Word郵件合并應用淺析

劉凌飛

摘要：郵件合并是Office軟件中的一項高級應用功能，Word中的郵件合并功能已經廣泛應用，例如批量打印信封，獲獎證書、考試準考證、學生錄取通知書、學生考試成績單、個人簡歷等等。Excel數據表信息批量合并則剛好使用了郵件合并功能。文章以學校日常工作中常遇到的問題為例，深入闡述了如何運用Word軟件中的郵件合并功能進行文件大批量生成的方法及其使用步驟。

關鍵詞：Word2003；郵件合并；數據源；插入域；批量

眾所周知，在學校的日常工作中，學校工作人員經常會遇到類似問題：通過郵遞的方式寄回。而打印的文件雖然數據有所變化，但是主體內容是大致類似的，工作人員在完成格式基本相同，數據有所變化的文件任務時，剛好可以使用上Word軟件中的常見操作功能一一郵件合并。該功能操作簡潔明了，可同時滿足各種功能需要客戶的主體需求，具備多格式打印等諸多功能。本文即以學校期末考試中學生學習成績通知單的制作為例，以Word2003軟件為模板，分步驟闡述如何合理運用郵件合并功能。

1創建學生考試成績數據源

數據源是一個我們事前要準備好的文件，其中包含了合并文檔的各基本數據。以某學校期末考試成績數據系統為例，導出后它是一個Excel文件，可以看做是二維數據表格，每一列對應一類數據信息，在郵件合并中稱為合并域，如成績表中的學生姓名，各門課程成績，總分等等。我們可以通過教務考試系統導出某班級學生成績表作為數據源（化工104-1成績表.xls）。如圖1所示，化工104-1班成績表部分截圖。

2建立需要合并的主文檔

在Word2003中新建空白文檔，按照需要建立一個學生成績單的表格。使用者首先應建立完善包含學生成績單中的學科名稱、任課教師姓名等在內的不變部分的文件內容（又稱主文檔）。然后，使用者可根據實際情況，建立學生成績單的表格，預留合適位置來顯示合并后填充的數據。如建立學生成績單word文檔截圖，如圖2所示。

3實現郵件合并功能，將數據源合并到主文檔中

在完成創建數據源和建立主文檔等步驟后，使用者應開始運用Office軟件中的郵件合并功能，將所需的數據源文件導入至創建的主文檔中，從而得到滿足使用者要求的文件。由上可知，數據源中的數據直接決定了合并之后的文檔的分數多少。

操作者在完成本步驟時，可按以下操作流程順序操作：第一，選擇所需文檔的類型，使用Word2003軟件中的

“信函”文檔并點擊“下一步：正在啟動文檔”按鈕。第二，由于主文檔已經打開，選擇“使用當前文檔”按鈕，進入下一步。第三，找到數據源，選擇收件人。我們使用的是現成的數據表，選擇“使用現有列表”，并點擊下方的“瀏覽”按鈕，選擇數據表所在位置（提前準備的數據源文件：化工104-1.xls）并將其打開，完成之后進入下一步。第四，撰寫信函，這是整個操作流程中最重要的一個步驟，此時，向導任務窗格上的顯示內容主要包含以下四部分，即“電子郵政”“問候語”“地址塊”和“其他項目”。使用者應選擇主文檔中需被插入數據的部分，單擊向導任務窗格的“其他項目”按鈕，在“插入合并域”對話框中，選擇“姓名”字段，并將其“插入”至所需位置。以此類推，使用者也可將“學科”字段按類似方法“插入”至所需位置。如圖3所示為引用字段。第五，預覽信函。在完成以上四個步驟后，操作者即可看到一份完整的成績單，使用合并功能后，點擊“編輯個人信函”按鈕即可將以上信函合并至所需的文檔中去。此外，操作者還可根據實際需要的不同選擇所需合并的文檔的記錄。如圖4所示為最終的學生各科成績單。

4結語

綜上所述，word文檔中的郵件合并功能在需要批量生成打印表等日常工作中具有顯著的作用。在學校的日常工作中，對記錄學生各類獲獎證書、考試準考證、學生考試成績單、學生個人簡歷、期末考試成績家長通知書等各項活動數據時具有廣泛的應用。操作者如果能正確的按照創建數據源、建立主文檔和實現郵件合并功能等步驟，將可極大的提供工作效率，從而減少工作量。