以F公司為例談企業組織結構調整中崗位說明書的修訂

闕衍盛

摘 要：企業組織結構重建背景下，眾多企業在編制崗位說明書時存在著不少的問題。企業崗位說明書修訂應當首先做好修訂前的準備工作，確定組織結構與業務流程，修訂部門職責；然后收集崗位信息，擬定崗位說明書初稿；最后對崗位說明書初稿進行審查與修訂。

關鍵詞：崗位說明書；組織結構調整；工作分析

在激烈的市場競爭中，許多大型企業需要轉變管理方式， 調整組織結構，優化業務流程，以實現組織結構集約化、扁平化管理。在組織結構調整背景下，對公司原有崗位設置及每個崗位的職責進行科學梳理，修訂崗位說明書成為當務之急。本文將以公司F為例，探析企業組織結構調整中，如何高質量地完成崗位說明書的修訂。

一、崗位說明書的定義

首先我們先說明一下工作分析，工作分析（job analysis） 是一種系統地收集與崗位有關信息的過程，包括工作職責、任職資格、工作環境、工作強度以及工作的其他特征。工作分析的直接結果是崗位說明書，就是客觀地給崗位（Job）畫像。

崗位說明書也叫工作說明書或職位說明書，它說明了任職者應該做什么，如何去做，在什么樣的條件下工作，這些工作對任職者的要求是什么等等。

二、修訂崗位說明書的意義和原因

（一）企業組織結構調整必然帶來業務流程和人員配置的巨大變化，修訂崗位說明書是適應企業改革需要的重要工作。首先，修訂崗位說明書有助于員工明確工作職責、清晰績效標準、知曉任職要求、找準學習資源、明確努力方向；有助于管理者更好地了解組織結構調整后員工應當承擔的工作，認清自己的管理職責和權限，從而考核更清晰、輔導更有效，并且更易達成共識，避免責任推諉、相互扯皮。其次，崗位說明書是一切人力資源管理工作的基礎，可以為企業有效開展招聘、培訓和員工能力提升等工作提供依據；同時崗位說明書將為職位價值評估、構建全員績效管理體系和提煉員工關鍵業績指標提供便利。

（二）隨著企業組織機構調整，F公司原版崗位說明書存在不少問題，如許多部門設置與崗位分工發生變化；部分職責描述不清晰；工作內容沒有呈現績效標準與要求，缺乏工作好壞評價標準；對崗位知識技能要求不明確，任職資格過于籠統等。為適應F公司發展的需要，進一步明確和細化崗位職責，優化崗位管理體系，提升崗位分析結果對績效考核的指導，細化任職資格，明確培訓方向的目的；公司從管理基礎抓起，開展崗位說明書的梳理修訂。

三、修訂崗位說明書中遵循的原則和問題分析

（一）遵循原則

1.功能最優原則。修訂后的崗位說明書能夠客觀、真實反映各崗位信息，不遺漏重要內容，能滿足公司人力資源管理需要。

2.規范性原則。文字表述力求簡潔明了，使用規范用語，避免使用籠統且含糊不清的語句。

3.結合實際原則。結合公司實際，在充分調查基礎上修訂崗位說明書。

4.遵循法律法規原則。遵循勞動法、勞動合同法等相關法規規定，保障職工合法權益。

（二）可能存在問題分析

1.編制工作說明書的準備工作不足。一是沒有做好修訂崗位說明書的宣傳動員工作，公司員工沒有認識到工作說明書的重要性，在工作分析過程中敷衍了事。二是修訂崗位說明書通常被認為是人力資源管理部門的事情，其他部門配合不力。三是沒有事先結合公司實際情況確定崗位說明書的模板，給最后形成崗位說明書初稿帶來很多不必要的麻煩。四是缺乏對參與編寫崗位說明書的員工培訓。

2.跨部門業務接口關系不明確，職責交叉與遺漏問題突出。在沒有清晰界定部門職能之前便收集工作信息編寫說明書，容易造成職責的交叉與遺漏，為日后部門之間以及崗位之間的互相扯皮與推諉留下隱患。

3.崗位信息的收集方法選擇不當。收集崗位信息最常用的方法是問卷調查法，此外還有訪談法、觀察法、關鍵事件法、工作日志法、資料分析法等，各種方法都有其適用性。企業在工作分析時，沒有考慮自身的實際情況，并未從當前管理水平、員工素質和崗位性質等差別去決定采取哪種信息收集方法，沒有科學的工作分析，企業無法理順各部門的職責和權限。

4.工作說明書的審查修訂工作不到位。企業對崗位說明書的初稿審查工作做得比較粗淺，只是局限于格式、用語是否統一規范，沒有依據業務流程圖、部門職能說明書審查，更沒有與相關部門主管進行討論，以致雖然花費不少精力但編制出的說明書并不能用在實處。

四、F公司崗位說明書的修訂

F公司成立于上世紀90 年代，近年來，隨著F公司的不斷發展，公司進行了部分的機構調整和流程再造，過程中增加了不少的崗位，原有崗位的職能也發生了變化。在組織結構和人員配置上進行了比較大的調整前，公司下設職能部門18個， 長期職工4120 人、外包人員865人。根據上級公司對F公司定員編制情況的規定，F公司對機構、人員進行了調整，職能部門精簡為15個，相應的人員調整配置工作已完成。本著適合本企業、趨利避害、高效科學的編制原則，本文嘗試為A 公司編制工作說明書提供總體思路和具體操作步驟。

1.工作說明書修訂前的準備工作。該項工作獲得F公司領導層的支持和推動，并由人力資源主管、其他職能部門主管和外部聘請的工作分析專家組成工作分析小組。該小組確定崗位說明書的模板，編制工作說明書編寫標準、培訓撰寫工作說明書初稿的崗位任職者和牽頭組織相關部門共同審核工作說明書初稿并修訂發布。

2.確定組織結構與業務流程。編制好部門職責，明確組織結構，與經理和部門主管進行溝通等方式來加深對公司業務流程的理解，梳理業務流程，防止職責的交叉與遺漏。

3.收集崗位信息，擬定工作說明書初稿。F公司采用目標管理的思路，在參照部門職責和梳理部門業務流程的基礎上，讓各部門召開討論會，對本部門的職責進行分解，明確崗位職責，并按照本部門的崗位設置情況選定本崗位的崗位說明書擬稿人。

4.對工作說明書初稿進行審查與修訂。工作分析小組主要對崗位說明書初稿存在的問題、基本格式進行審查，并分析匯總崗位說明書存在的問題，提出修改建議。在初步審查并修改后，工作分析小組要對崗位說明書進行第二次審查，重點是依據公司業務流程圖、部門職責進行修訂，對于有問題的地方做好記錄。

5.管理層進行訪談，全面審查與修訂崗位說明書。定稿之前，還需要和部門主管進行具體訪談。訪談的內容主要是對部門內外流程接口所涉及的工作職責進行訪談，討論與流程規定相矛盾之處，確定崗位的職責范圍和職責描述。與部門主管完成訪談后，工作分析小組應對有跨部門職責的崗位按流程進行歸類。為了保證審查歸類的科學性，還必須與總經理召開討論會，對歸類的崗位職責進行討論和確認，隨后工作分析小組再對所有的工作說明書進行全面審查與修訂。

6.崗位說明書修訂內容及成果。F公司主要改進了崗位設置目的和任職資格要求等內容，增加了工作職責的績效標準、崗位績效指標和主要制度流程等內容，其中主要有以下改進內容及成果：

（1）梳理部門組織結構和崗位職責。項目組通過對各部門主管和員工的訪談，對部門組織結構和崗位職責的進行重新梳理，不少部門還利用此項目開展的契機重新梳理的處室內部的職責分工。員工明確了企業要自己“做什么”的問題，也避免了崗位說明書中與員工的做的不一致的形式化問題。

（2）梳理崗位績效指標和工作職責的績效標準。為了促進企業所有員工的行動與企業發展戰略保持一致，項目組還對崗位的主要績效指標和工作職責的績效標準進行的梳理，明確了員工對工作“怎么做”“做到什么標準”的問題，強化員工為企業敢擔當，勇奮斗的品質。

（3）梳理崗位素質能力和知識課程體系。項目組擴展崗位素質能力和知識課程體系，梳理了各崗位的學習資源。通過學習資源需求調研，全面收集與部門、崗位相關的各種學習資源需求，并通過進一步的溝通與驗證，建立與職業生涯發展相一致的分層級的學習資源庫，給員工指明了學習的方向，為企業發展提供源源動力。

五、結語

崗位說明書的編制是一項枯燥乏味、繁瑣而具體的工作，但如果能將上述方面的工作很好地落到實處，緊緊結合公司發展戰略，爭取修訂時所需的多種資源，抓住工作分析的重點，便能得到相對滿意的效果。希望本文能為其他的組織編制工作說明書提供參考。

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