總賬管理系統實踐教學易出現問題環節解析

趙男男+單昭祥

DOI：10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.02.028

摘 ?要： 總賬管理系統是基于會計核算的會計管理信息系統的核心子系統，在實際教學中，對初次接觸會計核算軟件的學生而言，在操作流程的每一個小環節都有可能出現問題。以廣東海洋大學寸金學院為背景，以用友ERPU8.72為平臺，以電算化會計學課程教學為依托，針對教學中學生實際操作時常出現的一些問題及其解決方法進行詳細解析，以幫助學生更好的掌握會計核算軟件操作。

關鍵詞： 用友ERPU8.72; 總賬系統; 教學; 操作問題; 解析

中圖分類號：G424 ? ? ? ? ?文獻標志碼：A ? ? 文章編號：1006-8228（2016）02-96-03

Analysis of the practical teaching problem of general ledger management system

Zhao Nannan， Shan Zhaoxiang

（Cunjin College of Guangdong Ocean University， Zhanjiang， Guangdong 524094， China）

Abstract： General ledger system is the core subsystem of accounting management information system based on accounting. In the practical teaching， for the students of initial contact with accounting software， problems may occur in every small part of the operation process. This paper taking Guangdong Ocean University Cunjin College as the background， to UF ERPU8.72 as a platform， to computerized accounting course teaching as the basis， the problems and their solutions in student's practical operation are analyzed in detail， to help student better grasp of the accounting software operation.

Key words： the UF ERPU8.72; general ledger system; teaching; operation problem; analyze

0 引言

電算化會計學課程是我院會計系會計信息化課程體系中的主干課程之一，開設于第三學期，4學分，64學時，全部安排在實驗樓教學。該課程旨在讓學生掌握基于會計核算的會計管理信息系統的相關知識，培養學生實務操作能力，以及幫助學生順利通過會計從業資格考試的會計電算化科目。實際教學中，選擇用友ERPU8.72財務軟件作為電算化會計學課程的教學平臺，教學內容是基于最新的廣東省會計從業考試大綱而設計的，參考教材選用王新玲主編清華大學出版社出版的《會計信息系統實驗教程》以及《會計電算化》會計從業考試輔導教材。

總賬管理系統是基于會計核算的會計管理信息系統的核心子系統，是以憑證為原始數據，通過對憑證的填制和處理，完成記賬、轉賬、銀行對賬、賬薄管理、結賬等工作[1-2]。其業務流程包含系統初始化、日常處理和期末處理。具體業務流程如圖1所示。對于初次接觸會計核算軟件的學生來講，在操作流程的每一個小環節都會出現問題，下面將對每個易出錯的環節進行詳細描述。

1 進入總賬管理系統

打開企業平臺登錄對話框，以賬套主管的身份，月初第一天的時間登錄企業平臺，執行“業務工作”|“財務會計”|“總賬”，若出現提示信息對話框“請將系統的日期分隔符設置為‘—，再重新進入總賬系統”，單擊“確定”按鈕，開啟系統控制面板窗口，雙擊“區域和語言”圖標，進入“區域和語言”窗口，單擊“短日期”下拉列表框，選擇下拉列表中的“yyyy-MM-dd”選項，單擊“確定”按鈕返回。

2 設置控制參數

設置系統參數是對總賬管理系統的一些選項進行設置，是為總賬管理系統配置相應的功能或設置相應的控制[1]。在總賬管理系統中，執行“設置”|“選項”命令，打開“選項”對話框，若無法選擇相關設置，應單擊“編輯”按鈕，進入選項編輯狀態。

3 設計基礎數據

⑴ 定義外幣及匯率

匯率管理是專門為外幣核算服務的，若會計主體存在外幣業務，就需要進行外幣及匯率的設置。進行外幣及匯率設置，需要在企業應用平臺“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”|“財務”|“外幣設置”命令，打開“外幣設置”對話框。若無法找到“外幣設置”按鈕，則表示在創建賬套之處，沒有選中“有無外幣核算”復選框，此種情況無法修改，只能重新創建賬套。若在輸入外幣記賬匯率時，出現無法保存的情況，即輸入匯率信息后關閉窗口，再次打開無匯率信息，則需要注意在輸入記賬匯率后，將鼠標移至別處，單擊，確保信息錄入。

⑵ 會計科目設置

用友軟件提供了符合國家會計制度規定的一級科目，在此需要根據會計主體的自身特點進行相應科目、明細科目的增加，以及部分科目輔助核算屬性的設置，還可以指定出納專管科目。在企業平臺“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”|“財務”|“會計科目”命令，進入“會計科目”窗口，增加、修改、刪除科目等操作，需要仔細認真，一旦操作有誤會對后面的操作造成影響。指定會計科目需要在“會計科目”窗口，執行“編輯”|“指定科目”命令，此處若遺忘操作，會導致出納在日常管理中無法找到可簽字的憑證。

⑶ 設置憑證類別

用友軟件提供了五種可選擇的憑證類別，可根據實驗需求進行選擇。在企業平臺“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”|“財務”|“憑證類別”命令，打開“憑證類別”窗口，在選擇憑證“限制類型”時，需細心，若操作失誤則會導致日常操作時無法保存憑證。在錄入“限制科目”時，若出現錯誤提示“科目編碼有誤”，則表示科目之間的分隔符沒有使用英文逗號。

⑷ 設置項目目錄

設置項目目錄包含：定義項目大類、指定核算科目、定義項目分類和定義項目目錄四個步驟，在企業平臺“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”|“財務”|“項目目錄”命令，進入“項目檔案”窗口，可增加相關項目大類，在后續的一系列操作中，應確保是在新增的項目大類下進行的操作，否則一切設置都是無用的。同時還應注意，由于系統默認是在“現金流量項目”大類下，所以一旦誤操作，要先還原，再修改，以確?！艾F金流量項目”沒有被修改，以免影響日常操作中憑證的相關設置。

4 輸入期初余額

在開始使用總賬管理系統時，需要對會計主體之前的賬目進行整理，將期初余額錄入計算機中。期初余額的錄入包含兩大部分，分別是：總賬期初余額的錄入和輔助賬期初余額的錄入。在總賬管理系統中，執行“設置”|“期初余額”命令，進入“期初余額錄入”窗口。期初余額表有三種底色。白色底色表示末級科目的累計發生額和期初余額，需要手動填寫;灰色底色表示上級科目的累計發生額和期初余額，系統自動填充;淺黃色底色為輔助核算科目，其累計發生額和期初余額需雙擊進入輔助賬窗口進行填寫。輸入完成所有科目的余額后，單擊“試算”按鈕，打開“期初余額試算平衡表”對話框，若期初余額不平衡，則可以通過單擊“對賬”按鈕，進行錯誤排查。

5 日常業務處理

總賬管理系統的日常業務處理包括：憑證管理、出納管理和賬簿管理[3-5]。在實際教學過程中，有三處地方問題較集中。

⑴ 憑證填寫

在總賬管理系統中執行“憑證”|“填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口，單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證，填寫相關信息，若存在現金流向科目，需要在“制單”下拉按鈕中選擇“現金流量”進行選擇操作。若單擊“現金流量”按鈕，提示“無現金流量科目不能錄入”，表示沒有指定相關會計科目，需要以賬套主管登錄，進入“基礎設置”|“基礎檔案”|“財務”|“會計科目”，執行“編輯”|“指定科目”操作。

⑵ 出納簽字

出納簽字并非審核憑證前的必要操作步驟，但如果在設置總賬參數時，選擇了“出納憑證必須經由出納簽字”復選框，則必須要執行出納簽字步驟。以出納的身份進行企業平臺，進入總賬管理系統，執行“憑證”|“出納簽字”命令，若提示“無此操作權限”，則表示出納的相關權限設置有問題，需要退出企業平臺，有admin進入系統管理，執行“權限”|“權限”操作，選擇相關賬套，重新設置出納的功能權限。若順利進入“出納簽字”的憑證列表窗口，卻找不到需要簽字的憑證，則表示沒有指定相關會計科目，需要以賬套主管登錄，進入“基礎設置”|“基礎檔案”|“財務”|“會計科目”，執行“編輯”|“指定科目”操作。

⑶ 支票登記簿

用友總賬管理系統，參照手工操作，提供了“支票登記簿”功能，為出納登記領用支票的情況。支票登記簿的相關信息，是在填制憑證操作時進行填寫的。在總賬管理系統中，執行“出納”|“支票登記簿”命令，選擇“銀行科目”進人“支票登記”窗口。若打開后沒有看到已經保存的支票信息，則表示有兩處可能操作失誤的地方，一是在設置總賬參數時，憑證選項頁，是否選中“支票控制”復選框;二是，在企業應用平臺“基礎設置”選項卡中，執行“基礎檔案”|“收付結算”命令，進入“結算方式”窗口，是否選中“票據管理”復選框。若相關支票信息都在，但沒有顯示已經結算，則可以在應結算而未結算支票信息中手動填寫結算日期。

6 期末處理

總賬管理系統的期末處理包括：銀行對賬、自動轉賬、對賬、月末處理等功能。此環節在教學過程中，較多問題集中在銀行對賬和轉賬操作中。以出納的身份登錄企業平臺，進入總賬管理系統中，執行“出納”|“銀行對賬”|“銀行對賬”命令，選擇相應銀行科目，進入“銀行對賬”窗口，若“單位日記賬”沒有內容顯示，則表示日常操作中沒有進行記賬操作。若“銀行對賬單”沒有內容顯示，則表示沒有錄入銀行對賬單數據。

自動轉賬操作需要以總賬會計的身份進入企業平臺進行操作。在總賬管理系統中，執行“期末”|“轉賬定義”|“自定義轉賬”命令，進入“自定義轉賬設置”窗口，增加相關信息，錄入自定義公式，需要注意公式的所有內容均需要在英文狀態下錄入。執行“期末”|“轉賬生成”命令，生成結轉憑證時，若發現金額有問題，則取消結賬操作、取消記賬操作，以賬套主管身份重新注冊企業平臺，查找錯誤，出錯的地方較多可能在憑證的填制處。

7 結束語

在用友ERPU8.72總賬管理系統的教學過程中，本文所述環節是學生操作時出現問題較集中的地方。實際教學過程中仍有很多小問題甚至是意想不到的問題出現，較多是源于學生不夠細心，操作馬虎大意。撰寫此文，一是對用友總賬管理系統教學進行總結，把問題集中起來，方便初學者進行自檢;二是使讀者能夠通過閱讀本文，認識到操作財務軟件需要細心，更要做到仔細認真。

參考文獻（References）：

[1] 王新玲，汪剛.會計信息系統實驗教程（第二版）[M].清華大學

出版社，2014.

[2] 會計從業資格考試輔導教材編寫組編.初級會計電算化[M].

中國財政經濟出版社，2014.

[3] 王春梅.通用財務軟件總賬系統設置體系解析[J].會計信息

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[4] 秦杰.用友軟件教學中出現的問題及對策[J].財會月刊，

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[5] 柏菊，呂魁，姚興山.基于業務流程的用友ERP—U8.72采購

管理模塊實踐教學常見問題[J].財會月刊，2015.12：113-117