關于信息技術在辦公自動化中的應用

趙玉華

（江蘇省南通大學附屬醫院，江蘇 南通 226000）

關于信息技術在辦公自動化中的應用

趙玉華

（江蘇省南通大學附屬醫院，江蘇 南通 226000）

要想做到具有先進、科學的文檔資料管理方法人們常用的文檔檢索和使用更加的簡便快捷，它不僅能通過信息技術的應用實現，準確的文字處理和圖形、圖像處理和分析，同樣也可以通過信息技術來實現。就目前而言，我們還未能將信息技術的功能及優點等方面完全的認識和利用。那么，本文將利用文字形式來探討信息技術在辦公自動化中的應用，從而讓信息技術在辦公自動化中的應用做到更好。

信息技術；辦公自動化；應用

0　引言

現階段，信息技術被廣泛的推廣和應用在社會生活、生產的各個領域，尤其是在辦公自動化中的應用，能夠更好的滿足各個行業辦公的實際需求，不僅能夠顯著的提高辦公效率，還能夠保護信息安全和提高信息檢索效率，其重要性不言而喻。因此，文章針對信息技術在辦公自動化中應用的研究具有非常重要的現實意義。

1　信息技術在辦工自動化中的地位

1.1信息技術應用如何提高工作效率

內部網絡通過信息技術的應用使之得以建立。內部網絡的建立讓部門領導以及單位領導及時的發現并解決在辦公過程中出現的問題。同時，通過網絡系統還能快速實現各種文件信息和編碼歸檔的使用，并且還可以及時的上傳和下載文件，從而提高了工作的高效性。從此以往，網絡系統的得以使用，不僅讓上級領導，亦或是下層人員都能通過它更加方便、快捷地掌握各個科室的辦公室情況，并要監督檢查，從而更好的提高工作人員的工作效率，使之更加完善其工作內容[2]。工作人員利用信息技術對文字進行加工處理，還利用網絡傳輸功能完成了文字的錄人及校隊，一次性完成文件的板式設計和制作，全面的完成工作任務，大大的提高了工作效率還節省了不少人力資源。信息技術在辦公過程中的特點突出表現于高質量的整理加工信息并進行分析和儲存。而且通過計算機還可以有效的完成文件的傳輸和管理。信息技術在辦公過程中的應用能夠形成一個人機統一的信息系統。有了計算機區域網絡，完全實現了信息資源、工作人員和單位領導的緊密聯系，也可以形成一個高效的、良好的交流環境供他們進行交流學習，這樣，使工作人員更為出色地完成了各項任務，工作效率也會大幅度的提升。辦公室內部資源共享的得以實現使因為內部網絡的建立，其在人力、物力、財力等方面可以得到最大化的利用[3]。經管理員的允許以后，每個單位單位的單位人員都可以從數據庫中區尋找自己需要的信息資源，直接獲取高質量的打印文件，避免了傳統辦公室中多人合作，資源浪費的現象[1]。辦公人員通過網絡應用在辦公過程中的效率很大程度上超過了傳統辦公室。

1.2文檔管理中信息技術的應用

信息技術快速的處理了大量不同類型的文檔，一些永久性的文檔也不會應為時間過長而導致不能很好的找到和對其進行使用。要想對文檔進行管理和儲存，就應做到合理的文件存儲和文件存放空間的緊縮，還有對光盤、移動硬盤的合理使用。可是，由于一些單位或機構要對一些文件或多或少的進行保密工作，那么訪問權限的設置也就顯得尤為重要。訪問權限的設置，避免了無關人員對文件的無權訪問從而不能進行操作[4]。同時，也就不用擔心其他人員的文件進行瀏覽使用、修改以及打印。此外，傳統辦公系統中工作人員不僅需要在辦公事務上進行交流，還需要對各種文件進行復印與打印，這樣會形成大量的文本檔案，同時還會產生一定的辦公成本，通過將信息技術應用在檔案自動化辦公中，辦公自動化系統能夠分廠簡便、直接的和員工進行溝通，并在辦公自動化系統中進行文檔的打印、儲存等，能夠顯著的降低成本。

1.3信息技術在信息檢索中的應用

在這個被信息化的時代里，計算機在信息檢索中的重要性尤為突出，計算機由軟件和硬件兩部分組成，因此在計算機中安裝可靠有效的檢索系統并運用網絡與其他檢索引擎進行連接，我們就能有效地在國內外、國際性的各類復雜信息中獲取我們需要的有效信息，從而讓領導更加果斷自信的做出決策。

2　B/S結構應用與Web2.0技術應用

2.1B/S結構應用

B/S結構的模式的應用目前已經取代了C/S模式的應用，并且在不斷擴展中。采用B/S結構的核心在于將該階段服務器針對具體請求完成自動化處理，并將所需咨詢面向瀏覽器進行反饋，從而便利的完成運行與維護工作。

2.2Web2.0技術應用

信息時代，隨著Web2.0技術應用在現代商務領域的發展，其開設擁有了優秀的開發以及交流平臺，形成了服務器以及對應性的內容。不同類別服務漸漸形成的服務連接多元化的商務創建了系統、多樣的服務平臺。Web2.0技術應用不僅很好的消除了Web2.0技術不僅很好的消除了企業與客戶之間溝通層面的障礙，還可以是辦公環境得以優化。總之，Web2.0技術的應用不斷地在向客戶的需求上前進，也使企業真正對辦公過程中自動化以及無紙化的要求得以實現，顯著的提升辦公人員的辦公效率。

3　辦公自動化信息技術的前景和未來發展

3.1前景分析

目前，我們正處于信息大爆炸的階段，隨著對承接業務的不斷擴張和豐富，用戶應用辦公系統的同時，為面臨各種各樣的數據的復雜性以及實際問題。為此，通過應用辦公軟件可自動化、智能化的處理相關工作問題，可提升用戶的日常工作效率以及服務質量。另外，辦公軟件總量不斷增加，為了市場的擴展，更多的軟件公司使出渾身解數爭取客戶。各種辦公軟件出現混雜的狀況，導致一些工具不僅不會提升辦公效率，還會使辦公環境造成負面影響。所以，在今后辦公自動化應用會應用計算機信息技術整理分類各類軟件工具，使各項軟件工具做到相輔相成，并體現協同化的特征，從而解決一些實際的問題[5]。

3.2未來發展

辦公自動化信息技術的未來發展主要表現為以下幾個方面：其一，視頻技術的廣泛應用，大量視頻技術在辦公自動化中的應用，能夠充分的發揮視頻感性表現力大、直觀的特點，在不同的區域通過攝像頭參與會議和辦公，甚至能夠清晰的看到發言人的面部表情，具有非常好的發展前景。其二，無線技術的應用，隨著筆記本電腦、手機的廣泛普及，通過利用無線技術，如WiFi技術，人們可以隨時隨地辦公，如賓館、咖啡廳、餐廳等，其便利性越來越受到人們的青睞。其三，靈活的工作流，電子文件相比于傳統的紙質文件，其在網絡中傳輸的效率更高，傳遞文件的類型更加豐富，如語音、動畫、圖片以及文字等，顯著的提高文件的流動性，因此稱該種文件的流動現象為工作流。工作流是所有辦公中必不可少的環節，由于工作流的用途各不相同，為了保證能夠滿足辦公需求，需要不斷的提高工作流的靈活性。

4　結論

辦公自動化不但可以解決各類信息問題，還能很好的完成信息數據的快速傳輸和交流。隨著計算機以及網絡信息技術、通訊的快速發展日趨完善，信息技術將實現進一步的優化更新，更加便利快捷地促進信息交流與溝通，將有效的解決辦公過程中出現的一系列問題[3]。未來的發展過程中，辦公自動化將進一步朝著智能化、協同化的方向發展，我們要有效的應用現代化計算機信息技術，今兒實現綜合效益目標。

[1] 王繼業,孟坤,曹軍威等.能源互聯網信息技術研究綜述[J].計算機研究與發展,2015,52（5）:1109-1126.

[2] 徐亮,歐歷云,王小剛等.基于角色的辦公自動化實現[J].西安電子科技大學學報（自然科學版）,2000,27（1）:110-114.

[3] 李華,曹振生.高校辦公自動化[J].重慶大學學報（自然科學版）,2001,24（3）:150-152.

[4] 王宏飛.辦公自動化中的信息技術應用探討[J].中國信息技術教育,2014,（12）:51.

[5] 周峙峰.淺析信息技術在辦公自動化中的應用[J].黑龍江科技信息,2010,（30）:102.

Application of Information Technology in Office Automation

ZHAO Yu-hua
（Nantong University Affiliated Hospital of Jiangsu, Nantong, Jiangsu 226000）

for advanced and scientific document data management methods, commonly used document retrieval becomes more and more convenient through information technology, and it also can help process words accurately, process and analyze graphics and images. For the time being, we have not been fully understanding and using function and advantages of information technology yet. So, the article will discuss application of information technology in office automation in written form, so that it can be applied better in office automation.

Information technology；Office automation；Application