高職院校檔案的現代化管理

李芬

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

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高職院校檔案的現代化管理

李芬

(黃岡職業技術學院，湖北 黃岡 438002)

高職檔案的現代化管理是高職院校檔案工作發展的目標，因此推動檔案管理規范化、制度化、標準化具有重要意義。在檔案管理現代化過程中還存在著檔案標準化程度低,缺乏高級管理專業人員,檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化,實現管理現代化,加強復合型人才培養,加大檔案現代化管理的投入等手段實現檔案管理現代化

高校;檔案管理;現代化

傳統的檔案管理方式，很難適應不斷改革深化的管理工作。一是資料收集手段落后；二是管理方式落后；三是服務方式單調。只滿足于工作需要，缺乏將工作與本地區的經濟和社會發展結合起來的意識，電子文件可以將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式加以有機結合，這種文件稱為“多媒體文件”。多媒體文件圖、文、聲、像并茂，能夠更加真實地再現當時的活動情況，從而強化了文件對社會的記憶和再現功能。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面，做好檔案管理工作，必須立足于管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情,使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

1　檔案管理的根本目的在于檔案利用

檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫(室)設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。增強檔案管理現代化意識,管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識,就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中,檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀,依靠先進的科技手段,前沿的管理方法,切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念,實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法,使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

2　實現高職檔案管理現代化策略

2.1加強標準化建設

高職檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代,檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范,如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等,都需要通過制定和建立各類檔案管理標準,形成檔案管理標準體系,只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現,遵循標準,推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性,管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力,不但涉及數據格式,還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題,更應統一領導,集中力量,鍥而不舍,不斷推進。

2.2加強檔案信息化標準和規范建設

要按照《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定精神,制定出符合實際的具體辦法和措施,規范和指導全校檔案信息化建設、運行、管理和維護工作,使全校檔案信息化建設有章可循,有規可守,保障學校檔案信息化建設朝著規范化、標準化和制度化的方向發展。

2.3加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化,不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識,還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質,大力加強檔案管理隊伍建設,從選拔優秀檔案管理人才為起點,把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓,采用多種形式、實施全方位的培訓,優化檔案現代化管理人員的知識結構,培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中,檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質,還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓,加快檔案管理現代化的步伐,促進檔案事業的健康迅速發展。

2.4加強檔案信息安全保障體系建設

逐步完善檔案信息安全管理體制,在嚴格遵守相關法律法規的同時,加強對計算機檔案管理系統的管理,確保檔案數據庫安全。加強對電子文件歸檔工作的管理、監督和指導,保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中,要增強安全意識,防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上網,在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務,要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施,確保檔案信息系統的安全運轉。

2.5完善相應制度體系

加強制度建設、建立良性運行機制,是提高檔案管理科學化水平的關鍵和保證。要從宏觀立法和微觀運行方面,完善有關法律法規和規章制度,形成推進工作創新、促進科學化水平提高的制度約束和政策導向。從黨和政府來說,要把推動檔案事業科學發展納入經濟社會發展規劃,納入干部實績考核的重要內容。從一個部門、單位來說,要重視檔案管理工作,完善相應工作機構,落實工作責任制,注重發揮檔案工作的作用,為檔案工作科學發展創造有利條件。具體到檔案管理部門,要增強責任感、使命感,從檔案收集、整理、管理和應用等各個環節,建立相應管理制度,使整個工作規范化、制度化、標準化,同時深化內部體制機制改革,通過職稱評定、業務考核、表彰獎勵、責任追究等具體措施,激發內部潛力,增強工作活力,充分調動干部職工的主動性、積極性和創造性。

2.6提高職高隊伍整體素質

檔案管理是一門科學,特別是新形勢下檔案管理的技術更先進、內容更豐富、分工更專業,對檔案管理人員的能力素質提出了新挑戰、新要求。檔案管理人員不僅應具備基本操作技能(具體包括檔案文書立卷,檔案整理、編目、鑒定,檔案著錄、標引,檔案的保護、開發等),而且要掌握現代化科技手段和先進操作管理技術,同時還要具有統籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創新的基本品質和良好作風。要適應新的形勢和要求,重視加強政治理論、業務知識和各類新知識、新技能的學習,提高學習能力,建設學習型檔案管理隊伍。樹立“檔案工作也是生產力,檔案管理同樣出效益”的觀念,不斷創新管理方式、方法,拓展優化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”,重視檔案人才的培養和引進,努力建設科技型、創新型、復合型的人才隊伍,為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

[1]郭志敏.檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題[J].山東檔案,2003.5:19.

李芬(1972.10-)，女，黃梅，副研究館員，方向：檔案。

G271.6

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1671-1602(2016)16-0268-02