轉變，轉變理念，增強服務意識。在平時的工作中，要耐心解答教師檔案咨詢的問題。同時人事檔案部門要始終堅持全心全意為教職工服務，通過開通學校網上人事檔案管理意見咨詢等方式，以強烈的責任感與職業道德強化自身工作，歡迎教職員工積極提意見。另外，高校的活力之源就是積極引進人才、培養人才，而倡導開放和自由人事制度改革的實施，能夠促使事業單位用人機制的轉變，提升事業單位選人、用人方式的靈活性。傳統的高校人事工作中，往往限制人員的流動。但是隨著市場經濟的不斷發展，人事制度改革勢在必行，人才流動成了必然。因此，高校人事檔案工作人員要轉變觀念，積極配合人員調動工作，摒棄傳統的方式和方法，以高度的職業責任感，做好每一份人事檔案的傳遞和接收工作。

四、結語

在高校人才建設中，人事檔案具有極其重要作用，是人才信息的重要載體。為了向我國的教育事業發展提供服務，在高校的發展開發、利用人事檔案中，重視人事檔案管理的計劃性、整體性和未來性，為知人善任、選賢舉能提供科學依據，能夠最大限度地為高校發展提供發揮人事檔案的憑證與參考作用。

[1]李曉曄.人事制度改革下的高校人事檔案管理研究[J].人力資源管理,2016,(9).

[2]席杰.新制度下高校人事檔案管理與發展[J].檔案管理,2014,(2).

[3]萬蓉.高校人事檔案信息化建設的必要性及對策探析[J].時代教育,2014,(3).

[4]廉香娟.對高校人事檔案管理現狀的思考[J].山西檔案,2010,(S1).

D630.3；G647

A

1005-9652（2016）05-0075-03

(責任編輯：魏登云)

譚春霞（1965-），女，山東海陽人，長春工程學院檔案館，館員，研究方向：檔案管理。