農業科技檔案管理工作存在的問題與建議

劉英 柴樹桔 初文紅 李萌

濰坊市農業科學院

農業科技檔案管理工作存在的問題與建議

劉英 柴樹桔 初文紅 李萌

濰坊市農業科學院

農業科技檔案，是指在農業科學研究、生產技術、基本建設等活動中直接形成的、具有保存利用價值的、按歸檔制度集中統一管理起來的科技文件材料的總稱。包括文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、計算機軟件、實物、標本等。它是進行農業科研，生產基建等活動的重要依據，它對學術研究、技術改進、推進農業科研事業的發展有重要的參考價值。因此，做好農業科技檔案管理工作，有著非常重要的現實意義。

一、農業科技檔案管理的具體任務

1.具體任務

收集、整理、保管、統計本單位的檔案，提供檔案為科研、生產、基建事務服務，督促、檢查、指導有關部門和各單位的文件材料的積累、立卷和歸檔工作，定期向檔案館移交檔案，組織檔案的鑒定工作。做好檔案資料的編研工作，積極主動提供、利用、嚴格執行保密制度，維護檔案的完整與安全。

2.歸檔范圍主要包括

（1）科研準備階段。課題立項的申請書及上級審批的文件；計劃任務書、委托書、合同、協議書、開題報告方案論證、試驗研究方案或大綱、計劃執行情況；計劃調整或撤銷報告、課題投資和預決算材料。

（2）研究試驗階段。重要的試驗原始記錄、計算數據、理化分析報告；專題技術會議記錄、紀要；與課題有關的重要的來往信件、科技指導；研究工作階段小結、中期報告、年度報告；配套的電子類照片、視頻、幻燈片；招投標文件。

（3）總結鑒定階段。研究報告、論文著作、鑒定會材料(鑒定代表名單、會議記錄，鑒定意見)；品種或產品推廣應用意見、技術鑒定證書、驗收報告、驗收人員名單；樣品標本、研究工作總結、技術報告。

（4）申報獎勵階段。科研成果登記表、科研成果報告表、科研成果申報材料、審批材料、獲獎證書及批準文件、專利申請的有關材料及批準文件。

（5）綜合。轉讓合同、協議書；獲國家部委、省內各廳局及濰坊市科技成果獎的獎狀原件、獎勵證書復印件；科研負成果（包括中途停止和失敗）文件材料整理歸檔；國家試驗站、省體系檔案的收集整理、立卷歸檔；品種審定證書、植物新品種權證書、專利證書原件；成果宣傳指導材料、推廣應用方案及實施情況、對外學術交流材料。

3.加強檔案管理工作的經驗做法

檔案管理工作的主要目的是為了利用，檔案利用是實現檔案價值的重要途徑。為了提高檔案利用效率，積極開發檔案信息資源，我們編制了多種檔案檢索工具，其中有檔案總目錄、分類目錄、移交目錄、借閱目錄、檢索卡片等。編寫了大事記、組織機構沿革、人事任免等編研材料。利用檔案信息資源，申報成功了山東省檔案信息獎，其中“開發利用檔案信息資源，促進高產優質抗病蘆筍新品種選育及組培快繁技術研究與開發”、“運用科學發展觀收集檔案信息促進花生系列新品種選育與推廣”分獲山東省檔案成果二等獎，“開發利用檔案信息資源，促進極早熟大果優質毛桃新品種選育”獲山東省檔案成果三等獎。在新品種選育與開發項目進程中，檔案資料為編寫可行性研究報告、立項論證提供了翔實材料，解決了組培苗生根率低和移栽不易成活等技術難題，節省了科研經費，加快了品種選育進程，并保證了項目驗收鑒定順利進行。在新品種推廣過程中，檔案資料也發揮了重要作用。

二、農業科技檔案管理現狀及問題

1.基礎設施不完善，檔案管理人員的專業知識更新緩慢

當前，農業科研檔案管理部門工作還存在許多弊端，很多檔案管理部門沒有獨立的檔案室，多與辦公室合并辦公，不能達到庫房、閱覽室、辦公室分開的要求；在檔案庫房管理方面，溫濕度的控制與“八防”不能達到理想的標準。農業科研單位的檔案管理人員進行專業培訓的機會較少，缺少最新的科技檔案管理知識，工作環境相對比較閉塞，思想比較滯后。

2.科技檔案管理工作不太受重視，科研人員的歸檔工作意識有待進一步提高

一部分科技人員對農業科研檔案材料的收集、歸檔意識較薄弱，對檔案工作的重要性認識不足；有些科研人員工作責任心不強，不重視科研實驗原始記錄，把科研過程中形成的資料視為己有，不放心將科研資料交由檔案管理人員整理。有的領導及科技人員對科技文件的形成積累和作為檔案歸檔保存不夠重視，檔案歸檔的不完整造成了借鑒、集成無法進行，使生產科研重復勞動。

3.科技檔案的信息化程度較低

科技檔案以紙本案卷為主,形成的周期長、數量大，檢索工具單一、查閱不便，僅以計算機為輔助工具建立機讀目錄、檔案目錄檢索。目前不少科研單位的檔案管理信息化程度低，未建立起來完善的電子目錄，檔案管理僅停留在立卷、保存的基礎上，檢索查閱難度大，影響了檔案開發服務的效果，無法實現便捷的網絡查詢檢索。

三、加強農業科技檔案建設的建議

1.建立健全檔案管理制度，完善管理機制

建立完善的檔案管理制度，將科學化、規范化檔案管理工作貫徹于整個科研管理過程中，嚴格按照管理制度的要求對科研成果資料進行有序的收集、分類、歸檔，保證科研工作的連續性和完整性。單位領導要積極支持檔案工作，調動專兼職檔案人員的工作積極性。

2.加強科研人員的歸檔意識農業科研檔案的收集整理首先要保證它的完整性，如果檔案資料不完全會影響到檔案資料的質量和潛在的價值，要想辦法提高科技人員的檔案意識，讓他們真正認識到檔案工作與科研工作是同等重要的，科研檔案是科技管理工作的重要組成部分。將科研工作中形成的檔案資料及時的進行收集、整理并且移交檔案室立卷歸檔。

3.積極推進檔案信息化建設，提高檔案利用率

檔案管理人員要熟練掌握計算機應用的基本知識，建立檔案信息資源數據庫，實現計算機對檔案信息的采集、檢索、傳輸、服務的功能，使檔案材料查詢更加便捷。進一步完善電子檔案的各項管理制度，制定出電子文件的歸檔要求和歸檔范圍，確保電子文件歸檔的完整性，實現農業科技檔案的數字化、網絡化。