規(guī)范財務檔案管理提高財務管理水平

王紅

摘 要：財務檔案的管理是企事業(yè)單位管理財務方面信息的最重要數(shù)據(jù)，財務檔案上的內(nèi)容和數(shù)據(jù)信息可以很好的反映出一個企事業(yè)單位在經(jīng)營發(fā)展上面的情況，以及公司的財務發(fā)展狀況，根據(jù)財務檔案上面的信息可以規(guī)范和制定企事業(yè)單位的發(fā)展方向和制定更有效的發(fā)展策略。目前，許多企事業(yè)單位對于財務檔案管理方面的工作還沒有做到位，很多方面還是比較忽視的，因此，財務檔案管理的整體效果和水平都有待進步。本文通過分析目前企事業(yè)單位對財務檔案管理存在的問題，闡述如何去規(guī)范財務檔案管理，提高財務管理水平。

關鍵詞：財務檔案；管理；財務管理；規(guī)范；問題

財務檔案管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的信息提供的作用。現(xiàn)代是屬于信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于企事業(yè)單位的發(fā)展。財務檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。

一、財務檔案管理存在的問題

在企事業(yè)單位中，很多管理階層都忽略了對財務檔案的管理，管理意識薄弱，無法正確的認識財務檔案管理的重要性。每個企事業(yè)單位的財務信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項工作任務很重的工作，但是，由于每個單位負責管理財務的人員有限，加上財務檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作，因此，工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱，對檔案對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要性認識不足，導致有些檔案可能被損壞或丟失。

其次，企事業(yè)單位的財務管理人員的個人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于財務檔案管理與會計共組相聯(lián)系，因此，多數(shù)企事業(yè)單位的財務檔案管理工作是由一些會計來負責的，會計缺乏專業(yè)知識，自身的業(yè)務水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導致對財務檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。

最后，財務檔案管理不規(guī)范，設施不完善。企事業(yè)單位對于財務檔案管理沒有形成一個專門的管理機構，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對財務檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對財務檔案管理沒有形成專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業(yè)單位的財務管理屬于整理的屬于會計管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個部門的，這樣就容易形成分散化、不規(guī)范化，在查找的時候較為麻煩。財務管理設施的不完善，財務管理的不規(guī)范化，以及無專門機構，造成財務檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果都大大降低。

二、規(guī)范財務檔案管理的方法簡析

（一）提高對財務檔案管理的認識

企事業(yè)單位想要很好的提高對財務檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對財務檔案管理的重視性，提高他們對檔案管理的認識，了解其對單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應該積極完善單位對財務檔案的網(wǎng)絡管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規(guī)范的管理網(wǎng)絡，管理層還應該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度，將財務管理工作納入單位重要工作環(huán)節(jié)，明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責，從而提高財務檔案管理的有效性。

（二）提高財務檔案管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)

企事業(yè)單位的財務檔案管理的工作人員一般都是非專業(yè)的管理人員，提高管理層對財務檔案管理的認識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。企事業(yè)單位在招聘一些檔案管理人員時，需要考慮其專業(yè)知識水平、自身素質(zhì)修養(yǎng)，檔案管理人員在不斷豐富自身專業(yè)素質(zhì)的同時，還得不斷提高自身修養(yǎng)，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財務檔案。單位還應該定期的對這些檔案管理工作人員進行多途徑的培訓，采取多形式的方式對管理人員進行專業(yè)知識上的提升，提高管理人員的實際工作水平和自身能力，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風和工作態(tài)度。

（三）設置專業(yè)機構，管理財務檔案

企事業(yè)單位設置專門的管理機構，讓專業(yè)管理人士對財務檔案進行管理。對專業(yè)的財務檔案機構制定有效的規(guī)章制度，使得檔案管理能夠更加規(guī)范化，將對財務檔案管理納入部門的工作考核中，實行目標制，通過將對財務檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結合，用這種方式來實行獎罰制，利用這種獎懲機制來提高管理人員的工作積極性，促進管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養(yǎng)，規(guī)范財務檔案管理機構的有效性發(fā)展。提高財務檔案管理的工作的積極性。

（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息

財務檔案信息對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性的影響，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業(yè)單位的財務管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的財務檔案信息是永久性可利用資源，是單位發(fā)展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴格的規(guī)章制度，規(guī)范化管理，不可讓別人隨意進出。保證財務檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。

（五）加強財務檔案信息化處理

現(xiàn)當代屬于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財務檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財務檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設，形成專業(yè)化建設，形成資源共享，網(wǎng)絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。

三、結語

隨著時代的發(fā)展，國家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟開始快速發(fā)展，經(jīng)濟的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來了更多的機遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財務檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財務檔案管理水平，有助于提高企事業(yè)單位及其他個本門的有效發(fā)展。盡快實行財務檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化，使用的便捷化，以及服務的更加現(xiàn)代化。

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