人事檔案利用情況統計分析與研究

文/李影溪

人事檔案利用情況統計分析與研究

文/李影溪

人事檔案是個人經歷和社會實踐的記錄，是個人品性道德、業務能力和工作情況的真實反映，是全方面考察了解、選擇使用人才的重要依據。人事檔案作為高校人才信息的載體，只有通過服務與利用才能體現并發揮出人事檔案的效用，實現人事檔案的價值

本文以某重點高校為例，對該高校人事檔案在2010～2015五年間的利用情況進行了數據的統計與分析，通過掌握人事檔案的利用情況，探尋影響檔案利用率的原因，并思考提升檔案利用率的對策。

一、對象與內容

（一）人事檔案庫存情況

該高校是一所以工為主，理工結合，人文社會科學與基礎學科協調發展的重點大學，學校全體在編教職工的人事檔案都由人事處統一管理。該校人事檔案室設有在職人員、離退休人員、去世人員共3間人事檔案庫房，截至2015年12月31日，庫存人事檔案總計為5426卷。該校人事檔案服務對象主要是本校各職能機關和教職工，同時也兼顧社會及上級主管部門等。

（二）資料來源

該校在人事檔案的日常管理工作中有著嚴格的規范和制度。人事檔案室建立了包括檔案查（借）閱、檔案材料收集、檔案保管保密、材料鑒別歸檔等制度。本研究數據來源為 2010～2015年五年間該高校人事處檔案室“檔案查閱登記簿”、“檔案借閱登記簿”、“檔案材料歸入登記簿”、“檔案轉遞登記簿”中的原始數據。登記簿清楚明確地記載了人事檔案材料的收集、歸入、轉遞及查（借）閱情況。原始數據的記錄是此次統計研究的基礎，它確保了研究結果的可信度和可靠性。

（三）統計內容

（1）人事檔案庫存總數與利用情況，主要統計該高校人事檔案的利用卷次和利用率。（2）人事檔案利用方式情況，主要統計該高校人事檔案的查閱、借閱以及檔案材料補充歸入的檔案利用比率。（3）被利用的人事檔案人員類型情況，主要統計該高校被利用的人事檔案分別在在職人員，離退休人員和去世人員之間的比率。（4）人事檔案服務對象類別情況，主要統計該高校人事檔案室服務與接待利用人事檔案的組織、個人和社會三類對象利用人事檔案的比率。

二、方法與分析

（一）統計方法

人事檔案利用率作為一個概念被進行探討與研究，起源是將圖書館學中的圖書利用率評價標準進行了模仿，而后產生了計算檔案利用率的公式。

當今學術界對于檔案利用率的計算方式主要持三種觀點：

第一種觀點認為，在一定時間內，檔案利用率就是被提供利用檔案的數量與館藏檔案總量的比較關系，即：檔案利用率=被提供利用檔案的數量（卷、冊）/藏檔案總量（卷、冊）×100%。第二種觀點是將檔案被利用的總次數代替了檔案利用的總數量進行計算，即：檔案利用率=被提供利用檔案的數量（卷次、冊次）/館藏檔案總量（卷、冊）×100%。第三種觀點則是將檔案編研材料的利用數量或次數計算到檔案利用率中，即檔案利用率=被提供利用檔案（原件、檔案編研產品）的數量/館藏檔案總量（卷、冊）×100%。

本文進行的相關研究采用了第二種觀點，筆者認為對于同一卷檔案來說，利用者的目的各不相同，檔案所產生的作用與效用也各有不同。

（二）統計情況分析

1.人事檔案總體利用率統計情況

相關數據顯示近五年來該高校人事檔案庫存量成上升狀態，以每年約百余份的上升態勢增長。近五年的人事檔案利用卷次在2011～2014年的四年間基本持平，在2015年有明顯上升趨勢。

2.人事檔案利用方式統計情況

人事檔案產生效益方法是利用，利用人事檔案提供或證明相關信息，才能使人事檔案發揮效用。筆者認為，人事檔案的利用方式不能只局限于提供人事檔案對外的查閱與借閱，還應包括人事檔案管理人員對人事檔案材料的歸入與整理情況。人事檔案管理人員對人事檔案的整理，材料的歸入補充，信息的鑒別核對是人事檔案開放利用的起點，更是外界利用人事檔案查閱與借閱的基礎。所以，此次數據統計中總利用卷次包含了人事檔案對外提供的利用服務和人事檔案管理人員對內的工作利用。

3.利用人事檔案人員類別統計情況

該校人事檔案主要有在職、離退休和去世三大類別，2010～2015年五年間該校在職人員的人事檔案利用率最高，其次是離退休人員的人事檔案，而去世人員的人事檔案利用率遠遠低于其他兩類人員。五年來在職人員的人事檔案共提供利用7018卷次，占五年利用總量的75.92%，對于在職人員的人事檔案利用范圍較廣，包括組織上對個人的考察、對“三齡兩歷”的認定、個人因升學或出國等原因需要復印成績單或證明親屬關系等；離退休人員的人事檔案共提供利用2219卷次，占利用總量的24%。近年來，依據上級部門要求，對于部分干部退休需審批相關情況時，工作人員必須攜帶實體檔案前去辦理，除此之外，對于離退休人員的檔案借閱大多是為了撰寫訃告。去世人員檔案共提供利用7卷次，僅占利用總量的0.08%。對于去世人員的人事檔案利用主要為證明利用者與此人的親屬關系，多用于解決遺產繼承問題。

4.人事檔案服務對象統計情況

2010～2015年，該高校的人事處檔案室共接待利用者1778人次，平均約356人次/年；五年間，組織指派干部利用人事檔案為1474人次，占總接待量的82.9%，個人利用人事檔案為296人次，占總接待量的的16.65%，社會組織利用人事檔案為8人次，僅占總接待量的0.45%。組織對于檔案的利用率較高，在一定程度上也體現了人事檔案的保密性特征。

三、結論與反思

（一）強化人事檔案宣傳工作是增強利用者檔案意識的關鍵

因為人事檔案嚴格的查（借）閱管理制度和保管保密規定，使外界對于人事檔案的利用抱著能省則省，甚至避而遠之的態度。人事檔案神秘的色彩在人們心中根深蒂固，人們并不了解人事檔案中所歸入的材料和記載的內容，這種情況就大大抑制了人事檔案的利用率。只有加強對于人事檔案利用的宣傳，才能增強檔案利用者的意識，同時提高人事檔案的利用率。該高校在人事網站上公布了人事檔案相關政策法規與辦事流程，且人事檔案工作人員對每年新接收的人事檔案都會進行初步核查，并對檔案中的材料進行鑒別與分類，當發現檔案中缺少某些材料時，會通知本人及時補齊。通過這些舉措，強化了對于人事檔案的宣傳，同時提高教職工對于人事檔案的了解與重視程度。

（二）規范人事檔案管理工作是保障檔案統計利用的基礎

人事檔案工作人員將每一次的利用日期、利用者、利用目的等情況記載到檔案查（借）閱與材料歸入登記簿上，這一日常事務性工作為日后的統計研究打下了基礎。它不僅反映出了人事檔案管理人員的工作量，還便于發現與總結這一時期內，人事檔案被提供利用的特點與規律。該校人事處檔案室一直嚴格按照檔案查（借）閱相關規定履行查（借）閱手續，在檔案查（借）閱登記簿上清楚準確的記載了每一次人事檔案的利用情況，并確保記載到人事檔案的利用卷次。再通過統計的數據發現利用人事檔案查（借）閱和材料歸入情況的信息及變化規律，掌握利用者的需求特征，對于利用率較高的檔案信息采取統一錄入excel表格的形式將信息電子化，以便之后查找利用。這種做法不僅減輕了人事檔案管理人員進行的重復性工作，還提升了工作效率。雖然對于人事檔案實體利用卷次會有一定影響，但此舉也朝著檔案信息電子化邁出了一步。

（三）轉變人事檔案服務觀念是提升檔案利用率的重心

長期以來，人事檔案提供服務的方式限制于外界的需求，基本都是他人提出查（借）閱的要求，檔案工作人員按照制度提供所需內容，這種提供服務的方式略顯被動，并且容易使人事檔案在高校中的重要作用被忽視，有著“用起來重要，日常就忘掉”的尷尬處境。要讓人事檔案服務觀念由“被動”化為“主動”，才能使人事檔案發揮最大的價值，同時產生最大的效用。該校人事檔案管理人員摒棄了“重管理，輕利用”的服務觀念，充分發揮主觀能動性，嘗試轉變人事檔案服務模式，在嚴格遵守人事檔案管理人員職業道德規范的基礎上，利用現代化檔案管理方式，根據以往的工作經驗及檔案信息需求情況，主動向單位和個人，將真實的信息提供給檔案利用者。

(作者單位：長安大學)