船用物資的采購管理

楊恩

摘 要： 物資采購是每個船企的重要環節，直接影響船舶的設計，生產進度，船舶質量，甚至影響到交船期。經營為收入，采購為支出，一艘船65%的成本在采購，合理有效地安排采購，有利于公司降低造船成本。

關鍵詞：采購流程；供應商管理；設備驗貨

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

Abstract： Marine material purchasing is an important part of each shipyard， directly affects the schedule of ship design and building， building quality and even ship delivery. Because 65% of the cost for building a ship occurs in material purchasing stage， reasonable and effective material purchasing will reduce the shipbuilding cost.

Key words： Purchasing Process； Supplier management； Equipment inspection

1 前言

隨著世界經濟一體化進程的加速和互聯網的發展，企業之間競爭日趨激烈和透明，怎樣能夠有效的取得利益和降低成本已成為船企的主要課題。如何通過供應鏈的關系，整合和優化信息流、物流、資金流，至關重要。

2 采購管理的定義

采購管理是指企業為有效地實現從外部供應市場獲取資源而進行的有計劃、組織、領導和控制的活動，以達到企業的采購目標。

3 采購員的要求

采購是比較繁瑣且涉及面很廣的工作，協調的部門也很多，前期的技術、經營，后期的生產、財務、法務、售后，所以采購員要協調能力強，執行力高，責任感強，言語清晰，精通業務，積極努力，還要有崇高的職業道德，防腐倡廉。同時對各種設備及供應商要有一定的認知，了解各種設備影響價格的主要參數，把握市場行情，才能高效，控制成本。

4 采購計劃

4.1 采購計劃的原則

1）采購計劃必須確保公司各項生產經營計劃的順利進行；

2）采購計劃制訂必須及時、準確、保質地提供各類物資，為生產經營活動提供物質保證；。

3）采購計劃制訂應本著科學、合理的原則，既要保證物資供應，加速儲備物資周轉，又要避免物資積壓。在核定的資金范圍內，盡可能地降低成本，提高效益。

4.2 采購計劃的依據

1）經造船事業部批準的三年滾動計劃、中日程計劃等；

2）根據技術中心或集配中心提供的全船物資清單，結合三年滾動計劃，編制物資納期計劃，該納期計劃作為采購合同的交貨期。

4.3 采購計劃的執行

采購計劃一經批準，必須嚴格執行。計劃的執行要落實到具體責任人，任何計劃的變更，必須報上級領導審批通過后方可執行。因公司經營需要，三年滾動計劃有變更的，采購計劃應隨之更改調整。

5 采購流程

船用物資較陸用物資局限性比較大，除了考慮使用壽命30年，防腐防震外，還受船東廠商表、船級社證書的影響。廠商表是初期船東與船廠簽訂造船合同時的必要附件，廠商表含蓋的設備只能從廠商表內選擇供應商。船級社如CCS、ABS、GL、LR、DNV等11家，作為船用物資的第三方檢測機構。只有取得船級社證書，才能將設備安裝于船上使用。

1）技術根據造船規格書要求，在經營與船東簽訂的廠商表內選擇供應商并簽訂技術協議，原則上不少于三家。

2）采購員根據技術協議，編制招投標文件，并通過審批流程轉給招標辦，招標辦根據招投標文件的要求，通過網絡招投標平臺發布標書，同時設定報價截止日期，并通過短信平臺通知邀請的供應商，限時報價。

3）評標小組按時開標，同時將評標結果反饋給物資采購部。評標小組由各相關部門等負責人或其指定的人員組成，分管物資采購部的高管作為組長。最終報價開啟密碼由三位授權人共同開啟，按公平、公開、公正的原則進行中標候選供應商的綜合評定。對供應商存在的網絡漏報情況，經評標小組同意，在開標前允許供應商通過傳真形式將報價發給招標辦工作人員，統一放入“保險柜”，在開標現場開箱拿出，鑰匙由監察室人員監管。

4）物資采購部根據評標結果與中標候選供應商進行再次議價后申報，并簽訂商務合同。招標辦將評標結果進行掃描存檔，把原件發給物資采購部。物資采購部根據評標結果結合經營的預算與中標候選供應商進行再次議價，若控制在預算內，則按公司合同審批流程申報；若超出預算，則與第二低的供應商也進行一輪的議價，按價低者申報，并將選定的最終供應商以書面形式通知技術和經營部門。廠商表內的設備，由技術部提供技術協議，經營部送船東認可。若認可，即可直接簽合同；若不認可，與船東推薦的廠商再議價，價格超出部份由船東承擔并簽訂合同。不在廠商表內的設備則直接簽訂合同。

5）為方便采購員工作，通用類材料一般采取半年或全年單價合同形式。例如：匯總所有法蘭的規格型號、生產標準，通過網絡招投標方式與廠家簽訂單價合同。作業部門有需求時，物資部直接向廠家下訂單即可，按月結算。

6）部份材料執行集團統一招投標方式，利用集團公司的優越性，權屬企業的用量，以量來降低采購成本。同時這種方式也會給供應商帶來一定的壓力，一旦產品出現質量問題，集團權屬企業就會將其列入黑名單，所以供應商會在產品質量方面更努力。

7）根據造船事業部給出的三年滾動計劃，編制物資納期計劃。物資早到，影響庫容，占用資金，晚到影響生產。一份合理有效的納期計劃，是有序生產的保障，也是資金計劃編制的基礎。采購員要根據物資納期計劃，跟蹤供應商的生產情況，合理的安排物資到廠。endprint

8）物資到廠后要安排驗收、入庫、發票入賬，缺損件的跟蹤處理，服務人員的協調，完工資料/證書的收集等工作。

6 供應商管理

6.1 供應商分類

1）戰略合作供應商，主要指對公司有戰略合作意義的供應商。同等配置的情況下，價格較其他公司低。合同執行過程中配合好，售后服務優，產品質量好，供貨及時。

2）合格供應商，是指跟公司有合作過，同等配置的情況下，價格不高于其他公司，產品質量穩定，配合服務較好，供貨及時。

3）準入待評供應商，是指未與公司合作過，但通過審核其資質，基本滿足我司要求，可參與網絡招投標報價。經過某個項目的合作，考核后可進入合格供應商名錄。

4）不合格供應商，是指跟公司合作過程中，質量差，供貨拖期，配合服務不好，價格無優勢的供應商。一旦列入不合格供應商，公司將終身不采購其產品。

6.2 供應商準入條件

供應商進入公司網絡招投標平臺并注冊，需填報如下材料：營業執照、組織機構代碼、法人有效證件、經辦人有效證件及授權函、業績表、資質認證證書、聯系方式等。

6.3 供應商年審制

供應商施行年審制，年底組織對本年度的供應商進行評審。對準入待評且供過貨的供應商，符合要求的列入合格供應商，不符合要求的列入不合格供應商；發現個別不合格產品的合格供應商列入準入待評供應商。

6.4 供應商考核要求

供應商施行動態量化考核，指標包括供應商的整體實力、供應份額、產品質量、供貨及時率、售后服務、網上報價率、獎懲等方面。

7 物資工廠臺試和到廠后的驗貨

7.1 工廠臺試

供應商提前兩周將工廠臺試計劃及試驗大綱發給物資采購部，物資采購部將計劃轉給技術中心、質量管理部和經營管理部。質量管理部負責落實公司內部參加人員，經營管理部負責落實船東參加人員。待各方匯總好后，由物資采購部與供應商進行最終確認。

7.2 廠內物資檢驗

物資到廠后，由倉儲管理部每天通報到貨信息。由物資采購部牽頭組織驗貨，若船東有要求參加的，由質量管理部負責通知。

各部門分工如下：

1）物資采購部核對來貨數量與清單是否相符，并拍照記錄。辦理不合格品的退廠、補還手續。

2）技術中心負責檢查外型尺寸、安裝尺寸、來貨型號參數是否與訂貨要求相同，以及核對到貨清單是否完整。

3）質量管理部負責核查外觀是否完好，記錄序列號、鋼印號、IP等級等，同時整理物資檢驗意見反饋表。

4）倉儲管理部負責驗貨前的拆箱工作，驗貨后物資的接收和保管。對不合格品通知物資采購部處理。

5）作業課對大型設備驗收合格后直接辦理領料手續，存放期間負責保管、保養。

7.3 及時反饋情況

物資采購部將匯總好的物資來貨檢驗意見反饋表與供應商落實處理情況，并及時反饋質量管理部，單個項目要做到閉環管理，由質量管理部進行存檔留底。

8 資金計劃

一艘船65%的成本在采購。物資采購部根據物資納期計劃，在預算系統中申請請款單，經領導審批后將請款單至財務管理部統一安排匯款。一般情況下，進口設備以信用證方式付款，公司只要存入一定比例的保證金即可開出信用證，待供應商單證到達開證銀行后再承兌。國產設備以人民幣付款，合同金額超過50萬的以承兌匯票方式付款，供應商開具17%的專用填值稅發票。這些需在合同談判時就寫入條款中，同時盡量減少預付款比例，留有一定的質保金，這樣可以大大減少公司的資金壓力，節約成本。

9 結束語

采購是一件非常有挑戰性的職業，要有專業的業務水平，強有力的溝通協調能力，結合公司規章制度，合理地審批程序，有效地執行力，這樣才能降低成本，為公司帶來效益。

參考文獻

[1]趙林度.供應鏈與物流管理[M].機械出版社，2007.

[2]于淼.供應商管理[M].清華出版社，2006.

[3]王為人.采購技巧[M].中國物資出版社，2009.

[4]翁心剛.物流管理基礎[M].中國物資出版社，2006.endprint