人事檔案信息的全面數字化管理

張衛，姜瑞博，楊騰哈勵遜國際和平醫院，河北衡水　053000

人事檔案信息的全面數字化管理

張衛，姜瑞博，楊騰
哈勵遜國際和平醫院，河北衡水053000

該文主要從人事檔案信息數字化的管理現狀、出現的問題、解決措施幾個重要方面進行探討，減少不良狀況的發生，進一步確保人事檔案信息的安全性，為社會實現持續發展提供有力、科學的理論數據支持。

人事檔案信息；數字化管理；存在的問題；解決措施

［Abstract］The paper mainly studies the management status，issues and solutions of personnel file information digitalization thus reducing the occurrence of adverse conditions，further ensuring the safety of personnel file information and providing powerful and scientific theoretical data support for the sustainable development of society.

［Key words］Personnel file information；Digital management；Existing issue；Solution

人事檔案是記載人才各種信息的一個主要載體，它不僅涵蓋了個人經歷的相關詳細資料，而且也是一個組織對于個人進行全面系統的評估和觀察的一個參考依據。目前人事檔案信息進行數字管理不僅簡化了繁雜的步驟，縮短了檢索以及登錄的時間，還為人員統籌安排、信息的數據庫管理提供了諸多的便利。同時醫院作為高學歷、高素質人才信息匯聚的地方，隨著社會的不斷發展和科學技術的不斷進步，人事檔案信息管理面臨了極大的挑戰。

1　人事檔案數字化管理的現狀

人事檔案主要記載著人的經歷，包括：年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷、身份。系統全面地對人事檔案信息進行科學管理，可以確保人事檔案信息的安全性和完整性，防止人事檔案信息的泄漏或者丟失。傳統的人事檔案主要是紙質存儲，而且是人工進行檔案信息的分類管理，不僅工作效率非常低，而且紙質保存也出現巨大的困難，一方面大量的紙質資料存儲空間較大，且查找相關需要的信息時也比較困難。另一方面紙質材料不易存儲，容易引發蛀蟲，導致火災等不良狀況出現。現代化技術的不斷發展為人事檔案信息的管理帶來了諸多的便利。人事化檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高工作效率有著重要的意義［1］，但是與此同時帶來的諸多問題也不能忽視。

2　人事檔案數字化管理的問題

數字化的管理在應用到人事檔案信息管理中帶來了諸多優勢的同時，也存在著較多的問題，包括：①信息保存環境。②技術更新換代。③檔案信息安全。④管理人員素質。⑤信息真實維護。

2.1信息保管環境

目前人事檔案信息的保管環境相對原來傳統的紙質較為嚴格，在傳統的人事信息管理過程中，主要是記載在紙質材料上，并加以存儲和管理。隨著社會的不斷發展和信息化的到來，逐漸取代了傳統的紙質信息，轉變為數字化管理，不僅極大地簡化了記錄和存儲的步驟，而且帶來了很大的方便。但是目前的光盤或者優盤的存儲流動性較大，而且保管相對存在風險。再加上電腦病毒的存在，可能出現數據的丟失和缺損。同時也存在著較多的外界的因素干擾，包括：①外來磁場。②有害氣體。③灰塵。④濕度。⑤光線等。

2.2技術更新換代

人事檔案信息的管理對于計算機系統、存儲軟件更新的依賴性較大。技術的更新換代速度不斷加快和計算機升級速度也隨之提高，造成了計算機軟件和硬件系統之間可能存在不匹配的問題［2］，導致了存儲在優盤或者其他設備上的文件無法讀取，使得數字化管理面臨嚴峻的考驗。

2.3檔案信息安全

在信息化時代的今天，數字化管理以及信息存儲雖然帶來了極大的便利，但是其中存在的安全問題不能忽視。大網絡數據庫的背景下，存在著大量的電腦病毒，雖然安裝專業的殺毒軟件，但也不能完全阻止計算機病毒的傳播。另外電腦黑客的惡意攻擊或信息的竊取，使得數字化管理人事檔案信息的安全性受到了極大的考驗。

2.4管理人員素質

對于從事數字化管理工作人員，必須要求其具備相關知識的專業性和管理資料的依從性。現代信息技術條件下，人事檔案信息數字化管理技術的發展對人事檔案信息人員的素質提出了一個更高的要求［3］。不僅要求人事檔案管理工作人員具有專業的管理知識，還必須熟練掌握網絡信息相關的技術，對于專門的軟件進行運用。當出現病毒侵入以及其他突發狀況時，作出正確、及時的應對。

2.5信息真實維護

傳統的紙質版人事資料信息涂改后，會有明顯的改動痕跡，很容易查找出修改的地方。但是，在數字化管理人事檔案過程中，電子版的數據進行修改、移動、編輯等操作，不會留下任何改動痕跡，難以保障數字信息的可靠性和科學性。

3　人事檔案數字化管理的對策

針對數字化的管理在應用到人事檔案信息管理中帶來了諸多的優勢和較多的問題，總結出相應的解決措施。包括：①建立大型數據庫。②設定和維護系統。③加強信息安全。④提升人員素質。⑤維護信息真實。

3.1建立大型數據庫

（1）醫院的人事檔案建立主要根據醫院的整體管理規模來制定，從醫院本身檔案信息建立和外界條件支持的基礎上，切實地進行醫院人事檔案管理。（2）逐步實現數據的信息化，由醫院專門的檔案管理工作人員，嚴格根據紙質版資料詳情，進行實時的編輯，并確定相應的內容字段。（3）在開始醫院人事檔案信息編輯的時候，先通過建立檔案數據庫，將所需要的人事信息如實導入計算機系統中，將紙質版與編輯數據進行一一對應，防止出現錯誤、遺漏等不良狀況。（4）進行檔案信息訪問的具體界面，檔案信息主要包括：①前臺操作系統。②后臺操作系統。一方面前臺系統主要是對于計算機信息資料進行相應的檢索和整理，同時具有簡單快速的特點，提高了整體的檢索、查詢的效率。另一方面后臺系統是指專業的工作人員對于人事資料進行完善和修改，保證了對于檔案信息的收錄和存儲具有完整性、科學性。大型數據庫的建立是作為人事檔案信息資料數字化管理過程中的硬件基礎，在人事檔案信息管理中起到了重要的影響作用。在進行全面的人事檔案信息數字化管理過程中必須要建立大型的數據庫，一方面為信息的載入和存儲建立良好的硬件配置，另一方面防止數據庫數據出現丟失等不良情況。與此同時通過大型數據庫的建立，可以更便于人事檔案管理部門的工作人員的管理，提高整體的運行效率。

3.2設定和維護系統

在進行人事檔案信息數字化管理過程中，定期對系統升級和計算機硬件配置的保養是奠定人事資源信息管理實現持續性發展的基石。受系統的更新換代和計算機病毒的影響，如果不及時進行設備維修和系統維護，容易導致數據丟失、防御系統遭到破壞、計算機崩潰等不良事件的發生。載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中有直接影響作用［4］。選取合適的操作系統是進行人事檔案信息數字化管理的重要基礎，必須與計算機硬件完美結合。針對軟件技術和操作系統的特點，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及前瞻性［5］。

3.3加強信息安全

在信息管理過程中，如何保證人事檔案信息的安全性是目前主要困擾數字化管理現狀的一個重要的問題。這就要求人事檔案信息管理部門高度重視，雖然我國相關人事檔案信息管理逐漸向為人民服務、多元化的方面轉變。同時人事檔案信息管理部門必須要盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設［6］。繼續加大人事檔案信息的公正公開，實現人事檔案信息的人人共享的權利。

3.4提升人員素質

雖然我國目前許多組織人事檔案管理部門已經取得了進步，而且補充了一些信息技術專業人才進入檔案管理人員隊伍［8］。但是總體上來說，目前從事人事檔案信息管理的專業工作人員還是相對缺少，從事該行業的工作人員不論是從專業知識還是綜合素質上來說，均普遍較低，使得我國目前人事檔案信息管理人才缺乏。人事檔案信息數字化管理系統的操作技術必須十分完善，避免人事檔案信息外泄問題的出現［9］。另外在進行系統的更新時，必須要對于網絡的安全性進行分析，防止惡意計算機病毒和黑客竊取相關的存儲信息，對于人事檔案信息數據庫造成了巨大的危害。開發和應用專業、科學的安全管理軟件，進行系統的實時檢測和調整，并給予相關硬件進行支持，對于人事檔案信息進行加密處理。當需要訪問文件的時候，必須配有相關的密匙進行配對，避免檔案信息輕易的被修改或者侵入等。在達到這些要求的外界支持下，我國相關管理部門還必須頒布相關的法律基礎，主要包括：①病毒防止管理。②保密法規。③檔案管理法等。在這些法律的基礎上，工作人員應該嚴格的按照人事檔案管理的相關條例來進行日常的工作。

不斷提升各級組織人事檔案管理部門人事檔案管理隊伍人員的素質［7］。可以通過相關專業知識的培訓和計算機軟件知識的掌握，不斷提高人事檔案信息管理的綜合素質。要求從事人事檔案管理部門的工作人員必須擁有以下基本能力，包括：①軟件系統開發。②軟件系統管理。③檔案信息管理。④相關管理標準。⑤計算機硬件研究。⑥計算機相關維修等。

3.5維護信息真實

一方面，國家的相關管理部門頒布一系列信息真實性維護的法規和政策，從法律層面減少地下交易。另一方面增強相關管理人員的綜合素質，轉變工作人員的陳舊觀念，增加他們的責任心和依從性。

4　結語

在醫院這個大環境下，人員信息管理除人事處負責的檔案信息外，執業信息、科研繼教信息、醫德醫風信息均由各相關科室負責，而這個數據庫就是彌補了普通信息化管理的不足，涵蓋了人員的學習、工作、經歷中的所有信息，以滿足不同管理者的各種需求。

重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系，從而確保人事檔案信息數字化管理各項制度能夠不斷完善［10］。并且將工作細分，責任到個人，從源頭杜絕不良事件的發生。

［1］劉喜珍.淺談醫院人事檔案的數字化管理［J］.卷宗，2015，10 （4）：77-78.

［2］汪水英，王文華.高校人事檔案數字化管理淺析［J］.山西檔案，2014，6（4）：70-72.

［3］黃小倩.淺談干部人事檔案管理數字化信息系統建設［J］.經營管理者，2015，6（18）：293-194.

［4］胡玉娥.淺談數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用［J］.中醫藥管理雜志，2011，19（7）：689-691.

［5］曹煒煒.淺析干部人事檔案數字化管理問題［J］.管理觀察，2015，7（21）：60-62.

［6］黃金勇.人事檔案信息數字化管理面臨的問題及對策研究［J］.人才資源開發，2016，10（2）：174-176.

［7］韓淑華.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策［J］.蘭臺世界，2010，12（24）：43-45.

［8］周軍.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策［J］.襄樊職業技術學院學報，2011，10（2）：138-140.

［9］張凈.實現人事檔案信息管理的數字化與網絡化［J］.山東檔案，2012，7（5）：48-50.

［10］王勇.試論數字化信息在醫院人事檔案管理中應用的重要性［J］.管理科學，2015，2（5）：211-213.

Total Digital Management of Personal File Information

ZHANG Wei，JIANG Rui-bo，YANG Teng
Halison International Peace Hospital，Hengshui，Hebei Province，053000 China

G270

A

1672-5654（2016）06（c）-0172-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.18.172

張衛（1981.8-），女，河北武強人，本科，檔案館員，研究方向：醫院人事檔案管理。

（2016-03-22）