不同管理軟件運行下水電工程項目設計檔案管理的探討

高利華

(中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司，北京　100024)

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不同管理軟件運行下水電工程項目設計檔案管理的探討

高利華

(中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司，北京100024)

摘要：結合水電工程設計檔案管理工作中的實際情況，針對實際工作中應用的清華紫光檔案管理系統和理正檔案管理系統中的不同特點，以及對檔案管理的不同要求，說明不同檔案管理軟件在促進科技檔案管理水平提升的同時，也要求與之相對應的管理方法。關鍵詞：清華紫光；理正管理系統；水電工程；科技檔案；檔案管理

檔案是企業發展的必然產物，也是一個企業發展的軌跡，其中的科技檔案更是一個企業技術實力的證明。不同的檔案管理軟件，在促進企業現代化管理的過程中，具有不可替代的作用。

隨著信息時代的來臨，檔案的管理模式也由傳統的手工管理逐漸被自動化、信息化、數字化管理模式所取代。各種檔案管理軟件也應運而生，這些檔案管理軟件，不僅使檔案管理從管理模式上改變了檔案管理的方法，也讓檔案管理的查詢、檢索、利用更便捷。雖然各單位運用的管理軟件不同，但目的都是為提高檔案的現代化管理水平。

清華紫光檔案管理系統是針對檔案管理業務過程中的收集、整編、管理、保存和利用提供必需的自動化、智能化的管理手段，為檔案規范化管理提供支持。而理正管理系統是針對一個企業，采用分層化架構，包含從業務組建、數據管理、管理運行、系統集成的多個方面，實現了“全局規劃、整體集成、用戶主控、隨需而變”的信息化管理，流程的最后到產品歸檔，檔案管理系統只是理正管理系統其中的一個部分[1-3]。

水電設計企業的檔案管理，有其獨特的特點。基于企業信息化管理的需要，檔案管理也需轉變管理方式，由原來單一地使用清華紫光檔案管理系統，過渡到和理正檔案管理系統并行的運行模式，2種不同的檔案管理軟件側重點不同，要求檔案管理人員盡快適應，以便更好地適應工作需求。

1清華紫光檔案管理系統的特點

清華紫光的企業檔案管理系統已積累了20余年的經驗，對檔案管理業務過程中的收集、管理、保存和利用可做到無縫對接，架構成熟，易于集成，運行穩定，加大了檔案管理的規范化、自動化、信息化、智能化的進程。

系統支持在線移交、在線收集、離線采集等多種檔案收集方式，可提供多種整理模式，可滿足不同單位的檔案整編需求，靈活快捷的著錄方式，自動排序、編號，并能生成多種用途的統計報表，滿足不同條件下的查詢需求，實現了檔案管理過程的自動化及智能化。

紫光檔案管理系統有強大的查詢功能，檔案數據庫建立起來，查詢方便快捷，更便于檔案的調取利用。同時，系統提供的各種報表，不僅能滿足查詢需要，也更方便檔案管理的需求，這些便利也是紫光系統在多年不斷的升級換代中，逐步實現的。

2理正管理系統的特點

理正管理系統的業務基礎平臺基于SOA(面向服務的體系結構)的思想，采用分層化架構，模塊化驅動，可以在較短的時間內構建起大型的復雜業務管理系統。還可以將企業不同業務系統，管理模塊依據系統業務的不同需要，進行有效的整合，形成企業統一的信息管理體系。

在水電工程設計流程中，到檔案管理階段已經是所有任務流轉管理的最后一環，檔案歸檔完成，這個任務的管理才算閉合結束。所以在理正的整體管理系統中，檔案管理只是其中的一個管理模塊。

基于理正管理系統中對任務流轉管理的強大功能，可以讓檔案的歸檔收集變得更加容易和全面，因為所有在管理系統中生成的產品，最后的歸口就是歸檔。這樣也讓專業人員明確了歸檔的義務，減少了檔案人員收集歸檔的工作量，同時也提高了電子文件歸檔率，加強了檔案的規范化管理。

3從水電工程設計企業的特點看檔案管理的獨特之處

(1) 水電工程設計的周期比較長，地域跨度大。一個電站的設計從最初的規劃論證、可行性工程研究，到最后的施工設計，往往要經歷許多年，這么長的時間里，人員流動大，而且電站的具體地點和設計地點相距很遠，現場基本沒有專業的檔案管理人員，造成許多應歸檔的素材丟失，使檔案的完整性降低。

(2) 水電工程項目的核心工作是設計，但這設計又涉及許多專業，集中了地質勘探、測量、水文、規劃、水保、環保、移民、水工、機電、金屬結構、施工、概算等多個專業的集體成果。要求檔案管理人員，不僅要有豐富的檔案管理專業知識，還需要對水電工程建設各專業有一定的了解，在接收和驗收歸檔材料的時候，能及時發現問題，補充不足，使歸檔的檔案素材更完整齊全。

(3) 水電工程設計具有半經驗半理論的特性，相似條件下的工程類比和借鑒，可以使設計工作事半功倍。這就要求檔案管理要有強大的查詢功能，不僅能精確查找，還要能模糊檢索，對于檔案庫中已經存在的相關資料，能方便索引到具體案卷，在為專業人員提供利用的同時，也讓檔案“動起來”，提高科技檔案的利用率。

4不同管理軟件對水電工程設計檔案管理的改善

(1) 清華紫光是一款專業的企業檔案管理軟件，具有很強的查詢檢索功能，靈活方便的錄入方式，自動排序、編號，可以生成滿足不同用途的各種報表。但系統不能保證歸檔的完整性，所有的案卷、文件信息都需要手動錄入、建立，無法提示應該歸檔的內容，相對應電子文件需要獨立管理。但作為專業的檔案管理軟件，它強大的模糊查詢功能，為檔案的利用提供了極大的便利。

清華紫光檔案管理系統的出現，讓檔案管理從純手動的、人工式管理模式，進入到信息化、自動化的管理模式，促進檔案管理的升級，引領企業檔案管理步入計算機時代。

(2) 在理正強大的MIS(管理信息系統)中，實現了水電工程設計企業中對項目管理的全面覆蓋，可以看到項目進展的每一個階段、完成工作的具體人員情況，方便項目管理的同時，也讓檔案的收集歸檔，變得更加明確。每一個任務的最后結點就是歸檔與否，這樣讓檔案管理人員也明確需要接收的資料，沒有檔案專業人員的接收，歸檔工作就沒有完成，項目任務也就沒有完成。而且在MIS中，電子文件一并上傳，在提高歸檔的紙質產品的同時，讓電子文件的歸檔率大幅提升。

在MIS中，每一個任務進展都實現了可追溯，這樣讓檔案管理中的“誰產生誰歸檔”這一辦法得到體現，明確到了具體的每個歸檔責任人，提高了檔案的歸檔率。電子文件在MIS中的流轉，可以保證歸檔版本為最終版本的準確性，避免了歸檔產品紙質版和電子版的不同。

由于歸檔產品是在MIS中產生的，對于檔案管理中的核心工作整編來說，有許多便利之處。首先是減少了許多人工錄入的信息，整編中需要的名稱、項目、階段、編制時間，編制人等信息，都可以從MIS中帶入，減少錄入工作量的同時，也提高了案卷、文件信息的準確性。而且相應的電子文件不需要再上傳，的確可以減少許多整編的工作量。

5對水電工程設計檔案管理的建議

(1) 發揮MIS的強大功效，整合理正檔案管理模塊的功能，讓設計產品最后的閉合真正是在檔案歸檔驗收之后，這樣就能大大提高檔案的歸檔率，同時也會時時提醒設計人員產品的最后歸口應該在哪里，將“誰產生誰負責”的歸檔理念深入人心。

(2) 加強檔案管理人員的培訓，提高自身的業務水平。無論是那一種管理應用軟件，都需要人來操作和運用，如果不能正確使用軟件，再完善的管理理念和強大的管理功能也無法發揮出來。這種培訓不光是軟件運用的學習，還要加強對不同軟件邏輯理念和管理平臺的了解，只有深入認識了解，才能從思想上轉變以往老的管理模式，讓新的管理理念貫徹到實際工作中。

檔案管理人員要及時更新管理理念，讓不同的管理軟件發揮出更大的效果。清華紫光檔案管理系統一開始也不是每個人都可以接受和熟練運用的，也是在逐步的使用過程中認識到其強大的功能。理正管理系統檔案管理模塊的推廣應用，也是有一個讓人逐漸認知的過程，這一過程需要檔案管理人員的密切配合，促進其功能的進一步整合，滿足檔案管理的同時，更好地發揮其獨特的管理功能。

(3) 檔案管理要充分利用網絡的優勢，發揮網絡的信息化功能，促進檔案管理工作的開展。利用互聯網的優勢，加強收集歸檔工作的管理，增加了催收、提醒、確認的渠道，讓溝通變得更便利。對于長時間出差在工地的設計人員，也可以利用網絡，隨時查找想利用的資料，應用網絡身份的確認系統，方便網上借閱。

(4) 加強網絡安全和身份權限的監管，防止科技檔案泄密的發生。充分利用MIS信息管理系統中身份、權限的管理，強化科技檔案網絡利用權限的審批，在保障科技檔案安全的前提下，充分利用網絡的便利條件，讓科技檔案發揮其更大的作用。

隨著管理信息系統的成熟運行，可以推進科技檔案數字化建設的步伐。傳統的檔案管理對象還都是以紙質檔案為主，隨著信息化進程的普及，數字化、電子化的無紙質電子產品會越來越多，對電子檔案管理也需更加深入、細致。加強電子檔案的收集、整編、利用，做好電子檔案的監管工作，讓檔案管理逐步適應數字化管理的需求。

6結語

檔案管理無論采用何種管理軟件，都應在熟練掌握和運用這些管理軟件的同時，強化自身管理水平的提升。功能強大的管理軟件，也需要熟練的運用，才能發揮其具大的管理功能。隨著現代技術的不斷進步，信息化程度的普及，科技檔案管理也應轉變觀念，加強學習，轉變以往的管理模式，更新科技檔案管理的理念，加快數字化檔案館的建設，實現科技檔案快捷、便利、安全地利用。

參考文獻:

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[12]高利華.對水電工程設計中科技檔案中收集歸檔的認識和探討[J].城建檔案，2014(05)：51-53.

[13]高利華.水電工程竣工驗收中檔案管理的探討[J].城建檔案，2016(03)：40-42.

Study on Design Archive Management of Hydropower Project under Application of Different Management Software

GAO Lihua

(Beijing Engineering Corporation Limited, Beijing100024, China)

Abstract:In combination of the actual conditions of the archive management of the hydropower engineering design as well as aiming at different characteristics in application and different requirements on archive management of both UNIS and Lizheng archive management systems, corresponding management methods are required while different archive management software promotes the improvement of the technical archive management level. Key words:UNIS; Lizheng hydropower engineering; technical archive; archive management

文章編號：1006—2610(2016)03—0085—03

收稿日期：2015-11-30

作者簡介：高利華(1967- )，女，山東省夏津縣人，副研究館員，從事水電工程設計檔案整編工作.

中圖分類號：G270.7

文獻標識碼：A

DOI:10.3969/j.issn.1006-2610.2016.03.023