6S管理與檔案管理工作的契合

王永金

摘 要：本文通過對6S管理介紹，從檔案管理的角度看6S管理的具體內容，闡釋6S管理與檔案管理工作的契合之處。在已有的案例基礎上進一步證實6S管理能同時推動業務工作與檔案工作。

關鍵詞：6S管理；檔案管理；工作契合

一、6S管理與檔案管理工作的內涵

“6S管理”是現代有效的現場管理理念和方法，包括整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke）、安全（Security）6個要素，因其日語的羅馬拼音均以“S”開頭，因此簡稱“6S”。6S管理主要是提高效率，保證質量，使工作環境整潔有序，預防為主，保證安全。6S本質是一種執行力、強調紀律性的企業文化，能為其他管理活動提供優質的管理平臺。

檔案管理工作，是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案為社會服務的一項工作，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和利用等環節。其特點包括檔案資源的緩慢性、管理過程的階段性、對答案形成者的依附性和對社會的封閉性。隨著檔案工作逐漸被人們所重視，檔案工作也在不斷的變化，尤其是在實踐中，能融合各種管理理論與原則，促進檔案工作不斷進步。

二、6S管理與檔案管理工作的契合

6S管理源于企業的現場管理，通過了解6S管理的具體內容，再結合檔案日常管理工作，將6S管理理論與實踐融合到檔案工作中，有利于提升檔案管理工作效率和檔案價值。

（一）整理（SEIRI）——將工作場所的任何物品區分為有必要和沒必要的

在行政機關、事業單位管理中，形成的文件在使用后有部分進行歸檔管理活動。對于沒用的文件或物品，應及時整理。所以，這個整理的過程就是檔案“價值鑒定理論”的參與環節。只有熟悉基本的業務流程，才能充分結合“價值鑒定理論”，對要歸檔的文件材料進行判定。唯有這樣，才能避免一些沒用的文件或物品因占用過多的空間而浪費人力、物力和財力。

（二）整頓（SEITON）——把必要用的物品依規定位置擺放，并加以標識

對于企業的現場管理來說，其目的很明顯。而聯系檔案工作，可以發現有共同之處，這正是檔案管理工作業務的上架和保管活動。文件檔案進行基本的整理后，要將其放到專門的庫房中。其擺放位置，直接影響利用時的尋找時間，因此，有序的擺放和整齊的工作環境，有利于檔案工作效率的提高。

（三）清掃（SEISO）——將工作場所內的地方清掃干凈，保持工作環境干凈、亮麗

該環節在檔案管理工作中，與其它的管理一樣，都是對所在環境的衛生進行保潔管理。無論是人員工作場所，還是存放文件檔案等物品的庫房來說，干凈整潔的環境，有益于身心愉快和健康。有關心理學研究得出，環境能對人的情緒產生作用，整潔干凈的環境能帶給人舒適，在工作時的情緒也會高漲；因此、對檔案管理來說，這是必不可少的環節。

（四）安全（SECURITY）——重視成員安全教育，時刻保持安全第一觀念，防范于未然

安全是生活中需要注意的一個問題。從人身安全，到物品安全，再到信息安全等。安全問題無處不在。對于檔案來說，它的內容承載了很多的歷史記錄，特別是國家和企業，國家秘密和商業秘密更是關系到全局利益，而信息類的安全問題，已成為社會重視的問題之一。當然、對于檔案管理者來說，保護生產環境是它們實體及場所的安全問題。

（五）清潔（SEIKETSU）——將整理、整頓、清掃進行到底并制度化，保持環境外在美觀的狀態

這個清潔環節，在具體的6S管理活動中扮演了重要的角色，是對前面環節的一個總括。根據其具體的含義，對于文件檔案管理活動就是制定標準，更是制定文檔管理制度，使各個環節能有序進行。無規矩不成方圓，只有對常發生的事讓其有制度可以根據，便于管理，才能維持更好的狀態。

（六）素養（SHITSUKE）——每位成員養成良好的習慣，并遵守規則做事，培養積極主動的精神

在檔案管理中，對工作人員的素質要求越來越高，而現實中很多單位都是一些兼職或一些特殊安排的人員從事檔案工作。隨著國家檔案館對外開放的進度，高素質的專業人士需求加大。對于一些大型企事業單位，對檔案管理的工作人員重要性的意識逐漸加深。懂制度、團隊精神強的專業人員更能勝任。對那些在校受過高等教育的精英，在從事對口工作時，積極主動、言談舉止間更顯露出我們的高素質。

三、企業中推行6S檔案管理的案例分析

國內一些大型的企業中，在90年代便開始關注6S管理。進入21世紀后，管理中應用6S管理的企業也多了。比如華潤，6S管理使華潤集團成為國有控股公司的成功典范。華潤集團通過6S管理體系建立起“財務集權式”的總部管控模式，構建出集團戰略制定、落實、執行與監控的管理系統，形成了集團6S管理體系循環流程，加強戰略協同，并在戰略實施與經理人考核之間建立起有機聯系，優化了評價體系，從而增強了集團控制能力和戰略執行力。

適用于企業管理活動的6S管理活動，同樣適用于檔案管理。在《6S讓檔案工作插上翅膀》一文中，作者曾簡潔的介紹過檔案工作中應用6S管理，能使原有工作做得更好。對于作者所在單位（火箭技術研究院）適用6S管理與檔案管理工作相結合后，其效果表現在各單位檔案庫房的標簽更大、檔案碼整齊、各類物品井井有條，同時、提高了檔案工作內在質量，檔案案卷質量更標準化、規范化，檔案人員服務水平更好、服務熱情更高。

綜合以上敘述，事實證明，6S管理工作是提升檔案部各項工作的助推器，也是“6S”精神所在。在企業中，檔案工作的推行將伴隨著其他工作的6S管理同步進行，因此、該組織單位的文檔管理能很好地為本單位甚至社會使用服務，創造更大的價值。認真做好6S管理，提高效率、完整資料，便于數據的清理和排查，這是6S工作的目的，也是我們的工作目的。今后，檔案部將以6S工作為契機，不斷提升業務水平和服務質量，為我所的跨越式大發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]肖秋惠.檔案管理理論[M].武漢：武漢大學出版社，2009.

[2]薛四新等.現代檔案管理基礎[M].北京：機械工業出版社，2007.