淺談高校財務(wù)報銷中存在的問題及優(yōu)化建議

張嫣

（萍鄉(xiāng)學(xué)院 江西 萍鄉(xiāng)）

淺談高校財務(wù)報銷中存在的問題及優(yōu)化建議

張嫣

（萍鄉(xiāng)學(xué)院 江西 萍鄉(xiāng)）

報銷工作一直是財務(wù)部門重要且基礎(chǔ)的工作之一，直接影響著高校財務(wù)工作的服務(wù)水平，隨著高校規(guī)模的擴大、經(jīng)費來源的多樣化，財務(wù)報銷工作呈現(xiàn)的問題也越來越復(fù)雜。本文結(jié)合財務(wù)報銷實際工作經(jīng)驗，指出了在財務(wù)報銷中存在的問題并提出相應(yīng)的優(yōu)化建議，從而提升高校財務(wù)報銷整體服務(wù)水平。

高校；財務(wù)報銷；優(yōu)化

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，不斷增加的教育經(jīng)費使得高校財務(wù)工作呈現(xiàn)復(fù)雜化、多樣化趨勢。財務(wù)報銷工作在整個財務(wù)管理中處于基礎(chǔ)、核心地位，直接關(guān)系到高校師生對財務(wù)工作的滿意程度。由于財務(wù)報銷工作具有政策性強，手續(xù)繁雜、對數(shù)字要求準確性高等特性，盡管財務(wù)人員細致耐心的解釋、加班加點的核算，仍舊不能使得廣大教職工滿意，成為制約高校財務(wù)管理水平提高的瓶頸。因此提高財務(wù)報銷工作效率，提升財務(wù)服務(wù)水平，已成為當前高校財務(wù)管理工作改革的重點。

一、當前高校財務(wù)報銷中存在的問題

目前，多數(shù)高校均采用傳統(tǒng)報銷方式，一般需要經(jīng)過三個流程，首先報銷人員需要將發(fā)票、車票等原始憑證整理粘貼于報銷單中，將報銷單項目填寫齊全，交由經(jīng)辦人、部門（項目）負責人甚至是校領(lǐng)導(dǎo)簽字審批；其次報銷人員需要將報銷單送達財務(wù)部門進行審核記賬；最后當審核無誤后，出納支付現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至銀行卡。在這一系列過程中，雖然流程簡單，但是存在以下弊端。

（1）經(jīng)費簽字審批時間長。現(xiàn)行的財務(wù)報銷審批大多數(shù)實行 一支筆 制度，即各院系、部門的領(lǐng)導(dǎo)負責該單位經(jīng)費的簽批管理，分管校領(lǐng)導(dǎo)對大額經(jīng)費支出行使簽批權(quán)，對于部分科研或部門專項經(jīng)費的使用必須要經(jīng)過相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽批。這種多層的經(jīng)費審批制度有利于經(jīng)費的控制管理，但是勢必會增加經(jīng)費報銷的難度。如碰上負責領(lǐng)導(dǎo)都在校的情況下，簽字報銷會十分順利，如遇某位領(lǐng)導(dǎo)出差或開會不在的情況下，會耗費經(jīng)辦人較多的時間成本。雖然有些高校實行了無等候或是 一站式 簽字審批服務(wù)，即經(jīng)辦人把原始票據(jù)交給財務(wù)人員，由財務(wù)人員負責簽字審批，但是因為財務(wù)人員畢竟不是經(jīng)辦人，對票據(jù)的來龍去脈無法負責，如遇到拒簽的情況，需要退回經(jīng)辦人重新完善資料，耗費時間及精力。

（2）報銷人員覆蓋面廣，專業(yè)性不高。由于高校里并沒有規(guī)定財務(wù)報銷必須由專職人員來進行，只要涉及相關(guān)的經(jīng)濟事項，高校里的每一位師生都有可能成為報銷業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人，他們對財務(wù)知識的掌握和信息更新程度遠不如財務(wù)人員，需要由財務(wù)人員進行一對一的宣傳、解釋及指導(dǎo)，如遇到報銷人員較多的情況，會增加報銷人員的等待時間，引起報銷人員的負面情緒。除此之外，由于國家不定期的出臺相關(guān)的財經(jīng)政策以及法律法規(guī)，財務(wù)人員能夠進行及時的更新，但是對于廣大師生來說，由于信息的不對稱，他們對這些新規(guī)定新辦法沒有更新，等到實際報銷時誤以為是財務(wù)人員有意為難，甚至產(chǎn)生意見分歧，這些都影響著財務(wù)工作效率及師生對財務(wù)服務(wù)的滿意度。

（3）經(jīng)費來源多樣，預(yù)算控制效果不顯著。目前，各高校已形成了以國家財政撥款為主，科研經(jīng)費撥款、對外聯(lián)辦收入、其他收入等為一體的多渠道的資金籌措模式。經(jīng)費來源渠道日趨多樣化，要求財務(wù)人員在進行報銷審核時必須充分掌握各類經(jīng)費的使用要求，對專款專用、有特定使用用途的經(jīng)費進行嚴格的預(yù)算控制，對于那些沒有特定使用用途的經(jīng)費，在年初編制預(yù)算時力求做到精準，對于超預(yù)算、超范圍的報銷業(yè)務(wù)堅決不予報銷，維護預(yù)算的嚴肅性。但在實際工作中，某些會計管理軟件無法將支出是否超支自動提示出來，需要會計人員進行摘要搜索后人工加總合并，然后確定是否能夠滿足預(yù)算控制要求，尤其對于研究周期比較長的項目，更是需要耗費財務(wù)人員的查詢時間，影響報銷的效率，也使得財務(wù)報銷更為復(fù)雜化。

（4）業(yè)務(wù)量集中。由于高校教職工在平時大多忙于教學(xué)科研工作，財務(wù)報銷只有等到財務(wù)部門催促時才會來處理，導(dǎo)致財務(wù)部門在課題結(jié)題、學(xué)期末等時間要集中處理大量業(yè)務(wù)，尤其碰上收繳學(xué)費、年底要進行年末結(jié)賬時，這種現(xiàn)象尤為突出，給財務(wù)人員帶來了巨大的心理壓力，增加工作量，教職工在報銷的過程中也容易產(chǎn)生焦慮的情緒，這在一定程度上勢必會影響財務(wù)報銷的服務(wù)質(zhì)量和效率。

二、高校財務(wù)報銷工作的優(yōu)化建議

（1）建立網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，實行網(wǎng)上簽批。在校園網(wǎng)絡(luò)中建立網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，報銷人通過登錄網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，填寫相關(guān)電子報銷單，并將原始票據(jù)拍照上傳，等待相關(guān)審批人簽批，審批人可通過登錄校園網(wǎng)或者手機APP程序進行網(wǎng)上簽批，如果簽審不通過，直接在網(wǎng)上退回，這樣一來節(jié)省了報銷人等待領(lǐng)導(dǎo)簽字的時間。網(wǎng)上簽批通過后，由財務(wù)人員將電子報銷單打印出來，同時系統(tǒng)提示報銷人向財務(wù)部門提供原始憑證，以此制作記賬憑證，完成后交由出納付款。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)縮短了報銷人等待的時間，也節(jié)省了審批人的審批時間，還可以隨時查詢，方便快捷。但是要建立網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，必須要有穩(wěn)定的技術(shù)支持，在設(shè)置審批權(quán)限時要根據(jù)相關(guān)的文件制度規(guī)定來進行，切不可隨意設(shè)置審批權(quán)限，同時還要求財務(wù)人員掌握一定的計算機知識，以便更好地利用網(wǎng)絡(luò)開展工作。總的來說，網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)在建立之初可能需要大量的初始化工作，但是一旦完成可以大大地提高報銷的效率，在信息化大背景下，有效提升了高校財務(wù)管理工作的水平。

（2）加強對報銷人員培訓(xùn)、培養(yǎng)專職報銷人員。在日常報銷業(yè)務(wù)中，只要與資金產(chǎn)生關(guān)聯(lián)的人員都可能成為報銷人，一般來說，主要有對經(jīng)費具有審批權(quán)力的人員、行政人員、老師、學(xué)生以及與高校有資金往來的其他單位和個人。對各類不同的人員，使之明確自身的審批權(quán)限；對于行政人員和老師應(yīng)向其闡明報銷的范圍、流程、相關(guān)的經(jīng)費審批手續(xù)等；對于學(xué)生要向其說明學(xué)費的繳納標準、退費規(guī)則等。同時，也可從各二級學(xué)院、職能部門選拔專職的報賬人員，進行全面的報賬培訓(xùn)，使得他們能夠簡單處理本學(xué)院、部門的財務(wù)事項，進行基礎(chǔ)匯總后交由財務(wù)處核算，提高報賬的效率。此外，對于最新的財務(wù)規(guī)章制度也可由他們傳遞給本學(xué)院、本部門的相關(guān)人員，減少財務(wù)人員重復(fù)解釋的次數(shù)。

（3）建立預(yù)算系統(tǒng)，加強預(yù)算控制。通過建立預(yù)算系統(tǒng)與財務(wù)報銷系統(tǒng)的聯(lián)系，可以加強預(yù)算控制，這不僅能夠使得報銷人做到心中有數(shù)，也便于財務(wù)人員統(tǒng)計。報銷人可通過登陸財務(wù)系統(tǒng)，查詢自身經(jīng)費的使用情況，是否存在超支，有無漏算或多算經(jīng)費情況，若存在超支，系統(tǒng)自動提醒，不予報銷。財務(wù)處財務(wù)人員也可通過登錄財務(wù)系統(tǒng)，查詢經(jīng)費支出情況，不必手工進行加總計算，節(jié)約了時間，提高了核算的效率，同時也將以前預(yù)算的事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂疲瑢τ谡幱趫箐N狀態(tài)的不合理支出及時予以調(diào)整，及時控制各項經(jīng)費支出，使得財務(wù)核算更加精細化。

（4）合理規(guī)劃報銷時間，分散工作量。對于大多數(shù)高校來說，財務(wù)報銷工作的高峰期一般集中在1、6、9、12月，大多是年末或?qū)W期末的時間，財務(wù)部門在平時的工作中應(yīng)當通知師生盡快處理手中的票據(jù)，不要堆積到年末或者是學(xué)期末進行。針對教學(xué)實習(xí)或科研產(chǎn)生的報銷量，則需要財務(wù)部門與教務(wù)部門、科研部門進行協(xié)商，了解教學(xué)實習(xí)的時間，安排不同學(xué)院分時段報銷，對于高校自籌的科研項目，將課題結(jié)題時間安排在財務(wù)部門相對清閑的時間，這樣一來，對于這些需要集中報銷的項目能夠進行相對合理的規(guī)劃，減少經(jīng)辦人和財務(wù)人員的工作壓力。

三、結(jié)束語

在實際工作之中，要建立良好的財務(wù)報銷管理體制，不僅要有強有力的系統(tǒng)保障、專業(yè)的財務(wù)人員，還需要各部門的配合，僅憑財務(wù)部門的力量是遠遠不夠的，只有通過財務(wù)部門和全校師生的共同努力才能從整體上提升財務(wù)服務(wù)水平，從而適應(yīng)高校財務(wù)經(jīng)濟發(fā)展的環(huán)境變化，實現(xiàn)高校財務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、陽光化。

1.彭霞.信息化環(huán)境下高校財務(wù)報銷流程優(yōu)化建議.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2016（2）.

2.殷濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財務(wù)報銷工作改革探究.教育財會研究，2015（06）.

（責任編輯：劉海琳）