基于檔案業(yè)務(wù)流程的軟件功能及特性需求分析

季秀云

[摘要]檔案管理軟件功能的設(shè)置，源于用戶需求，基于業(yè)務(wù)流程。當(dāng)用戶需求高于或多于軟件現(xiàn)有的功能，該檔案管理軟件就需要技術(shù)上的改進。隨著檔案業(yè)務(wù)的不斷更新和增加，用戶不僅僅需要檔案管理軟件具有存儲、檢索、登記借閱等常規(guī)功能，還需要具備靈活性、智能化和開放性。檔案管理軟件在檢索和統(tǒng)計方面，應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)用戶需求，實現(xiàn)組合檢索和分項統(tǒng)計的操作，以便為用戶提供精確的信息。

[關(guān)鍵詞]檔案管理軟件；業(yè)務(wù)流程；組合檢索；分項統(tǒng)計；特性需求

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671-5918（2015）24-0032-02

檔案管理軟件被廣泛應(yīng)用，大大便利了檔案業(yè)務(wù)工作。在數(shù)據(jù)錄入和檢索利用方面，系統(tǒng)起到了巨大的作用，方便了目錄的生成和信息的檢索，提高了工作效率。但是隨著業(yè)務(wù)工作的增加，系統(tǒng)在功能上漸漸跟不上需求，而用戶對這些功能的需求日益迫切。檔案管理軟件的設(shè)計開發(fā)和優(yōu)化升級，應(yīng)當(dāng)更加靈活、人性化、智能化。

一、檔案業(yè)務(wù)流程

檔案業(yè)務(wù)流程包括收集、整理歸檔、著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用、統(tǒng)計分析等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程中需要使用到檔案管理系統(tǒng)的，是著錄、上傳數(shù)據(jù)、檢索利用和統(tǒng)計分析這些環(huán)節(jié)。

（一）著錄

著錄，就是將檔案實體整理編號以后，根據(jù)著錄標準，將檔案目錄輸入到系統(tǒng)中，包括一級、二級甚至三級目錄；實體分類號；保管期限；標題、副標題；責(zé)任者；文種；頁數(shù)；日期；文號；載體；型號；主題詞；存址；全文等多個著錄項。著錄得越詳細，在檢索利用時，越能夠查全、查準。蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)，包括了以上所有著錄項，可以基本滿足常規(guī)業(yè)務(wù)工作需求。

（二）上傳數(shù)據(jù)

上傳數(shù)據(jù)，有三種類型：①把word、excel等可以直接獲取內(nèi)容的電子文件復(fù)制粘貼到全文，相當(dāng)于一個著錄項；②將紙質(zhì)檔案掃描、實物檔案拍照，形成電子文件掛接到對應(yīng)的目錄下；③將各部門移交的圖片文件、音視頻文件掛接到對應(yīng)的目錄下。其中，全文可以被系統(tǒng)識別，和著錄項一樣，一旦與檢索字段相匹配，則被列入檢索結(jié)果，提高檔案信息的查全率。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容包含了這三種，在檔案表中將這些數(shù)據(jù)具體劃分為全文、電子文件、音視頻文件。

（三）檢索利用

為用戶提供便捷的檢索和全文查閱服務(wù)，是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。在檢索界面輸入關(guān)鍵字段，系統(tǒng)會根據(jù)關(guān)鍵字段遍覽檔案表中的信息。檢索結(jié)果按照一定的順序排列，用戶可以在眾多條目中找到所需檔案。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件具備檢索功能，但不能實現(xiàn)組合檢索。系統(tǒng)只能接受一個檢索詞，符合一個條件的檔案數(shù)量眾多，在檢索結(jié)果中找到所需檔案比較費時。而且該系統(tǒng)不能實現(xiàn)模糊檢索，檢索字段必須小于或等于著錄項所錄入的信息，否則就顯示0條檢索結(jié)果，不利于檢索工作的開展。

（四）統(tǒng)計分析

檔案統(tǒng)計是對檔案管理所開展的一項工作。一個單位可能接收到來自不同條線、不同要求的檔案統(tǒng)計任務(wù)。以學(xué)校為例，每年開展一次年終檔案工作情況總結(jié)匯報；每一學(xué)期也需要開展總結(jié)匯報；地方檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門每年開展一次數(shù)據(jù)統(tǒng)計；教育主管部門不定期開展檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計。每年總共開展4至5次不同類型的檔案統(tǒng)計分析，如果沒有檔案管理系統(tǒng)，管理員必須根據(jù)不同的要求，手工清點、統(tǒng)計出這些數(shù)據(jù)，需要耗費大量時間和精力。而手工操作所獲得的數(shù)據(jù)，不能保證其精確性。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)每個大類檔案總數(shù)的統(tǒng)計，也可以顯示每個一級目錄下檔案條目的數(shù)量，但是不能進行分項統(tǒng)計，每次都要結(jié)合手工操作來完成任務(wù)。

二、檔案管理軟件功能需求

在全面著錄信息和上傳相關(guān)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備組合檢索和分項統(tǒng)計功能。

（一）組合檢索

組合檢索是相對于單個檢索詞而言的，運用單個檢索詞往往能夠檢索到所有包含該詞的檔案記錄，而同時運用多個檢索詞，可以準確地查詢到所需的檔案記錄，大大減少檢索結(jié)果，保證查準率，提高檢索效率。檔案管理系統(tǒng)的組合檢索功能，是指同時運用兩個及以上的檢索詞，檢索符合條件的檔案記錄。

組合檢索在搜索引擎上有著廣泛運用，搜索結(jié)果按照與檢索字段的相關(guān)度排列，排除廣告代理因素，用戶可以選取排列靠前的搜索結(jié)果，從中提取所需信息。檔案管理系統(tǒng)也可以借鑒這一檢索方法，基于檔案數(shù)據(jù)庫開發(fā)組合檢索功能，用戶可以使用多個檢索詞，快速查找到符合這些條件的檔案。隨著時間的推移，單一檢索所獲得的信息量，也會越來越龐大，要從大量的檢索結(jié)果中找到所需信息，將越來越困難，組合檢索正好可以解決這一問題。

隨著時間的推移和人事變動，搜索詞也將越來不精確，檔案管理系統(tǒng)可以進一步開發(fā)模糊檢索功能，系統(tǒng)自動匹配相近詞匯，將檢索結(jié)果按照相關(guān)度進行排列，極大減少甄別信息的時間，還可以解決0條檢索結(jié)果的問題。

（二）分項統(tǒng)計

分項統(tǒng)計常見于excel表格，是指根據(jù)若干項目中的某一項目進行數(shù)據(jù)整理與統(tǒng)計。而檔案管理系統(tǒng)的分項統(tǒng)計，是根據(jù)用戶需求，按照檔案記錄中的某些特征，對檔案數(shù)據(jù)進行整理與統(tǒng)計，并輸出統(tǒng)計結(jié)果。

這些“特征”，在檔案著錄環(huán)節(jié)已經(jīng)輸入到檔案管理系統(tǒng)中，包含所有著錄項的內(nèi)容。用戶可以根據(jù)需要，選取其中的一個或多個特征，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)智能化統(tǒng)計。

單項統(tǒng)計結(jié)果，往往只能統(tǒng)計出具備某一種特征的檔案的總數(shù)。比如按照年度統(tǒng)計，則顯示該年度各類檔案的總數(shù)；按照大類統(tǒng)計，則顯示某一大類的檔案總數(shù)。業(yè)務(wù)工作中，用戶往往不只需要統(tǒng)計年度或者大類，更多的是需要統(tǒng)計出某一年度、某一保管期限的檔案總數(shù)或者某一年度、某一大類、某一保管期限的檔案總數(shù)。比如需要統(tǒng)計2012年保管期限為永久的檔案數(shù)量，需要檔案管理員將2012年各大類中保管期限為永久的檔案數(shù)目一一相加，才能得出數(shù)據(jù)。

分項統(tǒng)計功能可以根據(jù)用戶需求，選取相應(yīng)特征，對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，輸出結(jié)果，可以避免遺漏和重復(fù)，獲得精準的數(shù)據(jù)。

三、檔案管理軟件特性需求

檔案管理軟件還應(yīng)當(dāng)具備一些優(yōu)良的特性，使其更加容易適應(yīng)不斷應(yīng)變化的需求。

（一）靈活性需求

靈活性就是對功能模塊的可操作性，是指可以對系統(tǒng)進行升級、優(yōu)化、改良，根據(jù)用戶需求，開發(fā)、設(shè)置不同的功能模塊，將這些模塊進行科學(xué)組合，或留有一定的余地，由用戶自行選擇并安裝運用。

蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院所使用的檔案管理軟件，在應(yīng)用之初，由于業(yè)務(wù)工作的有限性，軟件功能顯得比較充足。隨著業(yè)務(wù)工作的增加和校園信息化建設(shè)的普及，該檔案管理軟件的某些功能已經(jīng)不能滿足用戶需求，迫切需要對其進行優(yōu)化升級，而系統(tǒng)本身的某些設(shè)置，限制了一些功能的運用，漸漸不能凸顯檔案管理軟件的優(yōu)越性。

（二）智能化需求

智能化依附于軟件功能模塊的預(yù)設(shè)，又高于靈活性的要求。智能化檔案管理軟件，應(yīng)當(dāng)可以根據(jù)用戶的操作習(xí)慣和經(jīng)常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，實現(xiàn)便捷化操作。還可以接收用戶功能訴求模塊，系統(tǒng)接收后，可進行模塊的增加和運行。

（三）開放性需求

軟件開發(fā)商通常不向用戶開放數(shù)據(jù)庫，用戶不能實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的操作。用戶根據(jù)使用需求，自行開發(fā)的模塊不能增加到現(xiàn)有的軟件中，這就大大局限了用戶對檔案管理軟件的改良優(yōu)化，只能被動適應(yīng)和使用現(xiàn)有的軟件。如果開放數(shù)據(jù)庫，一旦現(xiàn)有軟件不能滿足用戶的需求，用戶可以自行開發(fā)相應(yīng)模塊，增加到現(xiàn)有軟件中，可以實現(xiàn)檔案管理軟件與用戶單位的環(huán)境與條件很好地結(jié)合起來。endprint