淺議項目成本數據庫建立

高立璽

摘要：目前施工企業大多依靠會計核算內的成本核算來歸集項目所發生的成本，包括人工費、材料費、機械費、間接費等，但這遠遠不能滿足現代項目成本管理的需求，因為會計歸集的成本只有資源投入的金額，而無法記錄投入資源的數量和單價，因此這種成本分析結果無法作用于項目成本管理，也無法為項目管理者提供決策支持。本文著重論述了如何建立項目成本數據庫，作為項目成本管理的大數據平臺，進行項目成本分析、編制成本分析報告。通過對成本數據庫的背景及現狀分析，闡述了如何構建項目成本數據庫，徹底解決項目成本數據不飽和、分析角度單一等系列問題，能夠及時、準確地為項目管理者提供服務，提高項目管理成本管理水平。通過大數據平臺的建立，提高企業核心競爭能力。

關鍵詞：項目成本 數據庫 建立

隨著市場經濟的迅猛發展，中國經濟環境也發生了較大變化，信息技術的高速發展，一方面給建筑企業提供了更好的成本控制平臺；另一方面，建筑市場競爭愈演愈烈，低價中標已是市場發展的必然趨勢，傳統建筑市場已進入了一個微利和無利時代。適者生存、優勝劣汰，建筑施工企業必須通過自身戰略調整，不斷提升精細化管理水平才能獲得最大經濟效益。項目成本管理水平的提升需要準確歸集項目成本，對成本進行客觀地分析，從而得出結論，采取相應的整改措施。

作為一個項目管理者，對資源的耗用量以及資源的價格是否能夠隨時了解？資源投入量與業主的結算量有多大差異？大多人在項目完工時會有答案，但為時已晚，即便采取部分補救措施，也錯過了較好的解決問題的時機，過程中即使想得到這些數據也非常困難，數據的收集成本也非常高。因此項目成本數據庫的建立成了項目成本管理的基礎，是為項目成本管理服務的工具。

一、建立項目成本數據庫的背景

企業要想在激烈的競爭中立于不敗之地，或者說為了更長久的生存下去，必須首先獲得成本優勢，而成本優勢的取得并不限于成本本身，應從管理的高度去挖掘降低成本和獲取效益的潛力。項目是企業成本控制的重要環節，也是企業的成本中心，項目成本管理的水平將決定項目利潤，項目成本分析的結果將作用于項目成本管理水平，項目成本數據將為項目成本分析提供有力保障。因此企業應當建立項目成本數據庫，為企業的成本分析和決策提供保障。

二、項目成本數據的現狀

（一）項目成本數據零散，缺乏完整性

工程項目一般分為投標、合同簽訂、施工準備、施工、竣工驗收（結算）、保修等階段，每個階段都會發生成本費用，數據的收集周期會比較長。項目不同結構的成本數據掌握在不同職能部門，例如：人工費控制在人力資源及商務部門，材料費用控制在物資部門，機械費控制在設備管理部門，現場經費在財務部門反映，成本發生的金額都會集中在財務部門，但是資源投入的數量、單價卻散落在各部門進行控制，主要原因是因為各職系都在使用各自的信息系統，大量的數據不能共享，各部門提交的數據存在不完整、漏項等常見現象。

（二）項目成本數據滯后，缺乏時效性

項目成本基礎數據層層上報、層層匯總，搜集資料的時間很長，項目成本數據不能及時獲取，導致分析報告嚴重滯后，不能夠及時發現施工過程中存在的問題，甚至存在虛開任務單、故意拖延結算等成本超支現象。會計核算中歸集的成本數據與現場成本費用發生的時間有較大差異，而且不能準確的歸集到成本單元中去，因此會計核算的成本費用與實際發生的成本費用會存在時間、空間上的差異，受法律、法規的限制，會計上的成本核算不能準確還原成本發生的時間和歸屬。

（三）項目成本數據失真，缺乏有效性

施工過程中，需要對分部分項工程進行控制，因成本資料提交的時間受人為因素影響，會導致項目成本數據失真，從而影響分部分項工程成本的準確性，進一步影響項目成本管理措施的改進。

（四）項目成本數據單一，缺乏多樣性

項目成本數據的搜集只能采用一個維度進行分析，很難發現問題，如果需要增加分析維度，只能重新搜集數據，耗時、費力，造成嚴重的資源浪費，還會陷入大量的重復工作，甚至會引起員工不滿。

三、建立項目成本數據庫關鍵要素

（一）基礎檔案的設定

在建立基礎檔案時應當充分考慮數據的唯一性，因此需設定各類檔案的編碼原則，建立樹形結構圖，為多維度的數據輸出做充分的準備工作。項目成本數據庫至少應建立如下基礎檔案：工程分部分項檔案、施工專業檔案、人員檔案、供應商檔案、物資檔案、設備檔案等基礎檔案，并且指定專業人員定期對設定的檔案進行維護。

（二）成本單元的確定

項目成本單元的結構應以“工程分部分項+施工專業”編碼建立樹形結構，以技術方案，施工方案為依據設定，主控部門應為工程技術部門。各成本單元應按“施工專業”標注計量單位，如噸、立方、平方、米等，并且錄入計劃工程量。

（1）施工專業編碼。施工專業應采用列舉方式，將所涉及的工程專業全部列示出來，再分類整理。如：混凝土工程、模板工程、鋼筋工程、預應力工程等，再按分類結果進行編碼，應當注意編碼的唯一性。如混凝土工程（10）、模板工程（11）、鋼筋工程（12）、預應力工程（13）等依次編碼。一般工程專業編碼最多設置為兩級。

（2）分部分項編碼。分部分項編碼應按照工程項目的規模，將廠房（樓號）進行區分，如：反應堆廠房（RX），核燃料廠房（KX），發電機廠房（DX）等，層位設置應按照施工方案分別編碼。如-10米至±0（A層），±0至+5米（B層）等，分部分項編碼最少分兩級設置。

（3）成本單元編碼。成本單元編碼應為分部分項加施工專業構成。如：反應堆廠房第二層砼施工代碼為（RXB10），反應堆廠房第三層砼施工代碼為（RXC10），反應堆廠房第二層鋼筋施工代碼為（RXB12）等。

所有基礎表格都應以最小成本單元作為編制基礎，以保證成本單元的唯一性，以及錄入數據與成本單元的對應關系，便于期末進行成本統計、分析。

（三）設計基礎表單

基礎表單的設計應簡單，實用，只需滿足項目成本分析的各項要素即可。表單不應采用過多的文字描述，應考慮以對話框選擇填為主，但資源消耗的數據必須準確填制。基礎表單應包括：電子記工單、工資結算單、電子任務單、任務結算單，物資需求計劃、物資采購計劃、入庫驗收單、限額領料單，機械任務單、機械臺班結算單，間接費用分配表等，注意所有基礎表單的設計都應包括成本單元字段。

（四）確定成本結構

成本結構應包括直接費和間接費兩方面，直接費用包括人工費、材料費、機械費；間接費用包括現場管理費、稅金、財務費用等（見下圖）。

四、數據錄入

項目各部門應對所負責的填報數據負責，認真錄入各基礎表單，形成項目數據積累。下圖列舉了電子記工單的結構和錄入。

五、進行項目成本分析，生成成本分析報告

有了豐富的基礎數據，加上不同的需求，就可以生成不同的分析報告了，再選用不同的分析方法，找出成本差異的原因，采取不同的改進措施控制項目成本，實現項目的利潤最大化。結合企業實際大體可分為兩個部分。

（1）有施工圖，有標準定額，可采用比較分析法進行分析。采用計劃成本與實際成本進行分析，找出差異金額，分析原因。具體可從分部分項、施工專業、組合分析等3個維度編寫成本分析報告。

（2）無施工圖，無標準定額，可采用比率分析法進行分析。采用不同成本單元的各項資源的耗用率編制成本分析報告，找出不同成本單元的差異，分析原因。

項目成本分析是該系統的輸出數據端，只要數據足夠飽滿，就能夠提供不同的項目成本分析報告，滿足不同的管理者決策需要，為企業積累豐富的經驗數據，進一步加強企業的核心競爭能力。

六、建立項目成本數據庫的意義

施工企業對于提高項目成本管理水平都有著迫切的需求，應當加快建立項目成本數據庫系統，該系統能夠解決傳統數據中時間性差異、空間性差異，分析口徑高度保持一致，數據完整、準確、分析速度快、發現問題及時，對于項目成本的過程控制有很好的幫助，長期的數據積累就是企業巨大的財富。相反，施工企業會計核算的成本核算應適當簡化，只要滿足外部財務報告需求即可。

（一）項目進行工程結算的需要

項目成本數據庫系統能夠完整記錄整個項目周期所發生的各項成本費用的結構、耗用資源數量、單價、金額等信息，以及完成的實物工作量，能夠完整、快速、準確地反映項目成本的投入情況，為項目結算提供各類成本信息，為商務人員提供決策服務。

（二）項目進行精細化管理的需要

工程項目要實現精細化管理，在過程中實現短周期（月、季、年）的成本核算（多算對比）是必不可少的，但實際上國內建筑企業能做到這一點的非常少。實際現狀是企業總部，包括項目部在過程中對動態的工程成本基本心中無數，普遍情況是到項目結束才知道盈虧狀況。由于項目部成本核算能力弱，導致無法及時發現項目過程中的管理漏洞，采取有效措施，利潤流失嚴重。如當前項目普遍存在的材料消耗超過定額消耗量、現場勞動安排不合理等現象，都是過程控制不力導致的。而且我們不能快速地反映出某單項工程所投入的各項資源總量，因此項目精細化管理的難度較大。

（三）財務標準化工作的需要

項目成本數據庫的建立能夠更大程度的規范各項業務流程，規范需要填制的各類基礎表單，形成項目成本數據分析系統，生成各類成本分析報告，有助于提高企業標準化的建設水平。

（四）大數據平臺提供有力保障

“很多人還沒搞清楚什么是PC互聯網，移動互聯網來了，我們還沒搞清楚移動互聯的時候，大數據時代又來了。”——馬云。全球產生的數據存儲量已從2008年的0.49ZB增加至2014年的10ZB以上（1ZB=1024×1024×1024×1024GB），專家預計2020年將達到50ZB，如此大容量的數據存儲，加上每秒數萬億次計算速度，數據分析將變得非常容易。但在這個信息爆炸的時代，人們隨時隨地受到各種數據的“轟炸”，有限的注意力被各種碎片化的內容“瓜分”。那么如何才能獲得想要的數據信息呢？這需要數據足夠“聰明”，海量的原始數據只有經過分類、加工、整理、分析才能滿足不同的要求。項目成本數據庫就是要利用信息平臺將海量的成本數據搜集起來，進行分類、加工、整理、分析，從而滿足項目成本管理的需要。

（作者單位：中國核工業華興建設有限公司財務部）