圖書館編目系統更換實踐研究
——兼論地區聯合編目中心數據質量控制策略

陳雅

（廣州圖書館，廣東 廣州 510623）

圖書館編目系統更換實踐研究
——兼論地區聯合編目中心數據質量控制策略

陳雅

（廣州圖書館，廣東 廣州 510623）

隨著信息技術的進步，圖書館已由獨立運營向聯合編目信息共享方向發展，原有的圖書館編目系統已經不能適應新時代圖書館的需求，許多圖書館面臨著編目系統更換的問題。廣州圖書館經過半年多的編目系統更換實踐，總結了若干經驗：編制新舊系統對比操作手冊、根據新系統特性調整工作流程等，并對新系統在嚴謹性、易用性、發展性方面提出建議。

編目系統 聯合編目中心 質量控制

1 引言

20世紀末，我國圖書館逐步從手工編目轉變為計算機編目，當時的信息技術還是在以DOS操作系統為基礎的計算機編程環境下，初期的計算機編目系統的主要功能只是把手工編目轉變為計算機編目；手工書目目錄卡片進化為機器打印書目目錄卡片。受限于當時信息技術水平，20世紀末人們對計算機編目系統的需求是：能達到適應獨立圖書館的編目流通工作即可。［1］其后，互聯網不斷發展，計算機編目系統也發展為能實現從聯合編目中心下載數據，大大提高了圖書館的文獻編目和圖書流通工作效率。二十多年后的今天，隨著信息技術的不斷進步，圖書館已由獨立運營向聯合編目信息共享方向發展，這需要對地區圖書館的館藏進行資源整合，對圖書館編目系統功能要求更高了，原有的圖書館編目系統已經不能適應新時代圖書館編目需求，國內許多圖書館面臨著編目系統更換的問題，新編目系統須適應新時代信息發展的需要。［2］編目系統的更換是一項復雜的工程，牽涉的事情繁多。廣州圖書館經過半年多的編目系統更換實踐，總結了若干經驗和建議，以期為同樣面臨更改系統的同行以啟示。

2 編目系統更換

2.1 編目系統更改原因

20世紀，由于制度的原因、信息技術的局限，社會對圖書館通借通還的需求不強烈，以獨立運營為目標的編目系統尚能滿足當時圖書館的發展需求。如今，人們對知識的需求日益增長，獨立運營的圖書館容易造成資源不能充分被讀者利用等缺點。為了促進圖書館圖書資源能被充分利用，必須推行通借通還。通借通還的前提是必須要有聯合的編目中心，而各個圖書館使用的編目系統必須能與地區的聯合編目中心順利接軌。因此，當圖書館編目系統還是以獨立運營為目標的系統，顯然已不符合現代圖書館需要，應更換新的編目系統。

編目系統更改的原因主要有以下四方面：

第一，圖書館發展趨勢。由獨立運營圖書館向地區圖書館資源共享轉變。地區圖書館圖書的通借通還，能提高圖書的使用率，也給讀者帶來了便利。地區圖書館圖書通借通在國外公共圖書館和高校的實施效果非常好。據媒體報道，韓國的圖書館于2016年5月起實行了全國圖書館圖書通借通還［3］，韓國圖書館實現圖書資料全國通借通還表明，圖書資料能在大區域流通乃是新時期圖書館的大勢所趨。在中國，各地公共圖書館已開始逐步實現了地區圖書館聯合；中國高校圖書館更是已經實現了地區高校圖書館圖書資料流通互借。

第二，制度支持。在國家倡導大力發展公共文化服務政策下，在地區大型圖書館的倡導下，在地區分館的支持下，經過一系列努力，在制度上能達成地區圖書的通借通還。

第三，信息技術發展。互聯網和信息技術的發展，使得以前只能獨立運營的圖書館書目數據能在信息技術的支持下實現多館數據整合。聯合編目使得通借通還在技術上得到實現。

第四，大型圖書館的需求，大型圖書館與小型圖書館的差異。在我國，大型圖書館通常歷史比較長，藏書量多，擔任了地區圖書館中心館角色，中心圖書館通常和區縣圖書館分館形成了長期的友好合作關系，區縣館讀者需要借區縣館沒有的藏書，經常會通過館際互借的形式滿足讀者需求；反之，中心館需要某些區縣館的圖書資源，也可通過館際互借的形式實現。以地區大型圖書館為主要依托的地區編目中心，需要一個功能強大的編目操作系統，以處理其海量的圖書資料信息和海量的圖書流通借還數據信息。小型圖書館相對于大型圖書館而言，藏書量相對較少，讀者量較少，若小型圖書館以獨立運營為目標，則對編目系統的需求小；若小型圖書館也有參與地區文獻信息流通的需要，則需加入地區文獻編目中心成為分館，那么其在數據處理需求上和大型圖書館的需求是一致的。

2.2 新系統的選擇

新編目操作系統的選擇，要根據各個圖書館實際情況綜合考慮。①圖書館體量：是屬于大型圖書館還是中小型圖書館；②圖書館經費；③需要達到怎樣的管理效果：達到圖書館獨立運營，地區圖書館中心館，還是需加入地區聯合編目中心的分館等。

對新操作系統的選擇還需要從以下3個方面進行考察。

其一，系統的運行條件和系統的性能。新編目系統對網絡帶寬的要求與處理采購數據的能力，要求能夠達到采購數據的批處理操作等；編目數據處理能力。包括新編目系統對下載數據的處理能力、原編數據的處理能力、上傳數據的能力、對聯合編目數據的處理能力等。

其二，與舊系統的銜接。若新編目系統在基本性能上能達到圖書館的需求，也需要考慮其與舊系統能否順利銜接，舊系統的數據要能夠順利導入新系統。此外，最好是新系統在操作方式上與舊系統的操作方式差別不大，這樣新舊系統的過渡階段會順利很多。尤其對于大型圖書館來說，每天都必須處理大量數據，如果操作系統之間的磨合期時間過長，將會影響整個圖書館的運營。

其三，系統的售后服務。當圖書館啟用新系統后，會面臨各種各樣的問題，新的編目操作系統的售后服務顯得很重要；特別對大型圖書館，有良好及時的售后跟進服務，才能使圖書館的編目流通工作順利進行。售后跟進服務優秀與否，是圖書館考量新的編目操作系統優劣的重要指標之一。

2.3 圖書館編目系統更換實踐

圖書館編目系統更換需要著重解決的問題有：其一，編目系統更換過程不能影響圖書館的日常運營。其二，編目人員對新系統的適應性。其三，由于圖書館館藏數據類型多樣（圖書、期刊、音像資料等），館藏量大，編目數據關聯采購信息，要求舊系統的數據庫轉換到新編目系統中要確保數據信息準確無誤。

2.3.1 新舊系統并存階段

以廣州圖書館為例，廣州圖書館為大型綜合性圖書館，其館藏量大，圖書流通量大，圖書編目加工量也很大。大型圖書館不能像小型圖書館那樣停止日常的編目加工工作，讓編目人員集中時間學習新系統、適應新系統后，再更換系統。大型圖書館需要顧及圖書館的日常運行需要。基于以上原因，大型圖書館在更換系統中，將有一段時期是新舊系統并存編目的。

新舊系統并存編目的方法：首先，把數據庫量少的外文圖書編目工作先在新編目系統上操作；其次，選取中文圖書編目的部分人員在中文圖書編目測試庫中進行檢測使用工作；最后，中文圖書編目測試工作完畢后，所有編目工作皆在新的編目系統上進行。

由于圖書館的編目數據是分了幾個數據庫的（根據資料的載體、資料的特征等，分為中文圖書數據庫、外文圖書數據庫等）。在實踐中，先行把館藏量相對較少的外文圖書數據導入新的系統中，發現問題及時與新系統開發者反饋，改進系統性能。與此同時，館藏量大的中文圖書仍然在舊系統中進行編目，以保證日常的圖書出書量，以滿足圖書館日常的流通需求。

建立中文圖書編目測試庫，中文圖書編目人員中分派出若干名骨干人員，在新系統的中文測試庫中進行各個環節的檢測試用工作。因為中文圖書藏書量很大，若其中有一點數據紕漏，勢必引起整個數據庫的數據問題，對于中文圖書數據庫的遷移是需要非常謹慎對待的，所以要建立中文圖書編目測試庫。中文圖書編目人員的選擇：第一，對舊系統非常熟悉的編目員；第二，有很強的學習能力，能夠對新舊系統進行對比分析；第三，有良好的溝通能力，能對新系統提出系統需求，并且能把學習心得與同事分享。

2.3.2 編寫新舊系統對比操作手冊

為確保館藏中文圖書編目數據順利導入新系統的數據庫中，以及由舊系統順利過渡到新系統，從事中文圖書編目的工作人員在新系統的測試庫中進行各個環節的檢測試用工作，總結出新舊系統的操作區別和新系統的使用訣竅。

以廣州圖書館為例，其使用lLASII（圖書館自動化集成系統）已近二十年，圖書館的編目人員對舊系統非常熟悉，尤其舊系統屬于內聯網編目的形式，網絡速度快，操作界面簡潔。驟然轉換到新的以互聯網網頁形式為操作界面的圖創系統，系統界面等與舊系統有極大的不同。為使編目工作人員能盡快適應新系統操作，對新系統試用的編目人員還要承擔編寫“新舊系統對比操作手冊”的任務。對舊系統中常用的新建、增加字段、合并記錄等操作，對應新系統操作過程作一個對比表。“新舊系統對比操作手冊”在系統更換過程中能起到橋梁作用，使編目人員能更快更好地適應新系統，減少操作失誤。［4］

“新舊系統對比操作手冊”使編目人員能很快適應新系統。以廣州圖書館為例，其從ILASII（圖書館自動化集成系統）轉換到圖創系統，大批中文編目操作人員只用了3個月就適應了新的系統操作，3個月的適應期中沒有出現重大的數據錯誤。

2.3.3 調整工作流程

廣州圖書館編目系統更換為圖創系統后，有個別的操作方式需要適應新系統進行調整。

調整一：驗收工作。圖創系統在驗收界面及功能區分上與ILASII有巨大的區別，如果工作模式變化過大，則工作人員適應新系統的時間將會延長，差錯率也會增大。因此，要盡量保持原有的工作模式。在確保編目中心的工作模式盡量少改變的前提下，作出細微的調整。ILASII是“驗收——編目——審校”，調整后，在圖創編目系統的圖書編目流程上已經調整為，驗收——編目——館藏確認——審校。

調整二：編目數據中的905字段。更換新系統的改變是：廣州圖書館館藏由獨立館藏變化為廣州地區聯合編目中心的館藏。由于廣州地區聯合編目中心集中了很多原來沒有行政關系的區縣館館藏，每個館的索取號都有區縣館自己的規定，原來廣州圖書館的905字段只能表明是廣州圖書館的書目數據索取號，那么區縣館也放置于905，則會在編目數據中出現太多的905字段。因此，在新的編目系統中，書目數據不再出現905字段，賦予索取號工作將在驗收板塊中操作。

調整三：書標打印工作。原來書標打印為3行，現在增加了館藏地點及圖書出版年，書標新增為5行，書標的樣式及打印程序都進行了調整。

2.3.4 數據遷移

在理順了工作流程并試運行了一個月沒有出現大問題后，把廣州圖書館所有館藏733萬冊（件）數據［5］導入到新的編目系統中。從此一切編目操作皆在新的編目系統中完成，實現了圖書編目系統的更換。

2.4 提升新系統性能，提出系統改進建議

圖書館編目系統在更換過程中，圖書館對新編目系統就其嚴謹性、易用性、發展性方面提出若干改進意見，提升了新編目系統的性能。以廣州圖書館為例，廣州圖書館經過半年的系統更換實踐，發現圖創軟件系統有如下不足：

第一，系統性能不穩定。由于使用的是網頁式操作，依賴于網速，若網絡環境不好，勢必造成網絡癱瘓無法工作。

第二，系統在嚴謹性、明晰性上還需要加強。系統某些功能的改變過于隨意，在沒有通知用戶的情況下進行修改。

第三，系統提供的功能過多。很多時候編目工作中需要的只是幾個常用必要的功能，其他的非必要功能不需要提供過多。核心功能上希望能吸取ILASII優點，比如系統要穩定，系統有對比功能，系統能實現多條件檢索等功能。

第四，設計問題。諸如頁面顯示過小、界面設計不友好、按鍵設計不合理等。

在圖書館編目中心和圖創軟件開發者不斷的溝通和努力下，圖創軟件的若干不足之處得到改善，如：因網速而導致的網絡癱瘓問題，通過增加硬件的投入，加大網線帶寬，加大主處理器的容量等措施，使問題得以解決；在系統的嚴謹性、明晰性上則在聽取了使用者的建議后，逐步有所改善；對數據下載的多條件檢索功能，則在進一步的研發攻關中。

系統的改進措施：在圖書館使用方和系統技術開發方之間要建立良好的合作關系，在工作中發現問題要積極與制造方進行溝通和改進，以期使系統不斷進步，使圖書編目工作做得越來越好，工作效率越來越高。改進措施如下：

第一，圖書館使用方定期或者不定期與系統技術開發方交流工作心得。

第二，圖書館使用方要定期對圖書編目數據質量進行抽檢，發現問題及時與系統技術開發方聯系。

第三，編目系統的客戶眾多，對系統的改進可能會根據其他客戶提出需求進行改良，改良后應該及時知會所有使用客戶。

2.5 成效

2.5.1 順利更換系統

經過3個月的試用和在試用過程中不斷與圖創軟件系統工程師的溝通，使用方對新系統進行了改良，與此同時，圖書館的編目員也初步適應了新系統。又經過3個月的時間，全體編目人員可在新的編目系統進行編目操作。前后總共只用了6個月時間，廣州圖書館就更換了圖書館編目系統，實現了大型圖書館編目系統更換的安穩過渡，沒有影響圖書館的工作績效。

2.5.2 提升新系統性能

以前用ILASII系統，中文數據需要上載到聯編中心需要每天進行同步操作；現在直接在聯合編目中心實時操作，無須同步數據，減少了同步可能出現的諸如控制號沖突等差錯。此外，經過廣州圖書館（使用方）與圖創軟件系統商（系統技術開發方）一段時間的溝通，使得軟件有了以下幾點進步：①圖書采購中實現了批處理功能；②圖書采購中實現了PDA模式（Patron driven acquisition）讀者決策采購，能達到讀者現場選書登記后就能把圖書借走；③改進書標打印系統，新書標能顯示圖書的館藏區域，為讀者服務提供了更好的條件；④中外文編目格式的互相轉換（Marc21轉換為CN-Marc；CN-Marc轉換為Marc21）；⑤數據上傳到聯機計算機圖書館中心（OCLC）。

3 地區聯合編目中心數據質量控制

地區聯合編目中心宗旨是：在地區范圍內組織和管理圖書館聯機聯合編目工作，運用現代圖書館的理念和技術手段將各級各類圖書館的書目數據資源和人力資源整合起來，以地區圖書館為中心，實現書目數據資源共建共享，降低成員館及用戶的編目成本，提高編目工作質量，避免書目數據資源的重復建設。［6］

廣州市圖書館文獻聯合編目中心由廣州圖書館發起，由廣州市屬各區縣圖書館共同創建，旨在通過聯合聯機編目的方式，達到資源共建共享的目的。采用先進的功能強大的圖創圖書館管理系統，各成員館可以24小時上傳和下載，從而使各成員館之間真正相互協作，共享編目成果。

3.1 存在的質量問題

數據的質量問題主要有兩個方面：①多館數據，同一條記錄重復上載問題；②數據的著錄質量問題，如數據著錄不規范、數據著錄不完整、數據著錄差錯等。［7］

3.2 解決策略

解決以上兩個方面問題主要有4個策略：

策略一，系統技術手段策略——通過技術手段對數據進行比對合并。以廣州地區聯合編目中心為例，對于已經在聯合編目中心的數據，通過系統用“題名、著者、出版社、出版年、版次”等的條件，提取了約14萬條相同的數據。根據編目員一個星期的合并操作后，發現有一些地區分館在做數據的時候就存在一個條碼對應一個書目數據的情況，經過與該分館采編中心聯系了解情況后，得知是該館成立初期時沒有專業的圖書館編目人員，其采取了一本書做一條數據的數據處理方法。聯合編目中心根據分館提供的若干信息，與系統商（開發者）商量后，開發者針對該館情況，把該館完全相同的數據進行機器自動合并，合并的數據以生成的第一條數據為準。這樣既節省了聯合編目中心人工合并的人力和時間，也避免了人工合并可能出現的錯誤，提高了工作效率。

此外，對于新加入聯編目中心的分館，則可以通過“題名、著者、出版社、出版年、版次”等的條件，在數據導入中心館時，進行數據對比查重，如果一致，則把館藏信息導入到指定書目記錄下即可。若分館要脫離中心館，則可以通過館藏信息進行提取，并且把有關聯的書目數據提取出來。

策略二，聯編中心人員操作策略。有的合并操作是不能用機器自動操作的，必須人工進行比對合并。對多館數據同一記錄重復上載問題，需要進行數據合并操作。合并原則是：①地區聯合編目中心中存在中心館數據及分館數據時，首選中心館數據作為最終數據；②中心館數據質量不如分館數據時，可將分館數據的可用字段補充到中心館數據中；③若中心館與分館皆有館藏數據，中心館數據需要修改的內容太多，可最終選擇分館數據，但要將分館數據的001書目控制號刪除，產生中心館的書目控制號。

策略三，制度建設策略。對多館數據重復上載、數據質量問題等，皆因以前為分館獨立運營，各自為政造成的。解決這一問題需要訂立地區聯合編目中心編目細則，確定同一種圖書只能做一條書目記錄等操作原則。對地區中心館、分館的書目數據從采購到編目過程中需要注意的地方進行操作規范。

策略四，數據質量控制策略。地區聯合編目中心對分館數據定期進行審核抽查，并把抽查結果反饋到分館。中心館應定期舉辦編目培訓班，以期提高地區分館編目人員的水平。［8］

3.3 成效

通過系統的統計功能，把題名、著者、出版社、出版年、版次相同的記錄全部統計出來，輸出表單顯示總共為147829種，353900條。廣州地區聯合編目中心用了6個月時間，把353900條重復數據進行了合并操作，基本實現了一種圖書對應一條記錄。并在合并操作的同時，對這些數據進行了質量審核，對有問題數據進行了修正操作，提升了地區聯合編目中心數據庫質量。

4 結語

隨著信息技術的不斷發展，傳統的編目工作也面臨重大的發展和變革，圖書館編目工作也需與時俱進。在現今的信息全文檢索年代，編目工作除了對傳統文獻信息進行編目外，還需要借助新的信息系統對文獻內容進行更深層次挖掘，以便更好地揭示文獻內容，更好地為讀者服務。

［1］百度百科.文獻編目自動化系統［EB/OL］.［2016-05-02］.http：//baike.baidu.com/link？url=Az3z6mzUpHaYlBnQ6gjQ _r8b_BOcsvpGYfuwwyLaiE83XU24E02YiIgSLvwknmIBol sDftatsYm2rfwGKqV2Ka.

［2］鄭偉，徐寶祥，高琦.“211”大學圖書館管理系統研究——基于“211”大學圖書館管理系統的調查［J］.圖書情報知識，2010（5）：4-10.

［3］吳建中.韓國公共圖書館推行全國一卡通借通還［EB/OL］.［2016-05-14］.http：//blog.sina.com.cn/s/blog_53586b8 10102wb4f.html.

［4］圖創公司.圖創系統使用手冊［M］.［出版者不詳］.［出版時間不詳］.

［5］廣州圖書館.廣圖概況［EB/OL］.［2016-05-09］.http：//www. gzlib.gov.cn.

［6］全國圖書館聯合編目中心.全國圖書館聯合編目中心宗旨［EB/OL］.［2016-05-02］.http：//olcc.nlc.gov.cn/.

［7］張元蕓.關于聯合編目環境中重復數據上傳問題的思考——以OLCC數據為例［J］.圖書館工作與研究，2014（4）：47-49，60.

［8］易向軍.聯機編目環境下書目數據規范控制研究［J］.中國圖書館學報，2011（11）：120-124.

陳 雅 女，1980年生。本科學歷，館員。

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2016-03-31；責編：楊新寬。）