面向招生、培養(yǎng)和授位的研究生管理系統(tǒng)研發(fā)的項目范圍管理

唐海英++王體春

[摘 要]文章以某公司研究生教育管理信息系統(tǒng)項目的管理工作為基礎(chǔ)進行研究。該公司的項目系統(tǒng)涵蓋自招生到培養(yǎng)過程管理到畢業(yè)授位與就業(yè)以及數(shù)據(jù)分析等研究生教育管理全面的功能。項目在范圍管理方面具有以下特點：項目規(guī)模較大，實施復(fù)雜，干系人眾多且比較分散，系統(tǒng)要求并發(fā)用戶量為1萬以上，時間要求在2014年9月投入運行。在充分分析項目特點的基礎(chǔ)上，因最終用戶分散，用戶信息化水平低，需求范圍不明確，沒有有效管理項目的范圍變更等問題，我們制定了范圍確認流程及范圍變更控制流程，并理論聯(lián)系實際，在項目管理過程中，通過進行范圍規(guī)劃、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）、范圍確認和范圍控制各環(huán)節(jié)的有效管理，解決了項目中的問題，保證了項目工期、成本及質(zhì)量，最后順利完成了項目，獲得了相關(guān)干系人的好評。

[關(guān)鍵詞]研究生教育管理；項目范圍管理；WBS；范圍控制

[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 166

1 前 言

以教育信息化帶動教育現(xiàn)代化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。隨著研究生教育的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的教育管理費時費力且信息共享等問題突出，對教育管理的信息化要求越來越高。根據(jù)國家《2006—2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》和教育部《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011—2020年）》的總體要求，某高校對研究生管理信息系統(tǒng)（以下簡稱GMIS）采用公開招標的方式，我公司順利中標。2014年3月，筆者作為項目經(jīng)理全程負責管理項目工作，并參與了業(yè)務(wù)需求討論和系統(tǒng)分析等工作。項目同時得到某省教改的重點支持。該項目包括研究生院網(wǎng)站、研招網(wǎng)、招生、培養(yǎng)、學(xué)生管理、學(xué)位學(xué)科、畢業(yè)、就業(yè)、系統(tǒng)管理、接口系統(tǒng)、數(shù)據(jù)挖掘、培訓(xùn)和運維技術(shù)服務(wù)等。采用ORACLE作為后臺數(shù)據(jù)庫，純B/S及. net平臺開發(fā)，項目具有規(guī)模較大、干系人眾多且比較分散、管理結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點。項目人員構(gòu)成復(fù)雜、規(guī)模大，項目范圍的清晰界定和職責分工的明確至關(guān)重要。

除此之外，甲方在合同中對項目中的內(nèi)容有明確要求，主要體現(xiàn)如下：

①系統(tǒng)要求用戶并發(fā)訪問量為10000以上；②界面友好，能實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入和各模塊數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，操作方便，符合數(shù)據(jù)的有效性、一致性和參照完整性要求，且對每個用戶提供詳細數(shù)據(jù)操作安全日志，運行快速、穩(wěn)定、安全可靠；③參照信息化標準，建立研究生教育校級信息化標準；④時間要求在2014年9月入學(xué)時能夠上線試運行。在時間緊，任務(wù)重而性能要求高的項目，項目的范圍管理對項目成功至關(guān)重要。

2 展開項目范圍管理工作的幾個方面

筆者認為，項目范圍管理不僅應(yīng)該讓項目管理和實施人員知道為達到預(yù)期目標需要完成哪些具體工作，還要確認清楚項目相關(guān)各方在每項工作中清晰的分工界面和責任，詳細、清楚地界定分工界面和責任，不但利于項目實施中的變更管理和推進項目發(fā)展，減少責任不清的事情發(fā)生，也便于項目結(jié)束時項目范圍清晰的確認。具體來說，我們主要從以下幾個方面展開項目范圍管理工作。

范圍計劃編制的過程就是制定一個項目范圍管理計劃，它規(guī)定了如何對項目范圍進行定義、確認，以及如何制定工作分解結(jié)構(gòu)的過程。項目實施中，我們以項目投標文件、項目章程、深化設(shè)計方案、合同及項目管理計劃等文件作為依據(jù)，對項目范圍進行了分析，以公司作過類似項目的相關(guān)文件為模板，項目建立了范圍管理計劃。范圍管理計劃中包括詳細的項目范圍說明，就是將系統(tǒng)需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試、驗收確認、安裝調(diào)試和運維等，同時包含創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)的初步計劃及驗收確認等內(nèi)容。

范圍定義是開發(fā)一個詳細的項目范圍說明書，作為將來項目決策的基礎(chǔ)。項目范圍說明書中對項目工作定義的詳細程度，決定了項目團隊能否很好地管理項目的范圍。對項目的范圍進行管理，又可以決定項目團隊能否很好的規(guī)劃、管理和控制項目的執(zhí)行。所以筆者組織項目團隊首先制定了項目目標。項目規(guī)定在半年內(nèi)完成驗收上線運行。同時利用產(chǎn)品分析和干系人分析的技術(shù)方法和項目小組成員共同規(guī)定了項目的范圍描述、項目的最終交付產(chǎn)品、項目的驗收標準、約束假設(shè)條件、項目進度進程碑等內(nèi)容。

創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是將項目的主要可交付成果和項目工作細分為更小的更易于管理的部分。根據(jù)項目的特點，經(jīng)和項目小組成員的充分討論，應(yīng)用分解技術(shù)，以項目的生命周期的各個階段作為工作分解結(jié)構(gòu)的第一層，即需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試、安裝調(diào)試、驗收作為第一層次。把第一層次中的項目具體內(nèi)容在第二階段繼續(xù)進行劃分。如需求分析產(chǎn)生的第二層次的內(nèi)容有功能需求、非功能需求和設(shè)計約束等幾類。通過全面的工作結(jié)構(gòu)分解，把項目范圍分解到工作包，使項目人員對項目一目了然，使項目的概況和組成明確、清晰、透明、具體。并把工作包作為分解結(jié)構(gòu)的最底層，并不大于80小時。在各個層次上保持項目的完整性便于項目管理計劃管理需要。同時工作分解結(jié)構(gòu)中包含的工作單元的細節(jié)在工作分解結(jié)構(gòu)字典中加以描述，批準的項目范圍說明書、工作分解結(jié)構(gòu)及系統(tǒng)高度的確認，各階段確認匯總后，對系統(tǒng)總體檢驗作為最終的確認，即驗收。同時規(guī)定了項目各階段文檔。

范圍控制是控制項目范圍變更的過程。項目團隊以項目范圍基準為依據(jù)，結(jié)合項目績效信息，采用變更控制系統(tǒng)進行了項目的范圍變更管理，并規(guī)定范圍變更的批準由變更控制辦公室批準執(zhí)行。將變更控制系統(tǒng)進行了項目的范圍變更管理，并規(guī)定范圍變更的批準由變更控制辦公批準執(zhí)行。將變更分為需求變更、設(shè)計變更、人員變更等類別，要求變更以書面提出申請并由規(guī)定的部門批準后執(zhí)行。并在變更執(zhí)行過程中進行跟蹤，以確認達到效果。

3 遇到的問題及解決方案

在項目實施過程中，筆者也遇到了一些問題，下面總結(jié)一下筆者的解決方案。

由于甲方代表在合同簽訂后調(diào)離，項目實施階段是從其該校信息中心調(diào)來的人，而甲方是屬醫(yī)科類高校，信息化水平不高。需求多有變更，同時也在項目實施前后有大幅的變化，如專業(yè)學(xué)位碩士和博士的招生代碼在2010年是450開頭的六位，但2011年開始變成了105開頭的六位，對學(xué)科對應(yīng)和測試帶來麻煩。同時醫(yī)科類學(xué)校的專業(yè)學(xué)位大部分是統(tǒng)招生，是指的臨床型的，培養(yǎng)走的是臨床輪轉(zhuǎn)，而不像以前所做項目專業(yè)學(xué)位主要是指非學(xué)歷生等問題。另外，合同中規(guī)定驗收標準是簽字確認，在驗收過程中，該校研究生院院長出差學(xué)習(xí)三個月，影響到合同最后收款等。

針對這些問題，筆者、客戶方代表和重要干系人溝通，與項目小組成員共同進行了討論分析，制定并完善了變更控制規(guī)程，明確了變更申請登記后，經(jīng)過分析的變更申請報告需要CCB同意，并要由筆者、甲方領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵干系人共同簽字確認，并加強了配置管理。對有些沒有進入合同和需求說明書中的需求，錦上添花方面的需求，留在以后根據(jù)情況進行二期開發(fā)。對于招生專業(yè)代碼的變化，我們詳細分析了對項目時間、成本和質(zhì)量的影響，提出了可行性報告和解決方案，按照變更流程進行變更，事后與客戶溝通確認。對專業(yè)學(xué)位的臨床輪轉(zhuǎn)問題和授位與畢業(yè)數(shù)據(jù)給國家報盤問題，我們首先按照國家政策，把學(xué)術(shù)型學(xué)生和專業(yè)學(xué)位學(xué)生在培養(yǎng)和授位分開來進行處理，并增加各模塊在系統(tǒng)中的登記和審核。對于驗收簽字確認問題，通過現(xiàn)有各部門業(yè)務(wù)代表和統(tǒng)一聯(lián)系人會簽后，通過電話和電子郵件形式發(fā)給對方負責人，最后同意通過遠程測試并以電子郵件形式先簽字確認以解決。

以上是筆者在研究生信息管理系統(tǒng)項目范圍管理中的一些體會及措施，通過本項目的范圍管理，使筆者在實戰(zhàn)中積累了經(jīng)驗，也使筆者深深地體會到有效的項目范圍管理對項目順利實施至關(guān)重要。

參考文獻：

顧明遠. 學(xué)習(xí)和解讀《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6.