水利單位檔案管理的改進及優化策略之研究

徐耀林

渠首管理處，寧夏　青銅峽　751600

?

水利單位檔案管理的改進及優化策略之研究

徐耀林*

渠首管理處，寧夏青銅峽751600

摘要：水利單位檔案管理作為企業管理重要的一部分，是整個水利單位建設和管理的基礎。隨著當今社會的不斷發展，舊的檔案管理方法已經不適用于如今的企業，所以加快完善水利單位檔案的管理已經迫在眉睫。

關鍵詞：水利單位；檔案管理；策略探究

當今社會，經濟高速發展，水利單位的檔案管理水平也應該跟上經濟發展的步伐，不斷進行改進，提高檔案管理的效率和效果。水利單位的檔案管理真實的記錄了水利工程的施工進度，竣工情況，施工中存在的問題等，是對工程的一種準確的記錄，同時檔案也對工程的管理和運行起到重要作用。水利檔案的管理是一項技術工程，它不僅需要專業的檔案管理方面的知識，同時也要求管理人員有細心和耐心，是一種對體系和人員都有嚴格要求的一項系統的工程。隨著水利工程建設的不斷擴大，水利檔案的數量也逐漸增多，這給檔案的管理提出了新的問題。目前，我國水利單位在檔案管理中還存在著不少的問題，因此要及時的對水利單位檔案的管理方法進行改進，確保水利工程的順利進行。

一、水利單位檔案管理的問題

(一)檔案管理人員的管理意識淡薄

水利單位的檔案管理是一項系統的工作，檔案管理人員需要有較強的服務意識，并且要具備一定的專業性，應當被高度重視。但是在實際工作中，單位的工作人員卻把更多的精力都放在了工程建設的質量把控和施工進度上，對檔案管理的關注度和重視程度明顯不足。許多單位的領導還僅僅將檔案管理作為一種簡單的文件整理的工作，認為只要將文件按照一定規律擺放整齊，沒有缺失，就做好了檔案的管理工作，這種想法是有局限性的。檔案的管理不僅僅是一種對文件的整理，同時也是一種將文件再歸類，再分析的過程。現代的檔案管理已經與計算機應用聯系十分緊密，檔案管理已經不僅僅停留在傳統的書面意義上了，更多的是一種對電子文檔的處理。如果檔案管理人員沒有扎實的專業知識，就會造成文件的復印件多，元件少等現象。在進行檔案的管理時，許多單位直到工程的后期才開始著手整理和歸類檔案文件，造成許多工程初期的檔案丟失，給檔案建立工作造成了很大的困難，這也是一種缺乏檔案管理意識的表現。

(二)檔案管理人員的專業性不強

現階段，我國水利部門的檔案管理現狀是，許多單位的檔案管理人員是年歲較大，將要退休的大齡工作者，這就導致檔案管理工作的混亂。許多大齡工作人員由于即將要退休，對待工作的熱情大大降低，對自己的要求也大打折扣，這就導致檔案管理工作做的不好。這部分檔案管理人員既缺乏專業的檔案管理知識，也不能跟上現代信息化社會的發展腳步，檔案的管理工作僅僅是停留在簡單的分類整理，甚至還有許多檔案管理人員對待檔案的管理不及時，導致許多檔案和數據的丟失，這給日后的工程建設帶來很大的不便，由于數據信息的丟失，使得前期興建的水利工程不能對后期的工程起到指導作用，這同樣也是一種經濟損失。

(三)水利單位的檔案管理制度不健全

隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，許多工程項目的管理也發生了巨大的變化，水利單位的檔案管理也需要進行改革。為適應現代的經濟發展，我國政府的行政職能和檔案建立制度也在發生著改變。目前，我國水利單位的檔案管理制度存在著嚴重的不足，相應的法律、法規還未能及時調整和修改。有的水利單位雖然建立了相應的制度，但大多流于形式，并沒有真正健全的制度，缺乏完整的制度體系，使得檔案的管理工作停滯不前。在檔案的日常管理中，由于制度的不健全，隨意查閱檔案，檔案被借走不還的現象時有發生，致使水利工程檔案缺乏標準化、制度化和規范化管理要求。

二、加強水利單位檔案管理的對策

(一)明確檔案的分管領導

加強水利檔案的管理工作，需要水利單位領導的足夠重視，首先就要明確分管檔案的領導。根據水利項目的法規規定，工程項目的法人應該對工程的檔案管理工作富有全責。對于許多大型的水利項目，還需要成立專門的檔案管理室，檔案管理領導直接管理檔案管理室，并挑選專業的檔案管理人員參與檔案的管理。

(二)對檔案管理人員進行專業培訓

檔案管理人員的管理意識要能跟得上時代發展的潮流，需要專業的檔案管理方面的相關知識。現在許多水利單位的工程技術人員較多，但是檔案管理方面的人才較少。在工程的建設中，工程技術人員可以發揮自己的專業特長，將自己所長運用到水利工程項目中去，卻往往忽略了對于工程檔案的整理。由于懂得檔案管理的人員較少，導致許多檔案的整理工作不及時。為了應對這種現狀，水利單位應該請專業的檔案管理人員來單位對技術工程師進行培訓，增強技術工程師的檔案管理意識和管理技能，在工程的建設過程中，加強檔案的管理工作，使得水利單位的檔案管理制度更健全。

(三)健全水利單位檔案的管理制度

檔案管理制度是整個檔案管理的載體，影響著檔案管理的流暢性和規范性。我國水利單位應加大力度，盡快建立起一套完善的水利管理體系，使得檔案管理人員能夠有法可依。建立完善的水利單位檔案管理制度，應明確各檔案管理崗位的具體職責，修訂崗位責任制，把檔案管理工作細化，層層落實，真正把檔案管理責任制落實到實際工作中。

三、結語

水利是國家的重點工程建設之一，水利部門的責任十分重大。為了更好的發揮水利部門的職能，首先應加強水利部門的檔案管理能力，檔案管理工作作為企業經營中一項邊緣性和基礎性的工作，要得到水利單位工作人員的足夠重視，只有這樣，檔案管理工作才能夠越做越好。

[參考文獻]

[1]賀杰.淺析水利工程檔案管理現狀及改進措施[J].農田水利與水土保持，2013.

[2]陳榕.水利工程檔案資料管理策略及實踐分析[J].神州，2013.

[3]閔祥玲.水利工程檔案管理存在的問題及對策研究[J].河南科技，2013.

[4]侯燕飛，劉貴生，江巖篪.水利工程檔案管理工作中的不足及相關改進策略[J].城市建設理論研究，2014.

[5]卜蕓蕓.探討水利單位檔案管理現狀及發展[J].辦公室業務·管理與實踐經緯，2013.

中圖分類號：G271；TV51

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)01-0161-02

*作者簡介：徐耀林(1966-)，男，漢族，寧夏青銅峽人，大專，寧夏渠首管理處助理館員，研究方向：檔案管理。