內控視角下的同頻聯動式高校科研經費管理程序構想*

黃 寧 張巧華

（河海大學財務處 江蘇 南京）

內控視角下的同頻聯動式高校科研經費管理程序構想*

黃 寧 張巧華

（河海大學財務處 江蘇 南京）

本文依據管理的最基本原理，按照全過程控制的內控理念，構想高校科研經費管理中，財務與業務兩條管理程序的并軌及聯動，以供參考。

內控；高校科研；經費管理

翻看當今中國的大學會計報告，年科研經費已過億的大學比比皆是。由于財政性資金的剛性約束，不同來源的科研資金具備更大的靈活性，在高校可支配資產中舉足輕重。所以，任何一所大學都無比鐘情于科研經費的管理創新，但似乎總是欠缺火候，在各類的檢查中，科研經費的問題總列于問題之首，甚至見諸報端，接受鋪天蓋地的質疑。對于進退維谷的科研經費管理創新，如果能在當前內部控制制度建設熱潮下，擯棄笨拙的行政觀念和管理舊習，還原經費管理的實質主干，或許問題會簡單得多。

一、高校科研經費的兩個控制程序

管理講求秩序和效率，常用不同角色的參與和控制來保證事物運行的不偏不倚。在高校，對科研經費的管理，有兩個線索明顯的控制程序。

一個是由財務部門負責的資金控制程序，偏重經費的規范和效益管理，通常有 計劃、流入、流出、評價幾個環節。另一個是由學校科研管理部門主抓的業務流程，偏重經費對科研實體活動的支撐作用，分為論證、立項、審批、實施、終結 幾個常見環節。由于控制目的不同，這兩個程序存在長度和節點的設計差異。

從程序起點看，科研先于財務。科研的萌芽階段并沒有納入財務的視野，年度科研經費計劃，基本是按上一年度數據的合理估算。論證、立項前期準備等工作費用，沒有完全納入單一科研項目成本中。

從程序末端看，財務也不能同步于科研。財務上一般不核算待批項目，對結題后項目的后續效益也不再延續計量和評價。

從程序節點看，財務以經費到賬來代表科研業務活動的開始，通常滯后實際。財務的關注點是立項科研項目可帶來的現金流量，而科研人員更加關注資金對業務的支持和保障。

在對科研資金管理的控制著力點上，財務和科研存在內涵上的不一致。財務上抓的是經濟內容實質，而科研上花錢更考慮的是進度和節奏。

兩個流程存在信息流交集，一是外來信息同一，但反饋不同，如一筆差旅費，財務上是證明某項目的出差費用，對應在科研上，就可能是反映項目進展到某一階段了。二是以信息為介質的相互牽連。兩個部門互為信息源，同時互為反饋。

二、財務控制程序的風險識別

從控制功效來看，目前對科研經費的財務管理過程存在一定的失控，表現在以下方面。

（1）事前控制形同虛設。在科研項目的創意、申報、立項等前期工作中，財務管理是一個可以忽略或者無關緊要的環節，財務人員的參與，很難突破例行程序的需要而做出更能動、更有效的專業服務，盡管近期中央科研經費管理做出重大改革，創造性設置了一個 科研財務助理 的角色，但也只是一兩個會計人員負責，僅僅在各類申報時候掛名，并沒參與實質性的科研活動。

（2）事中控制乏力低效。科研經費項目多總量大，來源渠道復雜、管理規則各不相同，以被動等待式的傳統會計核算為基礎的財務管理難以應付自如，僅完成記錄、報告等常規工作，尚不足以主動掌控科研活動的節奏，為最終審計、結題提供完美支撐。繁雜的規則和手續，亦消耗管理者與科研人員大量精力，控制過程中雙方的痛苦指數都較高。

（3）事后控制尚未涉及。在完成科研經費審計等工作后，對其管理往往終結，少有事后的分析評價追溯總結，對某一項目過程中出現的問題，一般也不予以擴大成普遍問題而進行變革。在很多高校，審批不通過形成的 報廢項目 成本，常常因科研人員的報賬便利需求，擠占在其他科研項目中。而一些通過驗收的項目，在財務上卻拖延數年不辦理結賬。

失控首先危害經費安全，然而，其次生危害更加巨大。利用會計信息實現資源調配的高校財務機構，無法跳出既定規則的桎梏，手握著 財務管理 的平衡桿，走在 受托管理 的鋼絲繩上，努力與業務人員共同進取、實現本位利益最大化。這場 智力和體力 的博弈，可謂步步驚心。最終導致教師身心疲憊，對規則無休的抱怨，猶如霧瘴，彌漫于高校可觸及的各個角落，不僅侵蝕健康的高校科研機體，也誘發了社會偏見，對高校科研的負面猜測和質疑隨處可見，科研人員難以專心于自身價值的提高和社會貢獻最大化，社會尊重度每況愈下，高校占有應用科研資源卻難以持續創造效益，科研活動傳統概念以及重要地位受到挑戰。

分析失控原因，一是宏觀政策的影響，科研經費管理政出多門，缺少與高校會計制度、財務管理制度緊密銜接；二是在科研活動中，財務地位和功能不清晰，會計人員身份基本被約束在審核報賬上，難以作為；三是人文環境制約，科研人員對財務管理的認識，以及單位群體偏好習慣等，都會影響財務管理的順利開展；四是，會計人員自身修養不足，體現在政策解讀能力、溝通能力、服務意識、責任意識等方面。

三、同頻聯動式科研經費管理程序設計總體構想

財務管理和業務管理，好像車之雙輪，同向同頻，方可穩步向前。也就是說，只有財務管理和業務管理兩個程序和諧 共振 時，科研活動才可能呈現出最為活力的狀態。財務機構應與學校科研管理部門達成同頻聯動管理，做到 定位準確、權責清晰、各司其職，信息流暢 。以下系統構想是從財務角度出發，基于內部控制原理，假定科研機構的管理程序處于穩定且合理的狀態，設計以財務的 變 來應對科研的 不變 。

1.角色定位和權責分工

從科研項目牽連的各種權屬關系來看，科研人員有申請項目、在合同框架內自主研究、獲取合理費用支持等權利，有按照合同要求履約、接受學校等相關部門管理的義務。財務處和科研處作為高校的職能部門，存在權力交叉和責任依存關聯。

按照目前高校機構設置的常規模式，學校最高權力機構下下設科研處和財務處，代表學校行使國家法規授予的科研管理權力以及相關的學校內部管理權，只負責對學校員工特定科研行為的管理，不直接參與科研項目研發等自主性質的具體業務。

科研處主要是規范程序性質的科研活動行為。有義務受理科研人員的合理訴求，有義務按照相關方要求及時提供科研信息、督促校內科研人員履約。相關權利則包括：對科研項目的審核權和推薦權、檢查權，對違規行為處罰的建議權，科研合同管理權，其中包括代表學校與科研項目委托方簽訂合同活協議。

財務處則主要規范履約性質的經費使用行為。對科研經費使用的真實性合法性行使審核權、檢查權，對違規行為有處置權和檢舉權，財務處有執行相關科研經費管理規章的義務，并按照各方要求提供相關會計信息。

2.程序并軌

從長度統一和功能互補兩個方面考慮。

一是端點前置。財務程序調整到從項目立項批準時開始，通過賬簿設置，反映 應到科研款項 和 實到科研款項 ，用兩者的動態差異控制科研經費流入。

二是端點延后。必須有科研項目審結后的分析和追蹤記錄，配合科研處的統計、推介等工作。比如，對取得的專利，及時登記無形資產，對轉換后的科研成果，及時準確地核算收益，反映高校科研的社會價值。

三是斷點修復。主要針對科研費用歸集和對象化上的不及時不準確。現行各種科研經費管理辦法中已經明確劃分了直接費用和間接費用，但高校還沒有統一規范的操作規則。那么，可以借鑒制造業會計的做法，粗略劃分科研地各個階段，區分直接科研成本和間接科研費用，實行計劃成本與實際成本的比對，以此控制科研經費流出。

3.網絡條件下的無縫對接

數字化校園平臺上的數據共享以及無紙化辦公，對科研經費管理系統的框架、節點設計提出更高要求。設計時，不僅要考慮滿足本校科研業務的管理需求，同時，要考慮協同創新條件下，跨行業、跨區域、跨單位的科研活動新特點，預留一定的管理空間和對接端口。

4.會計信息的精準解讀

目前，科研經費下撥部門用 款項進度代表業務進度 來考核科研活動，是現行管理條件下一個無奈的選擇。盡管理論上，會計核算可以實現人腦能想象出的會計記錄精細化，提供了科研經費的收支余情況，然而，會計信息的使用者，卻未必能夠從這些看似細膩的數據中把握住一項科研活動的脈搏，比如業務人員購買了某項設備或者去某地出差，并不能精確佐證科研活動的進展。因此，要加強對會計信息的精準解讀，在信息反饋環節，設計一套 轉換密碼 ，方便科研人員閱讀，最大限度發揮會計信息的調控作用。

四、可延后考慮的幾個問題

辦事分輕重緩急，對于不緊迫，對科研經費管理效果影響較小且又有管理價值的問題，可以暫緩考慮解決，等主程序改革平穩后，再行升級。

一是管理格局調整。高校科研管理機制法定形成，微觀上，個體觸動規則的代價巨大，但在其硬性框架里盡量拓展自己的活動空間，形成 外方內圓 的管理格局，還是有可為的。

二是 孵化器 反映。高校科研成果鑒定完畢，往往就脫離了會計人員視線，使得 孵化器 至今還是一種不穩定的雛形。對完工科研項目，應考慮會計記錄真正延伸到科研終結后，擔當起科研成果轉化的促進者角色。

三是淘汰項目管理。科研萌芽的培育成本應如何歸集和分攤？可否建立數據庫單獨管理未能立項的項目，通過 再利用 來提高其收益？

（責任編輯：王文龍）

* 本文屬于江蘇省教育廳2016年度高校哲學社會科學研究基金項目《基于BSC和AHP分析法的高校專項資金管理和績效評價研究》的部分成果，項目編號2016SJA63008。